Inläsning lön

När du har externa system som genererar filer med tidrapporter eller andra transaktioner som du vill läsa in till HR-plus 8, kan du använda program Inläsning lön.

Om du vill slippa arbetet med att starta inläsningen manuellt, går det att sätta upp integration för inläsning av filer via Transaction Load API. Är du intresserad kontakta supporten för beställning av den tjänsten.

Utförligare förklaring:

• Transaction Load är funktionen som gör själva inläsningen av innehållet i filerna.

• Du kan starta Transaction Load på två (2) olika sätt:
  - Om du vill starta inläsningen “som vanligt” via ett kort i PA löneprocess är det programmet Inläsning lön du använder.
  - Om du vill starta inläsningen via anrop från ett externt system är det Transaction Load API som du använder.

Fördelen med att använda program Inläsning lön (eller integration direkt mot Transaction Load) istället för de gamla programmen “Inläsning av tidrapporter” (pf1530) och “Generellt gränssnitt” (pl1218) är att när du väl har gjort en inläsning, kan du kontrollera resultatet och fortsätta bearbeta felaktiga transaktioner direkt i Payroll Automation (PA) i fliken Rätta transaktioner.

Det är samma filformat till detta programmet som till de gamla programmen, så det enda du behöver göra för att gå över till det nya programmet är att fylla i programkonfigurationen i webben och skapa upp nytt/nya PA-kort via rutin PA Förvaltning.

I fliken Rätta transaktioner ser du vilka av posterna från inläsningen som har bearbetats (lästs in till HR-plus 8), samt vilka av posterna som var felaktiga och inte kunde bearbetas.

De felaktiga posterna kan du korrigera och bearbeta direkt i fliken Rätta transaktioner, på så vis slipper du att skapa upp en ny rättad fil och du slipper köra om programmet för inläsning. Läs mer om fliken Rätta transaktioner via länken nedan under Relaterad hjälp.

Beskrivning

Programmet Inläsning lön stödjer 3 olika filformat:

• Transaktioner (standard): csv-fil enligt filbeskrivning för transaktioner (standard). Teckenkodning UTF-8. Dessa får ursprungskod "S" i transaktionsregistret.

• Tidfiler (pf1530): Filformat enligt filbeskrivning Inläsning av tidrapporter (pf1530). Teckenkodning ISO/IEC 8859-1 (ANSI). Dessa får ursprungskod "T" i transaktionsregistret.

• Transaktioner (pl1218): Filformat enligt filbeskrivning Generellt gränssnitt (pf1218), transaktioner. Teckenkodning ISO/IEC 8859-1 (ANSI). Dessa får ursprungskod "J" i transaktionsregistret. Om posttyp är 14 (reseräkningstransaktioner) så får de ursprungskod "Z" istället.

För varje olika filformat du vill kunna läsa in via programmet, skapa en ny katalog i HR-plus 8 för in-filer, d.v.s. I katalogen ...data/in på löneservern.

Det är i de katalogerna du ska spara ner filerna med tidrapporter och transaktioner som ska läsas in av programmet.

När filerna har lästs in flyttas de samtidigt över till den underliggande katalogen "loaded". I samband med detta kompletteras filnamnet med tidpunkten för inläsningen.

Om fältet Låsning löneberäkning i företagsdata har värde "låst" så läses inga transaktioner eller tidrapporter in utan samtliga poster hamnar i Rätta transaktioner.

När perioden väl är öppen för inläsning igen kan du gå in i Rätta transaktioner, markera alla rader och klicka på knappen Spara och kör om, så läses transaktionerna in till HR-plus 8.

Se även avsnittet Inläsning spärrad i rutinen Payroll Automation.

Inläsning av tidredovisning/filer (pf1530)

Vid inläsning av tidfiler sker ingen utvärdering av inlästa scheman och transaktioner, förutom att frånvaro (typkod 10-18) kompletteras med omfattning utifrån budgeterad tid från schemaposten, samt att dagar i följd med samma antal timmar och omfattning slås ihop till en transaktion. Resterande utvärdering sker vid nästa löneberäkning.

Detta skiljer sig från ifall du tidigare använt pf1530 som ju gör en utvärdering direkt vid inläsningen. Anledningen är för att undvika att underhålla samma funktionalitet på flera ställen i systemet, samt även möjliggöra snabbare körningstid.

Vid Inläsning av tidfiler (pf1530) så kan du välja på vilket sätt som filen skall läsas in. Under menyvalet Admin/Inställningar på sidan Inställningar för Transaction Load så finns valet Direktinläsning tidrapporter.

Här kan du styra om det gamla programmet Inläsning av tidfiler (pf1530) skall användas eller om du vill använda den nya funktionen som kallas Transaction Load.

Förklaring:

• När kryssrutan för Direktinläsning tidrapporter är markerat så anropar Inläsning lön funktionen Transaction Load. Denna funktion läser in transaktioner men gör ingen utvärdering.

• När kryssrutan för Direktinläsning tidrapporter inte är markerat så anropar Inläsning lön den gamla funktionen Inläsning av tidfiler (pf1530).

Utförligare förklaring på skillnaderna mellan direktinläsning tidrapporter och gamla programmet Inlasning tidredovisning (pf1530) finns här: Regler inläsning av pf1530-fil

Loggmeddelande

Vid inläsning med direktinläsning aktiverad så skrivs en varning i loggen om transaktionens from-datum är tidigare än anställningens startdatum eller om transaktionens from-datum är senare än anställningens slutdatum.

Detta gäller närvarotransaktion som finns i transtyp A, avvikelsetransaktioner

Via ett loggmeddelande så att det är lätt att se om en korrigering behöver göras. Körningen blir slutförd med varning. Transaktionen kommer inte finnas i Rätta transaktioner.

Inläsning av filtypen Tidfiler (pf1530) kräver inte anst-id för närvaro vid direktinläsning.

Transaktioner (pl1218)

Följande fält från filbeskrivningen för posttyp 11 stödjs inte i Inläsning lön:

• Utbetalningsdatum

• Ackkod

• Ack-ggr

• Ack-belopp

• Avtal

Inläsning av transaktioner som avser avdrag (typkod 20-25, 30-33, 37-59) och frånvaro (typkod 14-18) får automatiskt minusvärde i antal timmar, dagar och belopp.

Inläsning av transaktioner som avser frånvaro, semester och arbetad tid (typkod 10-18) kräver att fr.o.m.- och t.o.m.-datum finns, samt att dessa datum är inom anställningens start- och slutdatum.

Inläsning av transaktioner till anställning med “Hantering avslutad = 1/Stängd” är ej möjligt.

Programkonfiguration

Parameter	Krävs	Beskrivning
Batch-id (ange ett unikt id som loggas på de filer du läser in i körningen)	Nej	Batch-id, max 50 tecken. Används för att koppla ihop inläsningar för att möjliggöra borttag eller ersättning av en tidigare inläst batch samt att kunna läsa in flera filer till samma batch. Genom att inte ange någon batch används filernas filnamn som batch och därmed skapas det en batch per fil.
Ersätt följande rader inom vald batch (d.v.s. som har samma batch-id i fältet "Fritt fält")	Nej	Välj Nej om ingen hänsyn ska tas till tidigare inlästa transaktioner (så kallad kompletteringsfil). Notera att en fil med samma filnamn och batch-id som redan inläst fil kommer att avvisas. Om du vill läsa in en sådan fil ska du välja Batch istället. Välj Alla om du vill att tidigare inläst fil ska ersättas vid inläsning av ny fil med samma batch-id (scheman och semesterfaktorer ersätts alltid oavsett batch-id). Notera att samtliga transaktioner med samma batch-id raderas innan den nya filen läses in, oavsett filformat. Välj Anställningar i fil om du vill att tidigare inlästa transaktioner ska ersättas vid inläsning av ny fil med samma batch-id men endast för de anställningar som finns representerade i den nya filen (scheman och semesterfaktorer ersätts alltid oavsett batch-id). För tidfil (pf1530) fungerar detta val endast i kombination med valet direktinläsning tidrapporter under Admin → Inställningar → Inställningar för Transaction Load. Notera att samtliga transaktioner med samma batch-id för aktuella anställningar raderas innan den nya filen läses in - oavsett filformat. Rensning sker på anställningsnivå, d.v.s. om en arbetstagare har fler än en anställning med inlästa transaktioner, rensas endast transaktioner på den anställning som finns i nya filen. För arbetstagartransaktioner gäller att 10 st nollor i filen matchas mot 10 st nollor i transaktionsregistret. Det går endast att läsa in en fil i taget för en batch, d.v.s. det går inte att läsa in flera filer i samma körning. Rensningen som sker när du valt Alla eller Anställningar i fil sker på alla transaktioner med samma batch oavsett vilket filformat de har lästs in med och oavsett vilket filformat den nya filen har. Schemaposter och semesterfaktorer rensas aldrig bort men ersätts alltid när ny schemapost läses in - oavsett vad du har valt i parameter Ersätt.
Kataloger	Ja	Filformat: Välj vilket filformat filerna har som finns i angiven sökväg. Sökväg: Ange i vilken katalog filerna finns som ska läsas in. Katalogen måste finnas under HR-plus 8 data-katalog (...knd\XXXX\data). Om filerna t.ex. ligger i “D:\knd\data\in\Tidfiler”, skriv bara in/Tidfiler här. Inga andra filer än de som ska läsas in får ligga i angiven katalog. Om du vill kunna läsa in filer med olika filformat behöver du ange “filformat” och “sökväg” per filformat (skapa nya rader genom att klicka på knappen “+item”). Varje filformat kräver en separat katalog i “sökväg”.
Komplettera med anst.id	Nej	Om du väljer “true” så kommer programmet att läsa in tidrapporterna/transaktionerna till arbetstagarens huvudanställning i de fall anst.id saknas i filen. Funktionen förutsätter att fältet för anst.id finns med i filen, men att det är tomt eller har 10 blanksteg.
Utbetalningstyp = Extrautbetalning	Nej	Markera kryssrutan i fältet Markering extrautbetalning (p_txxxs3) på samtliga inlästa transaktioner

Förslag på uppsättning av programkort i PA

Vi rekommenderar att du sätter upp ett programkort per avlämnande system vars filer du ska läsa in (t.ex. tidsystem, reseräkningssystem, nettoavdrag, bonuslön), samt att varje sådant kort har ett unikt batch-id. Då kan du enkelt lägga olika batch-id på olika typer av inläsningar.

Lägg till löneperiod i batch-id så här: bonusar_%Kalender.Utbetalningsdatum:yyyyMM%

Detta underlättar ifall du under löneperioden vill ersätta en tidigare inläst batch men begränsa det till en viss typ av fil.

Filbeskrivning för transaktioner (standard)

Semikolonseparerad fil (.csv) i UTF-8 teckenkodning.

Första raden i filen är en rubrikrad och ska innehålla fältrubrikerna i nedanstående lista. Det är tillåtet att filen innehåller fler fält än de som är specificerade, sådana fält ignoreras vid inläsningen.

Fälten ska vara semikolonseparerade. Om något värde, som ska läsas in, innehåller ett semikolon så måste värdet omslutas av citattecken (“).

Alla datum ska vara i formatet ÅÅÅÅMMDD.

Numeriska fält som innehåller decimaler ska ha punkt som decimaltecken, inte kommatecken.

Parameter	Krävs	Beskrivning
Company	Ja	Företag, 4 siffror.
Unit	Ja	Enhet, 2 siffror.
WorkNumber	Ja	Arbetstagarid, max 10 siffror.
EmploymentNumber	Ja	Anställningsid, max 10 siffror.
SalaryCode	Ja	Löneart, 3 tecken.
StartDate	Ja	Fr.o.m.-datum, ÅÅÅÅMMDD.
EndDate	Ja	T.o.m.-datum, ÅÅÅÅMMDD
Amount	Nej	Belopp, använd punkt som decimaltecken. Negativt belopp inleds med minustecken följt av beloppet utan mellanslag, t.ex. “-27.50”.
Hours	Nej	Timmar, endast hela timmar går att ange.
Days	Nej	Dagar, avser antal kalenderdagar.
WorkingDays	Nej	Arbetsdagar
UnitPrice	Nej	À-pris.
MultipleSalaryPeriods	Nej	Fastkod, ange “1” om transaktionen ska markeras som en fast transaktion som ligger kvar i lön tills t.o.m.-datum har passerats. Notera att vi rekommenderar att transaktionen skickas in varje månad istället för att använda fastkod.
MaxAmount	Nej	Takbelopp, kan endast användas i kombination med MultipleSalaryPeriods (Fastkod = 1).
MaxRepeatCount	Nej	Tak gånger, kan endast användas i kombination med MultipleSalaryPeriods (Fastkod = 1).
Text1	Nej	Textfält pos 1-10, max 10 tecken.
Text2	Nej	Textfält pos 11-20, max 10 tecken.
Text3	Nej	Textfält pos 21-30, max 10 tecken.
Text4	Nej	Textfält pos 31-40, max 10 tecken.
Account	Nej	Konto, max 12 tecken. Används för avvikande kontering till bokföringen.
Dimension1 thru Dimension9	Nej	Kontodel 1 - 9, max 50 tecken per kontodel. Används för avvikande kontering till bokföringen. Alla 9 fält behöver inte finnas med i filen, ta bara med fält för de kontodelar ni använder. Använd semikolon för att separera de olika kontodelarna: Dimension1;Dimension2;Dimension3...
LeaveFactor	Nej	Semesteruttagsfaktor, ange max 4 decimaler, använd punkt som decimaltecken.

Exempel:

Company;Unit;WorkNumber;EmploymentNumber;SalaryCode;StartDate;EndDate;Amount;Hours;Days;WorkingDays;UnitPrice;MultipleSalaryPeriods;MaxAmount;
MaxRepeatCount;Text1;Text2;Text3;Text4;Account;Dimension1;Dimension2;Dimension3;LeaveFactor0001;01;11260;;012;20240401;20240430;422;;;;;;;;;;;;;1111111111;;2222222222;

Fellista

Om inte alla poster kunde läsas in skapas en lista under Skapade filer som informerar om för vilka arbetstagare som posterna inte kunde läsas in och hur många poster per arbetstagare det handlar om.

Själva posterna i sig ser du under fliken Rätta transaktioner i rutinen Payroll Automation (PA)

Relaterad hjälp

• Läs mer om Rätta transaktioner (PA)

• Läs mer om Rensa inlästa transaktioner och tidsfiler

• Läs mer om filbeskrivning Inläsning av tidrapporter (pf1530)

• Läs mer om Generellt gränssnitt (pf1218), transaktioner

• Läs mer om Payroll Automation (PA)

• Läs mer om Admin

• Läs mer om Regler inläsning av pf1530-fil