Transrapportering (massreg) - Löneadministration

Rutinen Transrapportering (massreg) använder du till exempel om samma sorts ersättning för en större mängd anställda ska registreras. Registreringen sker manuellt. 
Du kan högerklicka i kolumnen Löneart för att få upp sökfönstret där du kan leta reda på rätt löneartsnummer. 

För att massregistrera likadana transaktioner på flera anställningar gör du enklast så här:

  • Första raden måste du alltid fylla i komplett med alla uppgifter som ska registreras; Företag, Enhet, Arbtag.id, Anst.id, Löneart, Timmar/Apris/Belopp/Tecken samt fr.o.m-datum och t.o.m-datum.
  • På efterföljande rader räcker det med att du fyller i avvikande värden. Det brukar endast vara Arbtag.id och Anst.id.
  • Företag, Enhet och Löneart fylls automatiskt med samma värde som raden innan.
  • Resterande kolumner fyller du sedan med samma värde på alla registrerade raderna genom att:
    - Markera alla rader (Ctrl + a).
    - Markera alla kolumner som ska fyllas i med samma värde (Håll nere Ctrl-knappen och klicka på respektive kolumnrubrik).
    - Välj Funktioner/Fyll i kolumnvärde.
  • Du kan alltid ändra ett värde i efterhand, så du kan t.ex. först fylla i samma värden på alla rader med hjälp av funktionen Fyll i kolumnvärde och därefter gå in och ändra värdet på vissa rader om de ska ha ett avvikande värde.
  • När du klickar på Spara så skapas transaktionerna upp i transaktionsregistret och nästa gång du löneberäknar så kommer dom med i lönen.

Beroende på hur fönstret skall användas så kan du göra en kopia av fönstret så det blir anpassningsbart så att fler fält kan kopieras till nästa rad eller att fälten ligger i annan ordning, vilket underlättar för användaren vid registrering.

Notera att denna anpassning görs i systemförvaltningen. Kontakta supporten för att beställa assistans med en sådan anpassning.

Notera att fältet Namn visas automatiskt när du har fyllt i företag, enhet och arbetstagarid för att kunna kontrollera att inmatningen verkar korrekt. Visning av namn kräver att den anställde har nödvändiga anställningsuppgifter. Bl.a. måste anställningen vara aktiv samt ha en giltig befattningskod.

För Systemförvaltare

Som Systemförvaltare har du även tillgång till samma fönster Transrapportering (massreg) via rutinen Förberedelse ny löneperiod. 

Istället för att knappa in varje Arbtag.id och Anst.id, så kan du göra så här istället:

  1. Börja med att öppna översiktsfönstret Anställningar och gör urval på de anställningar som du ska registrera transaktioner på.
  2. Markera alla anställningarna (Ctrl + a) och välj Kopplingar/Nyreg av transaktioner. Du får då upp fönstret Transrapportering (massreg) i nyregistreringsläge, där alla Arbtag.id och Anst.id redan är ifyllda.
  3. På första raden fyller du i Löneart, Timmar/Apris/Belopp samt Datum.
  4. Markera alla rader (Ctrl +a) samt markera de kolumner som ska fyllas i med samma värde (håll nere Ctrl-knappen och klicka på respektive kolumnrubrik).  Klicka därefter på knappen Fyll kolumn, så fylls resterande rader med samma värden.
  5. När du klickar på Spara så skapas transaktionerna upp i transaktionsregistret och nästa gång du löneberäknar så kommer dom med i lönen.

Om du har en lista i Excel med ett antal personnummer eller arbtag.id’n som du ska massregistrera transaktioner på, så kan du göra urval i anställningsöversikten så här istället:

  1. Öppna översiktsfönster Urval arbetstagarid eller Urval personnr (beroende på vilket av dom du vill göra urval på).
  2. Töm fönstret på rader ifall där redan ligger rader sedan tidigare.
  3. Välj att göra en export till Excel.
  4. I Excel klistrar du in listan med arbtagar-id/personnr och gör en återföring till HR-plus 8.
  5. I HR-plus 8 så markerar du alla rader i fönstret (Ctrl + a) och väljer Kopplingar/Visa anställningar. Då öppnas anställningsöversikten och innehåller endast de anställningar som du gjorde urvalet på.

Relaterad hjälp