Aktuell produkt

Dokumenthantering - Admin

Genom att lägga dokument som bilagor till ärenden, ges de användare som har tillgång till ärendet, också tillgång till bilagorna.

Det finns två typer av dokument som du kan bifoga till ärenden:

Allmänna dokument - Allmänna dokument används för t.ex. policies, mallar och underlag som har relevans för ärendet.
Anställningsdokument - Här finns anställningsrelaterade dokument, d.v.s. sådana som är direkt kopplade till den anställde
Persondokument - Persondokument lagras och kopplas till en specifik person och blir därmed gemensamt för alla anställningar som individen har.

Menyn Dokumenthantering i rutinen Admin

Skapa och hantera dokumentkategorier gör du på fliken Kategorier under Dokumenthantering i rutinen Admin.

Skapa och hantera behörighetsnivåer för dokument gör du på fliken Rättigheter under Dokumenthantering i rutinen Admin.

Allmänna dokument

Allmänna dokument är sådana dokument som t.ex. Policys, mallar, underlag etc. som har relevans för ärendet

Allmänna dokument i ärenden

Genom att använda allmänna dokument som bilagor i ärenden så minskas risken för att dokument som är en del av en process glöms bort. Detta görs genom att dokument kopplas ihop med ärendetyper varefter dessa dokument alltid läggs med i fliken Dokument när ärenden skapas. Så när den enskilde användaren skapar eller öppnar ärendet finns dokumentet att öppna (ladda ner) direkt från ärendet.

Beroende på hur rättighetsstyrningen sätts upp så kan t.ex. rollen Chef endast har rätt att öppna allmänna dokument i ärendet Ny tillsvidareanställning, en användare kanske skall kunna ladda upp nya dokument till ärendet alternativt ta bort redan bifogade allmänna dokument.

Dokumenten kan också öppnas från widgeten (första sidan), via gemet i själva ärendet.

Grunddata för allmänna dokument

Dokumentfiler som ska användas i ärenden laddas upp i formuläret i fliken Allmänna dokument via rutinen Rapporter & Dokument.

För att få lägga upp ett dokument, öppna det (ladda ner) respektive ta bort ett dokument, så krävs en specifik behörighet. Behörigheten sätts upp per roll samt att du måste ange dokumenttyp och dokumentkategori i fliken Rättigheter i menyn Dokumenthantering.

Här är ett exempel på hur en användare ges läsrättigheter till allmänna dokument av typen Företagspolicy. Detta gör du i Dokumenthantering under fliken Rättigheter:

Dokumenttyp: Generellt dokument
Dokumentkategori: Företagspolicy
Roller: Attesterande chef i kommunal sektor, Attesterande chef i privat sektor, Ledare i kommunal sektor och Ledare i privat sektor
Under avsnittet Behörigheter på raden Öppna, klicka i Markera alla - så visas en grön markering för alla roller du har angett i fältet Rolleri steget innan
Om raderna Lägga till samt Ta bort klickas i för respektive/valfri roll, så kan användaren även ladda upp och radera dokument från ärenden samt från registret över Allmänna dokument i rutinen Rapporter & Dokument

Slutligen kopplas varje dokument till en eller flera ärendetyper. Detta gör du i Admin under menyn Ärendeadministration i fliken Bifoga dokument.
Det är denna koppling som gör att ett dokument bifogas ärendet när detta skapas.

Anställningsdokument

I fliken Anställningsdokument så visas de dokument som laddats upp per anställd i dokumentfliken i Anställning. Syftet med funktionen är att ge chefer och HR-administratörer en enkel dokumenthanteringsfunktion och att effektivt kunna hitta dokument kopplade till en anställd, en grupp av anställda eller vissa typer av dokument.

Anställningsdokument i Ärenden

Med anställningsrelaterade dokument avses sådana dokument som är knutna till den anställde, t.e.x. signerade anställningsbevis, signerade sekretessavtal och dylikt. Anställningsrelaterade dokument kan sparas ner på anställningen genom en funktion i ärendets dokumentflik. Dokument som inte lagras ner till anställningen finns kvar i ärendet.

Persondokument

Utöver anställningsdokument kan du även lägga upp dokument på personnivå. Detta innebär att dokumentet lagras mot personen och därmed blir gemensamt för alla anställningar som individen har. Persondokument är en egen dokumenttyp som du kan välja mellan när du skapar dokumentkategorier i Admin/Dokumenthantering.

Persondokument går alltså att välja som dokumenttyp vid skapande av dokumentkategorier, se mer under Steg för steg Lägg till dokumentkategori i rutinen Admin.
På sidan Anställningsdokument kommer persondokument potentiellt att visas flera gånger, en gång per anställning kopplad till den berörda personen. Detta är inget fel, utan en konsekvens av hur funktionen är utformad.

Dokument av typen Persondokument kopplas till en person via fliken Dokument i Anställning på samma sätt som dokument av typen Anställningsdokument.

För att bättre kunna hantera information kopplat till anställnings-/persondokument så finns fält för detta i HR-plus 8 dokumenthantering.
Fälten är:

From och Tom, två datumfält som t.ex. kan användas för att ange hur länge dokumentet är giltigt
Diarienummer, Myndighet och Län, tre fält som kan användas för att ange information som relaterar till officiellt utfärdade dokument

Fälten är automatiskt dolda men kan öppnas för visning och registrering via Skärmdesign och sektionerna Dokument samt Anställnings-och persondokument.

Rutinen Rapporter & Dokument

Under fliken Dokument så visas dokument enligt behörighet och behörighetsstyrning till anställd. En översikt visas för att effektivt kunna hitta dokument kopplade till en anställd, en grupp av anställda eller vissa typer av dokument.

Ladda upp dokument på en anställd

I fliken Dokument via knappen Ladda upp dokument i rutinen Anställning har du möjlighet att ladda upp olika typer av dokument på en anställning och samla dem och ett och samma ställe. De dokument som finns tillgängliga visas enligt behörighet och behörighetsstyrning på anställd.