Anställnings- och saldoflytt - Anställning

Funktionen Anställningsflytt kopierar data mellan två anställningar för en person. Till anställningsflytten hör funktionen Saldoflytt vilken med automatik kopierar ackumulatorvärden (saldon), mellan två anställningar för en person. Fönstret Saldoflyttar hittar du i rutinen Anställning.

För att kunna göra saldoflytt krävs att du gör en parametersättning och schemaläggning vilken ingår i rutinen Payroll Automation(PA).

Kontakta support för att beställa hjälp med igångsättning.

Notera att funktionen Anställningsflytt ersätter den tidigare funktion Flytt/kopiering av anställda som fanns under rutinen Systemkörningar.
Anställningsflytt motsvarar funktionen kopiering i den tidigare lösningen. Flytt i den gamla lösningen innebar att alla uppgifter i den gamla arbetsgivaren raderas, detta sker inte i funktionen Anställningsflytt. Du kan påverka den gamla anställningen genom att begära att den ska avslutas samt att ackumulatorer ska nollställas, i övrigt ligger uppgifter kvar på den tidigare arbetsgivaren. 

Designat för expertanvändare

Anställningsflytt bör användas som ett verktyg främst för löneadministratörer, d.v.s. expertanvändare. Det går att göra funktionerna tillgängliga för andra roller, det är dock lämpligast att hålla Anställningsflytt och Saldoflytt i PA, då dessa funktioner har stor påverkan på data som används i löneprocessen.

Massflytt och ärendeflytt

Anställningsflytt finns i två varianter Massflytt och Ärendeflytt. 

Massflytt

Du använder Massflytt för att automatiskt skapa nya anställningar i samband med byte av arbetsgivare.

  • För att automatiskt skapa nya anställningar i en ny arbetsgivare, inklusive flytt av saldon för många personer samtidigt, i samband med omorganisation eller överlåtelse. 
  • För att skapa en ny anställning för en enskild individ, när denne byter arbetsgivare. 

Ärendeflytt

Ärendeflytt är en del av anställningsprocessen och startas från ärenden av typen Nyanställning eller Anställningsförändring. I dessa ärendetyper finns det en flik med namnet Anställningsflytt där du utför ärendeflytt. Fliken är dold som standard, så du måste via Skärmdesign ge rättigheter till de roller som ska kunna genomföra Ärendeflytt.

Du använder Ärendeflytt för att flytta saldon mellan anställningar för en specifik arbetstagare:

  • För att flytta ackumulatorvärden mellan anställningar när du har skapat ett nytt anställningsnummer inom samma arbetsgivare p.g.a. ändrade eller nya anställningsvillkor såsom byte av löneform och/eller avtal/kategori.
  • Vid omorganisation inom samma bolag använder du funktionen för byte av rapporteringsställe och avdelning som finns i Admin/Användare och Behörigheter/Behörighetsstruktur. 

För konfiguration av ärendeflytt, se avsnittet Konfigurera Anställningsflytt för mer information.

Skillnaden mellan Ärendeflytt och Massflytt är att ärendeflytten bara flyttar saldon, den skapar inte nya anställningsnummer och den kopierar inte anställningsdata. Ärendeflytten är alltså sista delen av ett nyanställnings- eller anställningsförändringsärende som börjar med att chefen eller ett masterdatasystem skapar ett ärende samt fyller i alla anställningsuppgifter.

Med ärendeflytten styr sedan en löneadministratör villkoren för en eventuell saldoflytt samt slutför ärendet.

Saldoflytt

Saldoflytt används för att flytta med ackumulerade värden/saldon (såsom semestersaldon m.m.) i en anställningsflytt när en anställd avslutar en anställning och får en ny som beror på t.ex. byte av företag inom koncernen, byte av tjänst som medför byte av avtal etc.

Du kan ha olika varianter av saldoflytt beroende på vilken typ av anställningsflytt det handlar om. Saldoflytten kan schemaläggas och köras med automatik via Payroll Automation (PA). Du kan starta den manuellt, genom att köra det s.k. kortet manuellt via PA.

För konfiguration av saldoflytt, se avsnittet Konfigurera Saldoflytt för mer information.

Kopiering av anställningsdata mellan anställningar

Anställningsflytt flyttar anställningsinformation från en anställning till en ny anställning och byter till vald arbetsgivare, rapporteringsställe, avdelning samt arbetsställe. Datumstyrda uppgifter såsom Grundlön, Lönepåverkande uppgifter och Befattning hanteras också. Datumstyrda uppgifter som tas med till den nya anställningen är de som gäller vid den nya anställningens startdatum samt framtida rader. 

Om saldo är konfigurerat att flyttas ”omedelbart” dvs efter noll (0) periodbyten, så kommer saldoflytten behandlas ENDAST OM startdatum för den nya anställningen sammanfaller med dagens datum eller har passerats Om ett saldo är inställt att flyttas efter 1 periodbyte, kommer saldot att flyttas först efter att den nya anställningens startdatum är passerat och 1 periodbyte är genomfört på den nya.

Du kan ställa in systemet så att även information från tabellerna ITP, Statistikregister och Sjukanmälan flyttas med. Uppgifterna i dessa tabeller flyttas först när startdatum på den nya anställningen inträffar och genomförs vid körning av funktionen Saldoflytt.

Anställningsflytt använder sig av rutinen ärendehantering. Det betyder att ärendeinställningar och valideringsregler även gäller i Anställningsflytt. 

Slutföra ärenden automatiskt

Det går att ställa in så att ärenden slutförs med automatik, d.v.s. ingen användare behöver godkänna/slutföra ärendet. Om datat i ärendet inte lever upp till ärendehanteringens valideringsregler så stoppas ärendet och du får korrigera datat och slutföra ärendet manuellt.

Avsluta den tidigare anställningen

Du kan ställa in så att Anställningsflytt avslutar den anställning som du kopierar ifrån genom att ett nytt avslutsärende genereras för den tidigare anställningen. Hanteringen för avslut styrs via grunddatat för anställningsflytten, där kan du ställa in avgångsorsak, om ärendet ska slutföras direkt eller om det ska vara manuell hantering.

Användaren kan välja en annan avgångsorsak än den föreslagna samt sätta datum som ska gälla som avslutsdatum.

Notera att då en ny anställning skapas genom anställningsflytt/massflytt så kommer den kopplade användaren att associeras med den nya anställningens arbetsgivare fr.o.m. flyttdatum (startdatum för den nya anställningen). Detta påverkar t.ex. systemmeddelandet och länklistan som visas på startsidan, förutsatt att dessa har konfigurerats på arbetsgivarnivå i admingränssnittet.

Bytet av arbetsgivarkoppling på användarnivå sker alltid vid anställningsflytt. I de fall då detta inte är önskvärt är det upp till dig som användare som utför flytten att i efterhand gå in och ändra tillbaka inställningen för de användare som ska behålla kopplingen till den ursprungliga arbetsgivaren.

Datakontroller 

Ärendehanteringens datakontroller (valideringar) sker även vid Anställningsflytt. 

  1. Datumkontroller 
    a. Med Anställningsflytt kan aktuella och framtida uppgifter flyttas. Därmed sker kontroller mot de nya anställningarnas fr.o.m. datum. Det går t.ex. inte att massflytta anställningar som redan är avslutade eller skapa anställningar med datumkontrollerade uppgifter vars fr.o.m.-datum är tidigare än den nya anställningens startdatum.
  2. Behörigheter
    a. Anställningsflytt kräver att användaren har behörighet till både det rapporteringsställe som anställningarna ska flyttas ifrån och till det rapporteringsställe som anställningarna flyttas till. 
  3. Grunddata.
    a. För att kunna kopiera anställningar måste grunddata, såsom avtal/kategori och lönearter för grundlön och nettoavdrag finns på den nya arbetsgivaren.
    - Anställningsflytten stoppas om avtal/kategori saknas på den nya arbetsgivaren.
    - Om lönearter saknas så kan flytten ändå genomföras, men utan de rader i grundlön/nettoavdrag som saknar lönearter på den nya arbetsgivaren.

Relaterad hjälp