ADDO Signera dokument digitalt - Integration mot externa tjänster

Digital signatur med Visma Addo

Med funktionen Visma Addo så kan alla parter signera ett anställnings- och/eller ärendedokument inom ett par minuter direkt från en smartphone, surfplatta eller dator. Signeringen sker bl.a. med BankID.  

När dokumentet skickas via Addo, så får mottagarna en länk via e-post eller SMS och genom att klicka på länken så är det möjligt att elektroniskt underteckna dokumentet med hjälp av sitt BankID.

Eftersom Visma Addo är en tilläggstjänst, så beskrivs funktionen endast kortfattat här.

Övergripande arbetsprocess

  • Skicka anställningsavtal och/eller ärendedokument direkt till mottagaren
  • Avtal och dokument signeras på en smartphone, läsplatta eller dator
  • Få tillbaka det signerade avtalet och/eller dokumentet som är redo att arkiveras i HR-plus 8

Vad går att göra i Addo

  • Det behövs ingen inloggning till Addo för att fullfölja signering och attestering hos dem.
  • Du kan se status per transaktion (utskick) och följa notifieringar

  • Du kan ändra notifieringsmallar om så önskas samt tidsintervaller för dessa.

  • Du kan skicka om ett utskick till en person i Addo om det skulle behövas och då kan e-post bytas samtidigt om så önskas.
    (Det går även att skicka om ett utskick från HR-plus 8, men då skickas all signering om.)

Uppsättning

Denna funktionalitet behöver sättas upp av konsult från Visma Enterprise. 

Konfigurering ska utföras gällande rättigheter för både arbetsgivare, roll och dokument. Även skärmdesign för dokumenthantering får kompletterande funktionalitet. En aktivering behöver även utföras under Konfigurering av Externa integrationer för att få tillgång till tjänsten Signera med Addo.

För SMS finns en 2-stegsverifiering, vilket kräver att telefonnummer måste användas.

BankID kräver att användarna har ett giltligt personnummer.

Notera att lösningen kräver en publik webb. 

Ladda upp dokument för signering via Ärende

Du kan välja att bifoga dokument i ärenden och ärendetyper. Använd knappen Lägg till dokument.

Beroende på vald dokumentkategori så styr det vilka dokument som kan signeras eller ej. Dokument som är avsedda för signering finns endast i formatet PDF.

Dialogen tar hänsyn till befintliga inställningar under Arbetsgivarinställningar, t.ex. attestmetod och signeringsmetod. Om vald dokumentkategori tillåter signering så kan signering kunna äga rum och vanlig uppladdning är inte tillåtet. Se mer under avnisttet Admin/Dokumentbehörigheter.

När du skall välja fil (choose files) i dialogrutan Ladda upp dokument, så kan du markera flera dokument som ska kunna skickas vidare för signering.

Vi hänvisar till din AM för mer detaljerade beskrivningar och uppsättning av Addo-tjänsten.

Användning

Du måste välja vilka som ska signera dokumentet och det finns två (2) alternativ för detta. Signeringen går först till arbetstagaren och sedan till chef, d.v.s. signeringen sker i en sekvens. 

Val av e-post

Vanligt förekommande är att närmaste chef och arbetstagare väljs för signering, varpå dessa kommer som förslag när du sätter upp funktionen. Signeringen skickas till e-postadressen och det är e-post arbete som visas först.

Om den anställde har två aktiva rapporteringsställen, så kommer samtliga aktuella chefer att visas, inklusive framtida - men inte där datumet för rapporteringsstället har passerat.

Det är möjligt att skicka signeringen till samtliga roller som har funktionen aktiverad och som är behöriga till rapporteringsstället, exempelvis HR eller VD. 

Identifieringsmetod

En identifieringsmetod för hur tillgången till dokumentet ska ske behövs. Här går det att välja mellan tre val. Om valet Ingen inloggning används, så behövs ingen identifiering för att se dokumentet. I annat fall finns bl.a. valet Svenskt BankID som kräver behörighet för BankID eller SMS-kod. 

Signeringsmetod

En signeringsmetod för hur signeringen/attesteringen kan genomföras. HR-plus 8 stödjer tre olika signeringsmetoder - BankID, knapp eller pekskärm.

Pågående signering

Det går inte att avbryta en signering från HR-plus 8, utan om du inte vill fullfölja en pågående signering så behöver hela raden tas bort under fliken Dokument. Fakturering sker enbart för fullständiga signeringar. 

Notera att användaren inte ska stänga sitt webbläsarfönster för snabbt efter signering , då anropet för begäran om godkännande av signaturen samt loggning behöver genomföras till fullo i systemet. Användaren kan gå till fliken Dokument, klicka på Sök och se till att status till höger är Skapat för att säkerställa att signeringen gått igenom. Knappen Skicka är begränsad att bara fungera en gång, så anropet inte kan skickas flera gånger.

Det kommer upp en varning om du försöker slutföra ett ärende (när det finns dokument med pågående signeringar hos Addo) men som inte är fullständigt signerade. Varningen är inte stoppande för att slutföra ärendet.

Var finns integrationen i HR-plus 8

Du hittar Addo i rutinen Anställning samt Ärenden när integrationen är på plats.

Tilläggstjänst

Visma Addo är en tilläggstjänst, kontakta din AM eller Visma för mer information.