Skuldhantering/Justering/Återbetalning lön - Löneadministration

Skuldhantering

Principer

Grundprincipen är att reglera mot utbetald bruttolön. I de fall detta inte går skall bruttoskulden ligga kvar till dess att den går att reglera mot utbetald bruttolön.

Det är först när den anställde betalar in ett bruttobelopp som korrigering av arbetsgivardeklarationen görs.

Hantering av förmåner och kostnadsersättningar avviker dock från denna princip då redovisning alltid skall ske på rätt månad.

Innan sista dagen i månaden efter periodbyte

Utbetalning

Gäller för:
Om en anställd inte fått lön eller om en kompletterande utbetalning behöver göras.

Hantering:

  • Registrering av kompletterande utbetalning
  • Justeringskörning

Återbetalning

Gäller för:

Om för mycket lön har utbetalats antingen genom missat frånvaroavdrag eller felaktig ersättning.

Hantering:

  • Justeringskörning.
  • Korrigeringen registreras, transaktionen markeras med ”Ej skatt”
  • Återbetalning netto registreras – Löneart 903
  • Just. skatt fg. period registreras – Löneart 904 (Skatteprocenten beräknas manuellt för enklare hantering.)

Arbetsgivardeklaration:

Arbetsgivardeklaration körs efter justeringskörningen. Rekommendationen är att köra arbetsgivardeklarationen så sent som möjligt för att få med sig eventuella justeringskörningar.

  • Löneart 903 – Skall inte med i arbetsgivardeklarationen
  • Löneart 904 – Skall ingå i redovisning skatt i arbetsgivardeklarationen

Efter sista dagen i månaden eller på gammal period

Utbetalning

Gäller för:

Utbetalning av ersättning som avser gammal period till en anställd som t.ex. inte fått lön eller där någon ersättning missats.

Hantering:

  • Utbetalas på innevarande lön, ingen specialhantering.

Arbetsgivardeklaration:

Ingen specialhantering

Återbetalning / delåterbetalning

Gäller för:

Felaktigt utbetald lön för gammal period skall i första hand kvittas mot bruttolön innevarande period. Enbart i de fall då bruttoskuld uppstår kan det handla om återbetalning.

Oavsett om det handlar om att hela skulden återbetalas eller om den anställde delbetalar sker hanteringen på samma sätt.

Hantering:

  • Korrigeringen registreras
  • En bruttoskuld uppstår
  • Återbetalning brutto registreras – Löneart 803
    Vid delbetalning kommer bruttoskulden att minska och först försvinna när hela skulden är återbetald.

Arbetsgivardeklaration:

Om den anställde återbetalar bruttobelopp behöver arbetsgivardeklarationen korrigeras för den månad som justeringen avser.

Löneart 803 – Skall ingå i redovisning bruttolön i arbetsgivardeklarationen.

Förmåner

Backning av förmån innan sista dagen i månaden efter periodbyte

Gäller för:

Om en förmån inte skulle varit med och skall backas.

Hantering:

  • Backning av felaktig förmån
  • Justeringskörning

Arbetsgivardeklaration:

Ingen specialhantering

Övriga fall

Gäller för:

Oavsett om det handlar om en missad förmån som avser föregående period och det upptäcks innan den sista dagen i månaden eller om det handlar om korrigering av en historisk förmån.

Hantering:

  • Korrigering av förmån registreras
  • Korrigeringen registreras, transaktionen markeras med ”Ej skatt”
  • Justeringslöneart registreras t.ex. k13

Arbetsgivardeklaration:

I arbetsgivardeklarationen innevarande månad skall bilförmån vara 0 kr. En korrigering av den månad som justeringen avser måste göras.

Löneart k13 – Skall ingå i redovisningen för bilförmån i arbetsgivardeklarationen.

Övriga korrigeringslönearter:

Varje ruta i arbetsgivardeklarationen behöver en egen korrigeringslöneart. Respektive löneart skall inkluderas i redovisningen.

Kostnadsersättningar

Kompletterande kostnadsersättning innan sista dagen i månaden efter periodbyte

Gäller för:

Om en kostnadsersättning missats.

Hantering:

  • Komplettering registreras
  • Justeringskörning

Arbetsgivardeklaration:

Arbetsgivardeklaration körs efter justeringskörningen. Rekommendationen är att köra arbetsgivardeklarationen så sent som möjligt för att få med sig eventuella justeringskörningar.

Övriga fall

Gäller för:

Övriga korrigeringar av kostnadsersättningar

Hantering

  • Korrigering registreras
  • Justeringslöneart registreras t.ex. k50

Arbetsgivardeklaration:

I arbetsgivardeklarationen innevarande månad skall kostnadsersättningen vara 0 kr. En korrigering av den månad som justeringen avser måste göras.

Löneart k51 – Skall ingå i redovisningen för traktamente i arbetsgivardeklarationen.

Övriga korrigeringslönearter:

Varje ruta i arbetsgivardeklarationen behöver en egen korrigeringslöneart. Respektive löneart skall inkluderas i redovisningen.

Delbetalning

Delbetalning mot utbetald bruttolön

Här är det viktigt att bevaka så att det inte ligger en kvarstående skuld vid avslut.

Gäller för:

En korrigering som inte i sin helhet skall kvittas mot utbetald lön utan där den anställde enligt avbetalningsmodell skall kvitta delar av sin lön.

Hantering

  • Korrigering registreras
  • Upplägg delbetalning registreras med det belopp som skall flyttas till delbetalning – löneart 804.
  • Delbetalning bruttoskuld registreras under ”Nettoavdrag” med takbelopp som motsvarar beloppet på löneart 804.

Arbetsgivardeklaration:

Eftersom kvittning sker mot utbetald bruttolön behövs ingen korrigering av arbetsgivardeklarationen. 

Avskrivning

Bruttoskuld som avskrivs

Gäller för:

En bruttoskuld som av någon anledning skall avskrivas.

Hantering

  • Avskrivning registreras – Löneart 806

Arbetsgivardeklaration:

Korrigering av arbetsgivardeklarationen behöver inte göras.

Löneart 806 - Skall ingå i redovisningen för kontant bruttolön i arbetsgivardeklarationen.

Lönearter

Löneart Benämning Typkod Ackning
903 Återbetalning netto 34  
803 Återbetalning brutto 26 001b
904 Just. skatt fg. period 34 010b
804 Upplägg delbetalning 26 001b, 011b
805 Delbetalning bruttoskuld 25 001b, k11b, b02b, b04b
806 Avskrivning bruttoskuld 26  
K12 Just ruta 012 AGD 95  
K13 Just ruta 013 AGD 95  
K18 Just ruta 018 AGD 95  
K41 Just ruta 041 AGD 95  
K43 Just ruta 043 AG 95  
K20 Just ruta 020 AGD 34  
K50 Just ruta 050 AGD 34  
K51 Just ruta 051 AGD 34  

Relaterad hjälp