Beskrivning av gemensam funktionalitet för rapporter - Rapporter - Rapporter & Dokument

I detta avsnitt beskriver vi de gemensamma funktioner som gäller för flera våra standardrapporter .

Innehåll

• 1 Omfattning
• 2 Förutsättningar
• 3 Aggregeringsnivåer
• 4 Behörigheter
  4.1 Arbetsgivarnivå
  4.2 Förvaltning (Specifik för offentlig verksamhet)
  4.3 Kostnadsställe
  4.4 Anställningslista
• 5 Urval i rapporterna
• 6 Begreppsdefinitioner
  6.1 Månadsavlönad
  6.2 Timavlönad
  6.3 Tillsvidareanställd
  6.4 Visstidsanställning
  6.5 Antal anställda
  6.6 Antal anställningar
  6.7 Arbetad tid
  6.8 Timmar enligt avtal
  6.9 Mertid
  6.10 Övertid

1 Omfattning

Denna dokumentation avser funktionalitet som är gemensam för flera standardrapporter i HR-plus 8, dock inte alla. Primärt omfattad de rapporter över olika personalnyckeltal som:

• Antal anställningar
• Arbetstid och frånvaro
• Arbetad tid och årsarbeten
• Frisknärvaro
• Lönestatistik
• Personalstruktur
• Personalomsättning
• Sjukfrånvaro och sjuklön

2 Förutsättningar

Rapporterna hämtar sin information från rutinen Personalstatistik (p_astat) där datat lagras periodiserat per månad. Detta innebär att personalstatistiken måste laddas varje månad med resultat från lönekörning. Den vanligaste orsaken till upplevda fel i rapporterna är att personalstatistiken inte är uppsatt enligt det standardregelverk som rapporterna har baserats på. 

För information om vilken information rapporterna använder för beräkningarna se dokumentation för respektive nyckeltal.

3 Aggregeringsnivåer

Rapporten finns i tre olika versioner som grupperar och summerar informationen på olika organisatoriska nivåer. Samtliga rapporter sammanställer sedan uppgifterna totalt motsvarande urvalet.
Till varje rapportgrupp finns även en personallista som visar motsvarande värden per individnivå.

• Nivå Arbetsgivare
  Aggregerar statistikuppgifter per arbetsgivare samt totalt för urvalet om flera arbetsgivare
  har valts.
• Nivå Förvaltning
  Aggregerar statistikuppgifter per förvaltning samt totalt för urvalet om flera förvaltningar
  har valts.
• Nivå Kostnadsställe.
  Aggregerar statistikuppgifter per kostnadsställe (Koddel 1) samt totalt för urvalet om flera
  koddelar har valts.
• Nivå Anställd.
  Visar per anställd värdena motsvarande de aggregerade rapporterna.

4 Behörigheter

Rapporterna utgår ifrån användarens nu gällande behörighetsdefinitioner anpassad till hur rapporten är uppbyggd samt varifrån data i nyckeltalen hämtas. Utgångspunkten i behörighetsmodellen är vilka anställningar användaren har rätt till genom rapporteringsställen i organisationsträdet per idag.

Behörigheterna baseras på de rapporteringsställen och därmed anställningar som användaren har rätt till den dag rapporten körs. Användarens avslutade eller ännu ej påbörjade behörigheter är inte tillämpliga i statistikrapporterna. Inte heller används datumstyrningen på behörigheterna, förutom att behörigheten måste vara giltig dagen då rapporten körs. Därmed får en chef som idag har en viss behörighet även se föregående års siffror även om denne inte hade behörighet till enheten under hela den tidsperiod som rapporten avser.

Behörigheterna hämtas på en nivå som motsvarar rapporten aggregeringsnivå, d.v.s. för rapporten på Arbetsgivarnivå så begränsas urvalet av vilka arbetsgivare man genom organisationsträdet tillhör. För kostnadsställenivå så begränsas urvalet till de kostnadsställen användarens anställningar tillhör. 

De olika behörighetsmodellerna gör att det inte går att jämföra värdena i rapporterna utan att göra flera identiska urval. Som för all typ av datamängd så kommer det grunddata som rapporterna räknar på att innehålla avvikelser och felaktigheter vilket kan ge små variationer i resultatet. Om du däremot aktivt gör samma urval i rapporterna för arbetsgivare, förvaltning och kostnadsställe så ska rapporterna ge samma värde.

För statistik är det svårt att göra en behörighetsmodell som är begränsande baserat på användarens behörighet samtidigt som den ska visa konsekvent och relevant information. En användare som byter ansvar från t.ex. ett kostnadsställe till ett annat är inte längre behörig till det gamla kostnadsstället och kan då inte heller välja det i rapporten på kostnadsställenivå.
Detta gör dock att historisk uppföljning kan bli begränsad vid t.ex. omorganisationer då kostnadsställen/förvaltningar slås ihop eller byts ut. Då kan möjligheten försvinna att jämföra med föregående perioder eftersom användaren inte längre har behörighet till de gamla kostnadsställena/förvaltningarna.

• 4.1 Arbetsgivarnivå
  Rapporter på arbetsgivarnivå, d.v.s. hela arbetsgivaren kommer att visa de arbetsgivare, d.v.s. företag/enheter som är kopplade till de rapporteringsställen som användaren har rätt till. För denna behörighet används inte anställningarna i sig, utan urvalet baseras på rapporteringsstället företagstillhörighet.
  Om en användare har rätt till minst ett rapporteringsställe för en arbetsgivare så kommer rapporten att summera informationen baserat på hela arbetsgivaren om inga ytterligare urval görs. Denna behörighetsnivå passar roller med stor behörighet som vill analysera hela arbetsgivarens population eller i organisationer där alla uppgifter är offentliga.
• 4.2 Förvaltning (Specifik för offentlig verksamhet)
  Rapporter på förvaltningsnivå kommer att begränsa urvalet till de förvaltningar som användaren är behörig till. Behörighetsfunktionen hämtar ut alla anställningar som användaren är behörig till genom sin roll i organisationsträdet. Bland dessa anställningar så hämtas alla förvaltningar som gäller per idag och det är dessa förvaltningar som användaren får behörighet till.
  Om en användare har, genom sin behörighet i organisationsträdet, rätt till minst en anställning inom en förvaltning så kommer rapporten att summera informationen baserat på hela förvaltningen om inga ytterligare urval görs.
• 4.3 Kostnadsställe
  Rapporter på kostnadsställenivå kommer att begränsa urvalet till de kostnadsställen (Koddel1) som användaren är behörig till. Behörighetsfunktionen hämtar ut alla anställningar som användaren är behörig till genom sin roll i organisationsträdet. Bland dessa anställningar så hämtas alla per idag gällande lönepåverkade uppgifter. Bland de gällande lönepåverkande uppgifterna så hämtas alla, per idag, gällande avdelningar och därigenom alla, per idag, gällande kostnadsställen. Det är dessa kostnadsställen som användaren får behörighet till. Om en användare har, genom sin behörighet i organisationsträdet, rätt till minst en anställning som är kopplad till ett kostnadsställe så kommer rapporten att summera informationen baserat på alla anställningar som är kopplade till detta kostnadsställe om inga ytterligare urval görs.
• 4.4 Anställningslista
  För rapporter som visar enskilda individer med synliga personuppgifter så används alltid behörigheten till anställningar genom organisationsträdet. Här tas även hänsyn till om personen har inställningen Skyddad person. Personerna som visas i rapporten ska motsvara de personer som visas under menyn Anställning i HR-plus 8.
  Denna mer restriktiva behörighetsmodell gör att siffrorna i de aggregerade rapporterna sällan till 100% stämmer med de värden du får om du summerar alla individer. Vid större behörigheter är det vanligt att någon person faller bort i personallistorna men som däremot tas med i den aggregerade statistiken.

5 Urval i rapporterna

Underlaget för rapporternas beräkningar kan begränsas med hjälp av urval. Följande urvalsvillkor används som utgångspunkt för samtliga rapporter, med vissa undantag. Undantag kan t.ex. vara att i rapporter som endast avser månadsavlönade, så kan du inte välja timavlönade. Dessa urvalsbegrepp finns i rapporterna. Benämningen av parametrarna kan skilja beroende på inställningar gjorda i systemet. 

De flesta parametrarna är flervalslistor där du kan välja en eller flera värden. Utöver systemets värden för parametern finns oftast valen (Alla) och (Saknas). Valet (Alla) innebär att urvalet helt bortses från. Valet (Alla) ger en mycket stor prestandavinst jämfört med att välja alla enskilda val.

• Period fr.o.m.
  Från vilken rapporteringsperiod (månad) rapporten ska börja räkna.
• Period t.o.m.
  Till och med vilken rapporteringsperiod (månad) som rapporten ska räkna. Denna begränsas till att vara maximalt 12 månader (helår) efter period fr.o.m.
• Arbetsgivare
  Tillgängliga Arbetsgivare i systemet förutom 00-nivå. Denna kan vara begränsad beroende på dina behörigheter i systemet.
• Löneform
  I de fall rapporten inte enbart beaktar t.ex. månadsavlönade kan du göra urval på månadsavlönade eller timavlönade.
• Avtal/Kategori.
  Tillgängliga Avtal/Kategori i systemet förutom 00-nivå.
• Anställningsform.
  Tillgängliga anställningsformer i systemet förutom de med typen Anställningsform 7 eller Anställningsform 9 (Ej anställd).
• AID-etikett.
  Tillgängliga AID-etiketter i systemet (Specifikt urval offentlig verksamhet). (Generell AID-information/Etikett - std_kom/kom106).
• Chefsnivå
  Tillgängliga AID-Chefsnivåer i systemet (Specifikt urval offentlig verksamhet). (Generell AID-information/Chefskod - std_kom/kom120).
• Kön
  Urval på Man eller Kvinna.
• Ålderskategori
  De ålderskategorier som är uppsatt för personalstatistiken i fältet ålderskategori 5-årsintervall (Kolumnen H_ALD2 i tabellen H_ALDER)
• Förvaltning
  Tillgängliga Förvaltningar i systemet. Denna kan vara begränsad beroende på dina behörigheter i systemet (Specifikt urval offentlig verksamhet). (Generell AID-information/Förvaltning - std_kom/kom112).
• Befattning
  Tillgängliga Befattningskoder i systemet.
• Koddel 1
  Tillgängliga Koddel 1 i systemet. Denna kan vara begränsad beroende på dina behörigheter i systemet.
• Koddel 2-9
  Tillgängliga Koddel 2-9 för avdelningarna i systemet.
• Organisatoriskt begrepp 1-9
  Tillgängliga Organisatoriska begrepp 1-9 för avdelningarna i systemet.

6 Begreppsdefinitioner

De flesta rapporterna använder begrepp och jämförelsetal som är definierade på samma sätt. 

Nedan följer beskrivning av dessa gemensamma begrepp.

• 6.1 Föregående period
  Föregående period avser motsvarande månad(er) i urvalet föregående år. Om urvalet i rapporten t.ex. är Fr.o.m 2019-01-01 - T.o.m 2019-03-31 så avser föregående period Fr.o.m. 2018-01-01 – T.o.m. 2018-03-31.
• 6.2 Procentuell förändring
  Den procentuella förändringen från föregående år beräknas genom (Värde innevarande år – Värde Föregående år) / (Värde föregående) uttryckt i %. Om exempelvis värdet innevarande år är 100 och värdet föregående år är 50 så blir förändringen i % (100-50)/50 = 1 = 100%). Om värde saknas för föregående år så blir ekvationen ogiltig eftersom förändringen är oändlig. Istället för att visa ett fel i dessa situationer så kommer rapporten då att visa värde 0.
• 6.3 Månadsavlönad
  Månadsavlönad definieras som alla aktiva anställningar med löneform månadslön (1.SNlöneform)
• 6.4 Timavlönad
  Timavlönad definieras som alla aktiva anställningar med löneform månadslön (3. SNlöneform)
• 6.5 Tillsvidareanställd
  Tillsvidareanställd definieras som anställningar med en anställningsform tillhörande anställningsformen Tillsvidareanställning (1) eller Provanställning (2).
• 6.6 Visstidsanställning
  Visstidsanställning definieras som anställningar med anställningsform skilt från Tillsvidareanställning (1), Provanställning (2), Ej anställd (9) samt anställningsform 7. Vanligtvis blir detta i praktiken anställningsformerna Allmän visstidsanställning (5), Vikariat (3), Säsong (4) och Pensionär (6).
• 6.7 Antal anställda
  Antal anställda beräknas baserat på unika personer inom urvalet. Om en person har flera anställningar inom urvalet kommer den endast räknas som en anställd. Dock kan personen förekomma flera gånger i olika grupperingar i rapporten om den har en anställning inom varje brytbegrepp som t.ex. anställningsform. Ett exempel kan vara att en person samtidigt har en Tillsvidareanställning och en Visstidsanställning. I de rapporter som redovisar dessa grupper på separata rader i rapporten kommer personen att finnas som 1st i varje grupp. På total nivå kommer dock personen bara räknas en gång. Detta gör att framförallt vid stora populationer blir summan av raderna för antalet visstidsanställa och antalet tillsvidareanställda inte  nödvändigtvis samma som värdet på raden för totalt antal anställda.
• 6.8 Antal anställningar
• Antal anställda beräknas baserat på totalt antal anställningar inom urvalet. Antal anställningar används oftast som divisor i rapporterna eftersom informationen som du vill få är en procentsats av anställda baserad på enskilda anställningar.
• 6.9 Arbetad tid
  Arbetad tid definieras som personalstatistikens fält Parametrerad Närvarotid. Fältet beräknas enligt körbeställningen för personalstatistiken och värdet för månadsavlönade hamnar i statistikfältet p_psa26. Enligt standarduppsättningen i HR-plus 8 så ingår mertid och övertid i arbetad tid. För timavlönade beräknas det av statistikfälten (a.p_psat10+a.p_psat12+a.p_psat14). Fältet är definierat som Budgeterad tid +/- de typkoder och/eller lönearter som enligt körbeställningen skall lägga till respektive dra ifrån tid.
• 6.10 Timmar enligt avtal
  Timmar enligt avtal definieras som personalstatistikens fält Budgeterad tid. Fältet beräknas enligt körbeställningen för personalstatistiken och värdet för månadsavlönade hamnar i statistikfältet p_psa25. För timavlönade beräknas det av statistikfälten a.p_psat10+absolutbelopp av a.p_psat06 + absolutbelopp av a.p_psat17.
• 6.11 Mertid
  Mertid definieras som innehållet i personalstatistikens fält för mertid (p_psat14), timmar.
• 6.12 Övertid
  Övertid definieras som innehållet i personalstatistikens fält för övertid (p_psat12), timmar.
• 6.13 Årsarbetare
  En årsarbetare definieras som Arbetad tid dividerat med en fast divisor. Divisorn är valbar då det finns olika tolkningar beroende på om statistik tas ut på helår eller månad. Om statistik tas ut per månad ska divisorn för månad vilken är 165 användas.
  Om ett urval på t.ex. 4 månader används kommer antalet årsarbetare beräknas genom att ta den arbetade tiden för dessa fyra månader dividerat med 4*165.
  Om statistik tas ut på helår kan även divisor med värde på 1700 användas som är definitionen för vissa nyckeltal.