Aktuell produkt

Rätta transaktioner - Payroll Automation (PA)

När du har ett externt tidsystem, läser du in tidrapporter från tidsystemet till HR-plus 8 antingen via integration för inläsning av filer direkt via Transaction Load API eller genom att köra program Inläsning lön (funktion i PA löneprocess).

De scheman och transaktioner som har bearbetats vid inläsningen listas i fliken Rätta transaktioner.

Fliken Rätta transaktioner kan visas genom att aktivera och klicka i kryssrutorna Lön och Kan rätta inlästa transaktioner. Detta gör du på sidan Roller under Admin/Inställningar.

Här ser du vilka av posterna från tidsystemet som har bearbetats (lästs in till HR-plus 8), samt vilka av posterna som var felaktiga och inte kunde bearbetas.

De felaktiga posterna kan du korrigera och bearbeta direkt i fliken Rätta transaktioner, på så vis slipper du att skapa upp en ny rättad infil och att köra om programmet för inläsning av tidrapporter.

Inlästa batch’ar

I listan visas en rad per batch som har lästs in.

En batch kan innehålla 1 eller flera filer och är en “grupp” filer. En inläst fil är en del av en batch. Du kan läsa in en fil med samma filnamn flera gånger, men ange olika batchnummer per inläsning - då tolkas varje sådan inläsning som en ny fil och ersätter inte föregående inläsning.

Du kan också läsa in flera filer som har olika filnamn men samma batchnummer, då hamnar samtliga rader från de filerna i samma batch i fliken Rätta transaktioner.

För att se de enskilda transaktionsrader som en batch innehåller så klickar du i kolumnen Batch på den aktuella raden i listan.

För att söka ut relevanta batchar kan du göra urval på Typ av rader, Utbetalningsdatum eller Batch. Kolumnen Utbetalningsdatum används inte när du kör programmet Inläsning lön, den används endast vid inläsning av filer direkt via Transaction Load API och då endast ifall flaggan PaymentDate finns angiven i API-anropet.

Transaktionsrader

När du har klickat på ett jobb i listan så får du upp sidan som visar de enskilda rader som ingick i inläsningen. Via rullgardinsmenyn överst till vänster på sidan så väljer du vilka rader du vill se.

Du kan navigera rad för rad genom att klicka i valfritt fält och därefter klicka på "pil ner". Detta underlättar när du skall ändra i samma fält på flera rader i listan.

Möjliga val:

Bearbetad: Här ser du de rader som har bearbetats, d.v.s. lästs in till HR-plus 8.
I detta läge kan du endast titta på aktuella rader, du kan inte ändra någon data och du ska inte använda någon av knapparna.
I kolumnen Omkörd så framgår det ifall transaktionen var korrekt från början eller om den har rättats och lästs in via Rätta transaktioner. Omkörd = Ja betyder att den har rättats och lästs in via Rätta transaktioner.
Borttagen: Här ser du de rader som har bearbetats i en tidigare körning, men som i en ny körning tagits bort igen. Detta kan endast ske när du gör inläsning med valet “Ersätt = Anställningar i fil”.

Fel: Här ser du de rader som var felaktiga och därmed inte har bearbetats. Det är här du kan korrigera och bearbeta de felaktiga posterna.
Se mer under avsnitt nedan; Rätta transaktioner och kör om.

Ignorerad: Här ser du de felaktiga rader som du tidigare har markerat att de ska ignoreras. Du kan välja att ta bort markeringen i kolumn Ignorera och klicka på knappen Spara och kör om så flyttas de tillbaka till listan med felaktiga transaktioner.
Du kan också välja att direkt här korrigera och bearbeta felaktiga poster på samma sätt som i listan med felaktiga transaktioner.

Väntar: Här ser du vilka transaktioner som inte har hunnit bearbetas än. När de väl har bearbetats kommer de att försvinna från denna vy och istället visas under Bearbetad.
I detta läge kan du endast titta på aktuella rader, du kan inte ändra någon data. Du ska aldrig använda knappen Spara och kör om i detta läge.
Om inläsningen av någon anledning har avbrutits och inte startar igen automatiskt, kan du i detta läge klicka på knappen Kör om alla för att starta igång en körning som har fastnat i vänta-läge.
Väntar (ersätt): Vid inläsning med valet “Ersätt = Anställningar i fil” hamnar transaktioner som inte hunnit bearbetas i den här statusen istället för den vanliga väntar-statusen. I övrigt gäller samma regler som för den vanliga väntar-statusen.

Notera att om du manuellt registrerar transaktioner i lön innan alla rader med status "Väntar" har lästs in och samma transaktioner är på väg in via inläsningen, kommer det att bli dubbla transaktioner när väl inläsningen har gått klart. Då behöver du manuellt rensa bort dubbletterna i lön.

Notera att om du gör ett periodbyte i HR-plus 8 innan alla rader med status "Väntar" har lästs in, kommer rader med status "Väntar" som bearbetas efter periodbytet att hamna i den nya perioden. Om det är tidrapportsrader så kommer de att få status Fel och behöver därefter markeras med Ignorera. Om det är transaktioner så behöver löneadministratören manuellt rensa bort dem i lön ifall de inte ska tillhöra den nya perioden.

Rätta transaktioner och kör om

När du har valt Fel eller Ignorera i listboxen ser du de rader som var felaktiga och därmed inte har bearbetats. Du ser också tillhörande felmeddelande längst till vänster på varje rad. Här kan du direkt korrigera de felaktiga raderna, t.ex. ändra löneartsnummer eller ändra angivet antal timmar per dag.

Gör så här:

Läs felmeddelandet för varje rad.
Ta reda på vilka värden som är fel och ersätt dem med rätt värden.
Klicka dig vidare till nästa rad.
På varje rad som du har korrigerat markeras kolumnen Rätta automatiskt.
Om det är någon av raderna som inte borde varit med i filen och därför inte ska bearbetas igen; markera kolumnen Ignorera. Raden kommer då att försvinna från denna vy och istället visas under listboxvalet Ignorerad.
När du har gjort dina korrigeringar, klicka på knappen Spara och kör om. Då bearbetas samtliga rader som har markering i kolumnen Rätta.
Fortsätt så tills alla felaktiga rader är korrigerade och bearbetade eller är ignorerade, d.v.s. tills listan med felaktiga rader är tom.'

Notera! Valideringen sker hela tiden mot den budgeterade tiden som finns i filen som du har läst in - även när transaktionen har hamnat i rätt transaktioner.
Detta betyder att om du exempelvis har fått in frånvaro på en dag som inte har budgeterad tid så behöver du rätta denna manuellt i HR-plus 8 och ignorera transaktionen. Alternativt så läser du in en helt ny tidsfil som är korrekt.

Kör om alla

Knappen Kör om alla kan användas då du har ett antal rader som egentligen är korrekta men har loggats som felaktiga p.g.a. något fel i uppsättningen i HR-plus 8. Det kan t.ex. vara att du försöker läsa in transaktioner på ett löneartsnummer som saknas i HR-plus 8.

Gör så här:

Fixa felet i uppsättningen/regelverket i HR-plus 8.
Välj urval Fel, så att du ser alla rader som loggats som felaktiga.
Klicka på knappen Kör om alla.
Nu görs en ny inläsning där samtliga poster som har loggats som felaktiga bearbetas (läses in eller får status Fel).

Inläsning spärrad

Om fältet Låsning löneberäkning i företagsdata har värde "låst" så går det inte att läsa in transaktioner eller tidrapporter: