Arbetsgivardeklaration - Arbetsgivardeklaration

Arbetsgivardeklaration innebär att arbetsgivaren ska redovisa alla utbetalningar och skatteavdrag både till Skatteverket och till respektive anställd.

Redovisningen ska ske varje månad senast den 12:e. Redovisningen ersätter den årliga kontrolluppgiften.

För uppgifter som inte lämnas på individnivå ska fortfarande kontrolluppgift lämnas. Det gäller t e x de som ska redovisas på KU25, vilket är det program som HR-plus stödjer. Övriga kontrolluppgifter har HR-plus inget stöd för.

Notera att alla datum samt belopp och procent som ev. nämns i texten gäller för år 2024.

Allmän beskrivning

Till Skatteverket ska det lämnas in en xml-fil enligt den tekniska beskrivningen som finns på Skatteverkets sida.

I HR-plus körs funktionen Arbetsgivardeklaration via Windowsklienten t.ex. i rutinen Periodkörningar. Ett underlag skapas per arbetstagare och månad och sparas i en resultattabell där du kan se vad som har redovisats.

Redovisning till Skatteverket sker på:

  • IU = Individuppgift = Uppgifter på individnivå, d.v.s. per arbetstagare i HR-plus.
  • HU = Huvuduppgift = Uppgifter och totalsummor avseende hela företaget (uppgiftslämnaren).
  • FK = Fältkod = Skatteverkets fältkoder för redovisade uppgifter, t e x FK011= Kontant Ersättning som är underlag för arbetsgivaravgifter.

Så här arbetar du i programmet

Du kan starta programmet på övergripande systemnivå eller med urval på företag/enhet.

Oavsett urval på vilka som ska ingå i körningen så görs summeringar och grupperingar per organisationsnummer . Om du behöver ta ut listor grupperade på andra begrepp för att verifiera resultatet, gör du det via fönster i rutin Arbetsgivardeklaration individ. Här går det bra att göra urval på t.ex. ett visst företag eller enhet.

Tänk på att du måste köra ”steg 1” och ”steg 2” på samma urval för att filen ska bli korrekt.

Körningar

  • Steg 1 Sammanställ arbetsgivardeklaration - Körningen skapar/sammanställer och beräknar uppgifter till alla FK-fält i IU och HU.

    Endast individer som har transaktioner i angiven redovisningsperiod behandlas i körningen.
  • Steg 2 Slutför arbetsgivardeklaration - Körningen skapar xml-fil till Skatteverket och BG-fil för inbetalning om du angivit att du vill ha en BG-fil.

Läs mer om steg 2 och 1 i avsnittet Uppsättning av arbetsgivardeklaration, se länk sist på sidan.

Status för HU/IU

För att lätt kunna se i vilket läge HU och IU är finns olika statuskoder. Dessa koder visas i översiktsfönster AGD huvuduppgifter (HU) och AGD individuppgifter (IU). Läs mer om dessa fönster via länkarna längst ner på denna sida.

Statuskoder i HU:

  • Beräknad
  • Slutförd

Statuskoder i IU:

  • Bearbeta
  • Beräknad
  • Slutförd
  • Borttag kommer ske
  • Borttagen fr tidigare körning

Vid körning av steg 1 sätts statusen till Beräknad.

Vid körning av steg 2 sätts statusen till Slutförd. Om du manuellt hade satt status Borttag kommer ske blir statusen istället Borttagen fr tidigare körning efter att steg 2 har körts.

Om det inte finns några aktiva IU på en HU för aktuell redovisningsperiod, sätts HU-statusen till Slutförd redan vid körning av steg 1. Därmed kommer inte den HU med i XML-filen när steg 2 körs.

Beskattningsregel

Arbetsgivaravgiften beräknas olika beroende på vilken beskattningsregel som gäller för respektive person.

Det är beskattningsregel per utbetalningsdatum som gäller. Om personen har bytt beskattningsregel under månaden och du endast har ett utbetalningstillfälle, redovisas hela individens underlag i en och samma post i resultatfilen och beräkningen görs på den regel som gällde vid utbetalningstillfället.

Möjliga beskattningsregler är:

  • Vanlig löntagare (de som tidigare fick KU10) gäller alltid om beskattningsregel saknas.
  • SINK (de som tidigare fick KU13).
  • A-SINK (de som har artistskatt).
  • F-skatt (d.v.s. ingen skatt i HR-plus).

I körbeställningen anger du hämtfält för beskattningsregel. Du kan ange ett p-fält eller en ack.
Följande koder är godkända:

  • Vanlig löntagare = 1
  • SINK = 3
  • A-SING = 5
  • F-skatt = 7

Om fältet är tomt tolkas det som en vanlig löntagare.

Om du anger A-SINK på en arbetstagare ska du även ange verksamhetens art som kommer redovisas i FK112 på IU. I körbeställningen anger du hämtfält för Verksamhetens art.

Ingen skatt

För anställd som ej ska beskattas i Sverige (FK094 eller FK276 på IU), använder du ett fritt fält eller ack som anges i körbeställningen. Ange 094 eller 276 i fältet för att generera ett x på IU i avsett fält.

Regler för ungdomar

Från och med 1 Januari 2024, så slopas reducerad skatt för ungdomar, som vid årets ingång har fyllt 15 men inte 18 år och 31,42% skall gälla även för dessa. Denna åldergrupp har tidigare haft reducerad avgiftsprocent.

Sociala avgifter

Procentsatser finns i programmet och ska inte anges manuellt. Programmet hämtar enligt gällande regler beroende på redovisningsperiod. HR-plus uppdateras löpande enligt Skatteverkets regler.

Läs mer om aktuella procentsatser på Skatteverkets hemsida: https://www.skatteverket.se/privat/skatter/beloppochprocent/2019.4.309a41aa1672ad0c837788f.html

Sociala avgifter för (fliken skatteuppgifter/utlandsarbete)

För att programmet ska veta vilken konvention som gäller för den anställde ska detta anges i hämtfältet för Konvention med, som är ett fritt fält i körbeställningen. I hämtfältet anger du antingen 1A = Utsänd till Kanada, USA m m eller 1C = Utsänd Quebec vilka är de två konventioner HR-plus stödjer.

Beräkning av FK487 Summa avgift skatt SLF i HU sker enligt den procentsats som gäller för redovisningsperioden. Programmet hämtar aktuell procentsats.

Socialavgiftsavtal

De individer som har "1" i hämtfält för Socialavgiftsavtal, får sin kontanta ersättning redovisad i FK131 istället för i FK011. Dessutom får de 1 i kolumn Har socialavgiftsavtal i översiktsfönster AGD Individuppgifter.

Summa arbetsgivaravgifter och skatteavdrag

HR-plus visar beräknade sociala avgifter och skatt i fönster AGD huvuduppgift i FK487 och FK497. Underlaget för sociala avgifter per individ visas i fönster AGD per individnivå med ören.

I filen till skatteverket redovisas alla belopp utan öre, avrundade nedåt till helt krona. Beräkning av sociala avgifter görs alltså på summan av underlag utan öre. Därefter sker procentberäkning per procentsats och resultat avrundas nedåt till hel krona för varje procentsats. Slutligen sker summering av samtliga belopp.

Exempel:

En arbetsgivare har tre anställda. För person 1 och 2 ska arbetsgivaren betala samtliga avgifter och för person 3 ska reducerade arbetsgivaravgifter betalas:

  Underlag % Avgift
Person 1 23345 31,42 7334
Person 2 23345 31,42 7334
Person 3 12345 16,36 2019
SUMMA     16687

Skatteverket beräknar alltså totalsummorna för arbetsgivaravgift och skatteavdrag utifrån filens alla individuppgifter.

På Skatteverkets hemsida finns beskrivningar av deras beräkningsregler. Summorna presenteras i Skatteverkets e-tjänst i samband med uppladdning av filen. Du behöver verifiera att dessa summor stämmer med de summor som har beräknats i HR-plus.

Eftersom underlaget per individ i HR-plus redovisas med ören och betalning av sociala avgifter sker efter avrundning kan detta medföra en diff i er bokföring. Tänk igenom hur det blir hos er och om eventuella åtgärder för detta behöver vidtas.

Beloppsgräns 1000 kr

Så länge totala ersättningen under året understiger 1000 kr redovisas den som ”ej underlag för skatt/avgift” i filen till Skatteverket. Om beloppsgränsen 1000 kr nås under året, ska arbetsgivaravgifter betalas från första kronan. Meddelande kommer i loggen att arbetstagaren har uppnått beloppsgräns 1000 kr. Varningen kommer inte om beloppsgränsen 1000 kr uppnås första månaden lön utbetalas.

Den sammanlagda ersättningen från tidigare perioder redovisas i fältet för avräkning av tidigare redovisad avgiftsfri ersättning, FK010 "AvrakningAvgiftsfriErsdärefter", som underlag för arbetsgivaravgifter i den redovisningsperiod då beloppsgränsen nås.

Regionalt stöd

Procentsats för Regionalt stöd finns i programmet och ska inte anges manuellt. Programmet hämtar procentsats enligt gällande regler beroende på redovisningsperiod. HR-plus uppdateras löpande enligt Skatteverkets regler. Läs mer om aktuella procentsatser och maximalt belopp på Skatteverkets hemsida.

Maximalt regionalt stöd är 7100 per månad och organisationsnummer.

Fönster

Det finns tre fönster för att kunna stämma av uppgifter. Dessa ligger i rutinen Arbetsgivardeklaration individ. Läs mer om översiktsfönstret i avsnittet Översiktsfönster avstämning, se länk nedan.

Skatteinbetalning via fil till BGC

Om du i körbeställningen AGD slutför fyller i uppgifterna i fliken Bankgiro så skapas en fil per organisationsnummer som kan skickas in till BGC för skatteinbetalning.

Tänk på att du behöver ange ett OCR-nummer och ett bankgironummer för att kunna använda dig av inbetalningsfilen. Det anger du i fältet OCR-nr skatteinbetalning och BG-nr skatteinbetalning i Företagsdata (tabell 01), flik 2.

Meddelanden

I samband med körning steg 1 och steg 2 skapas loggfiler, parameterfiler och filer med utdata. I loggfilerna visas meddelande som gäller aktuell körning. Dessa meddelanden ger dig information om hur körningen har gått, om något saknas eller är fel.

Öppna och läs alltid loggen.

Alla filer som skapas ligger kvar så du kan gå in och titta på loggning från tidigare körningar.

Nedan visas lite exempel på vad som kan stå i loggen:

  • “Beloppsgräns 1000 kr uppnådd. Företag, Enhet, Anställd”
  • “Avdragen skatt understiger 0 för anställd 0001/30/xxxxxxxxxx, nollställer avdragen skatt”
  • “Hittade inget avsändar-bankgiro för företag med organisationsnummer 161111113039, hoppar över skapande av inbetalningsfil."
  • "Saknar organisationsnummer för avsändare, avbryter."
  • "Ingen redovisningsperiod angiven, avbryter."
  • "Företag/enhet 8000/20 saknar transaktioner i period, hoppar över."
  • "Urval på företag 000000, verkligt urval: 000130"
  • "Saknar e-post för avsändare, avbryter."

Avrundning i samband med avgiftsberäkning

Alla beloppsunderlag redovisas med decimaler. Det gäller både för uppgift per betalningsmottagare (individuppgift) och för totalsummorna (huvuduppgifter) för redovisningsperioden.

Framräknad arbetsgivaravgift för redovisningsperioden öresavrundas nedåt till närmaste hel krona.

För arbetsgivare som har anställda som omfattas av olika avgiftsprocentsatser beräknas arbetsgivaravgiften för varje avgiftsprocentsats för sig. Avrundning genom att öretal bortfaller sker för varje procentsats och därefter sker summering av samtliga belopp för varje avgiftsprocentsats. Se avsnitt Summa arbetsgivaravgifter och skatteavdrag i Uppsättning Arbetsgivardeklaration.

Dessa regler följer Skatteverkets ställningstagande per 2017-06-08 (dnr: 131 238881-17/111) .

Relaterad hjälp