Aktuell produkt

ADDO Signera dokument digitalt - Integration mot externa tjänster

Digital signatur med Addo Sign

Med funktionen Addo Sign kan alla parter signera ett anställnings- och/eller ärendedokument inom ett par minuter direkt från en smartphone, surfplatta eller dator.

När dokumentet skickas via Addo, så får mottagarna en länk via e-post och genom att klicka på länken så är det möjligt att elektroniskt underteckna dokumentet med exempelvis BankID.

Eftersom Addo Sign är en tilläggstjänst, så beskrivs funktionen endast kortfattat här. Kontakta din EM för mer information.

Övergripande arbetsprocess

Skicka anställningsavtal och/eller ärendedokument direkt till mottagaren från HR+ ärende.

Avtal och dokument signeras av två parter.

Få tillbaka det signerade avtalet och/eller dokumentet som är redo att arkiveras i HR+.

Vad går att göra i Addo

Du kan se status per transaktion (utskick).

Du kan skicka om ett utskick till en person i Addo om det skulle behövas och då kan e-post bytas samtidigt om så önskas. (Det går även att skicka om ett utskick från HR+, men då skickas all signering om).

Du kan ändra i uppsättningen (kallas mall) för utskick. Du kan bland annat ändra tidsintervaller för deadline och påminnelser och texten i e-post. Samma text går till båda signerarna.

Det behövs ingen inloggning till Addo för att fullfölja signering och attestering av dokumenten.

Uppsättning

Denna funktionalitet behöver sättas upp av konsult från Visma Enterprise initialt. Därefter kan vissa inställningar administreras på egen hand.

Konfigurering ska utföras gällande rättigheter för både arbetsgivare, roll och dokument.

I Arbetsgivarinställningar styrs vilka arbetsgivare som använder Addo, vilken signeringsmall hos Addo som används, samt vilka identifieringsmetoder och signeringsmetoder som ska vara tillgängliga.

Tillgängliga Identifieringsmetoder är: Ingen inloggning krävs, SMS-kod, BankID.

Tillgängliga Signeringsmetoder är: Pekskärm, BankID, OK-knappen.

På rollen styrs “Kan attestera digital signering” och “Kan se signeringsärenden” (båda under rubriken Anställning).

Dokumentkategorier, dokumenttyp, behörighet att signera och behörighet till rapporten krävs under Dokumenthantering och Rapportadministration.

Skapa och skicka dokument för signering

Skicka ett dokument för signering.

För att skicka ett dokument via Addo behöver du ha ett ärende, exempelvis Nyanställning, där behörigheter för dokumenthantering med signering är uppsatta.

1. Öppna ärendet och fyll i de uppgifter som krävs. Om det saknas uppgifter i ärendet som ska vara ifyllda i dokumentet visas ett felmeddelande i dialogen.

2. Öppna dialogen för att skapa eller skicka dokument. Du når den via knappen Anställningsavtal eller via knappen Lägg till dokument på fliken Dokument.

3. Välj ett anställningsavtal. Om Addo-signering är aktiverat för rapporten visas signeringsinformation för arbetstagaren och attestanten automatiskt.

4. Fyll i signeringsinformation för arbetstagaren och attestanten:

E-post – välj vilken e-postadress som ska användas. E-post arbete är förvalt för arbetstagaren.

Identifieringsmetod – styr hur mottagaren visar dokumentet. SMS-kod kan väljas för arbetstagaren, vilket kräver att telefonnummer anges.

Signeringsmetod – styr hur mottagaren signerar dokumentet.
Som attestant kan väljas alla användare som har en roll med funktionen “Kan attestera digital signering” och behörighet till arbetstagarens rapporteringsställe. Närmaste chef är förvalt.

5. Förhandsgranska dokumentet om du vill kontrollera innehållet.

6. Klicka på Skicka för signering.

Vad händer när du skickar?

När du skickar skapas dokumentet i ärendet och en signering registreras i Addo via integrationen. Statusen sätts till Registrerat.

Addo skickar sedan ut en signeringsinbjudan till attestanten. När attestanten har signerat skickas dokumentet vidare till arbetstagaren. Statusen sätts till Delvis signerad.

När signeringen är slutförd skickar Addo ett kvittensmail till arbetstagaren med en länk för att ladda ned dokumentet. Vill attestanten också ha ett kvittensmail kan man sätta upp det via Påminnelser i HR+ mot status Slutfört.

När dokumentet har nått status Slutfört uppdateras dokumentet i HR+ med signeringen, förutsatt att ärendet fortfarande är öppet. Du kan alltså inte slutföra ärendet förrän signeringen är slutförd om du vill ha dokumentet uppdaterat med signeringarna. En varning visas om du försöker slutföra ett ärende när det finns dokument med pågående signeringar. Varningen är inte stoppande för att slutföra ärendet.

Följa och hantera pågående signering

Du kan följa signeringens status direkt i HR+ i varje ärende under fliken Dokument eller via sidan Signeringsdokument. Sidan Signeringsdokument visar dina öppna tilldelade ärenden samt de ärenden du själv har skapat. Behörighet att se sidan ges på Roll och heter “Kan se signeringsärenden”.

Om en av parterna nekar signeringen kan de lämna en kommentar i Addo. Kommentaren visas i HR+ i fältet Avslagskommentar.

Signeringsstatus

Tabellen nedan visar hur statusar i Addo motsvarar statusar i HR+.

Aktivitet	Status i Addo	Status i HR+
Något gick fel (sändningen till Addo misslyckades).		Misslyckats
Dokumentet har skickats från HR+ till Addo	Väntar	Registerat
Mail har gått ut till attestant (Enligt Addos dokumentation är det här signeringen skapats)	Väntar	Skapat
(Enligt Addos dokumentation är det här mailet går ut)		Startat
Attestant har signerat, mail har gått ut till arbetstagaren	Startat	Delvis signerat
Arbetstagaren har signerat	Slutfört	Slutfört
Deadline för signering har passerat	Förfallet	Förfallet
Attestant eller arbetstagare har nekat signeringen	Nekad	Nekad
Signeringen har avbrutits i Addo	Avbrutet	Avbrutet
Dokumentet har raderats från HR+	Avbrutet	-

Påminnelser mot signeringsstatus

Påminnelsen Addo signeringsstatus ändrad kan sättas upp för alla signeringsstatusar.

Du kan välja att skicka den till:

Attestanten (signerare i Addo)

Berörd användare (tilldelad ärendet i HR+)

Arbetstagaren (som ärendet gäller)

Ansvarig chef (arbetstagarens chef)

Valfri roll (alla med rollen som har behörighet till arbetstagaren)

E-postmottagare (ange epost)

I påminnelsen kan du inkludera ärendeid, signeringsstatus, arbetstagarnummer, anställningsnummer och namn på arbetstagaren.