Pensionsuppgifter till Folksam - Pensionsprogram

Pensionsuppgifter till Folksam ska köras varje månad och skapar uppgifter för inrapportering till Folksam.

Allmän beskrivning

Programmet körs varje månad via webbens lönemodul Payroll Automation (PA). Ett underlag skapas per arbetstagare samt månad och sparas i en resultattabell där det, via en vy/översikt, går att se vad som redovisats. Denna vy finns i klienten. Programmet kan köras oändligt antal gånger per månad och en ny resultatrad ersätter den föregående efter varje körning.

Programmet skapar tre filtyper som ska redovisas till Folksam.

De tre olika filtyperna är:

• Inträde

• Utträde

• Löneändring

Så här arbetar programmet

Du kan starta programmet på övergripande systemnivå eller med urval på Företag/Enhet. Oavsett urval på vilka som ska ingå i körningen så görs summeringar och grupperingar per organisationsnummer i den resultatvy samt i de tre olika filtyper som programmet skapar.

Programmet hämtar lönetransaktioner från transaktionsregistret och därför körs körningen innan periodbyte. Körningen kan göras flera gånger. Det finns alltså möjlighet att korrigera månadens uppgifter om du upptäcker att något är fel.

Resultatvy Pensionshändelser och fil

I resultatvyn Pensionshändelser som uppdateras i körningen, skapas en rad per arbetstagare och månad med resultatet av körningen.

En rad representerar en arbetstagares anställning och det är alltid huvudanställningen som visas. Om en arbetstagare har flera aktiva anställningar, t.ex. en anställning på 60% och en på 40%, så kommer sysselsättningsgraden summeras för båda anställningarna så att 100% redovisas.

Övergripande villkor för att anställda ska komma med i körningen

I programmet finns olika kontroller för att se om en anställning ska komma med i körningen eller ej.

• Anställningen måste ha Pensionskategori ovr_061 = Folksam (14)

• Arbetstagaren måste vara 18 år och en månad eller äldre

• Veckoarbetstiden måste uppgå till 8 timmar eller mer

• Anställningsformen ska vara tillsvidare, vikariat eller visstidanställning

• Anställda som är sjukskrivna redovisas och lönen motsvarar deras anställningsgrad.

Övergripande villkor som gör att anställda inte kommer med i körningen

• Anställda med sjukersättning eller aktivitetsersättning ska inte redovisas, oavsett om ersättningen är hel eller partiell.

• För arbetstagare som fyller 65 år avslutas rapportering till Folksam med automatik. Inget utträde ska skickas in till Folksam.

Olika filtyper

Inträde

Följande krävs för att komma med i inträdesfilen:

• Anställningen måste har ett inträdesdatum i pensionstabellen (Pensions) inom anmälningsperioden eller ha ett startdatum på sin anställning som är inom anmälningsperioden.

• och anställningen har anställningsformen tillsvidare, vikariat eller visstidanställning.

• och anställningen har en veckoarbetstid som är 8 timmar eller mer.

• och den anställde är på inträdesdatumet 18 år och en månad eller äldre.

För anställda som har anställningsformen vikarie eller visstidsanställd kommer inträdet att ske först efter tre månader från anställningsdatumet.

Exempel:

Om anställningsdatum är 2020-07-01, så kommer inträde redovisas i oktober med inträdesdatum fr o m 2020-10-01.

Löneändring

Följande krävs för att komma med i löneändringsfilen:

• Anställningen är sedan tidigare anmäld och har en inträdespost i tabellen för pensionshändelser (PensionInformation)

• och anställningen har en årslön för inträdesposten (om den bara har en inträdespost) som skiljer sig från årslönen för anmälningsperioden.

• eller årslönen för den senaste löneändringsposten skiljer sig från årslönen för anmälningsperioden.

• och saknar transaktioner i transaktionsregistret med lönearter som definierades i inparametern Frånvaro som medför att löneändring ej ska redovisas.

Utträde

Följande krävs för att komma med i utträdesfilen:

• Anställningen är sedan tidigare anmäld och har en inträdespost i tabellen för pensionshändelser (PensionInformation)

• och anställningen har ett utträdesdatum i pensionstabellen som är giltigt för anmälningsperioden

• eller saknar utträdesdatum i pensionstabellen men har ett slutdatum på sin anställning som är inom anmälningperioden.

Orsak till Utträde

Vid utträde måste orsak till utträdet anges på anställningen i fält std_ovr.ovr115.

Följande orsaker är giltiga:

• 0 = normalt utträde, d v s slutat eller tjänstledig

• 1 = delpensionär

• 2 = föräldraledighet med riskförsäkring

• 3 = föräldraledighet utan riskförsäkring

Resultatvy

Resultatet av körningen visas i vyn Pensionshändelser som finns under rutinen Kontroll innev löneperiod.

Programmet använder fält för arbetsgivar- och avtalsnummer. Dessa måste uppdateras för varje Företag/Enhet i företagstabellen.

Läs mer om vyn här.

Fält som används i körningen

Ange uppgifter i Tabellverket

I tabellen för Företagsdata (01), så anger du Avtalsnummer och Arbetsgivarnummer som då hämtas av programmet.

Dessa uppgifter måste finnas upplagda för att filer ska bli godkända av Folksam.

Läs mer under fliken Företagsuppgifter 2 i rutin Tabellverket fönsterbeskrivning

I anställningsfönstret (i klienten och i webben) så uppdateras följande:

(Bilden nedan visar fönstret Anställningar flik 6, Övrigt (Statistik & Pension) i rutin Lönadministration)

Sjukersättning m.m.: Här anges en etta (1) i klienten eller kryss i webben om den anställde uppbär sjukersättning.

Inträdesdatum: Här kan inträdesdatum överstyras om inträde inte skapas av programmet.

Utträdesdatum: Här kan utträdesdatum överstyras om utträde inte skapas av programmet.

Utträdesorsak: Här anges orsak till utträde.

Giltiga orsaker är:

• 0 = normalt utträde, d v s slutat eller tjänstledig

• 1 = delpensionär

• 2 = föräldraledighet med riskförsäkring

• 3 = föräldraledighet utan riskförsäkring

Läs mer om flik 6 Övrigt (Statistik & Pension) i rutinen Löneadministration

Programkonfiguration i Payroll Automation (PA)

Fält	Beskrivning av programkonfiguration
Företag Enhet Avtal Kategori Arbetstagare fr.o.m. och t.o.m.	%Företag% Du kan även ange ett specifikt företag eller 0000 för körning på 00-nivå. %Enhet% Du kan även ange en specifik enhet eller 00 för körning på 00-nivå. Avtal, kategori - ange 0 respektive 00 för att ej göra ett urval Arbetstagare fr.o.m. och t.o.m. lämnas tomt för körning på samtliga arbetstagare.
Anmälningsperiod	Anges som ÅÅÅÅMM. Det går att använda valfri BPM-Kalenderhämtning men datumet måste formateras enligt ÅÅÅÅMM, t.ex. %Kalender.Utbetalningsdatum:yyyyMM%. Programmet kontrollerar tre månader bakåt från anmälningsperioden för att hitta inträde för vikarier och visstidsanställda. Så 202010 - 202007 - 202010
Årslön	Ange formel för att beräkna årslön.
Avgångsorsaker per utträdesorsak	Ange mappningar för avgångsorsaker per utträdesorsak.
Anst.former	Ange anställningsform för tillsvidare, vikariat och visstidsanställning.
Frånvaro som medför att löneändring ej ska redovisas	Ange lönearter för frånvaro som ej ska redovisas. Gäller sjukersättning och aktivitetsersättning som ej ska redovisas.

Filer

Fil Inträde:

Termnamn	Läge	Längd	Övrigt
Trld	1-5	5	Transaktionskod = A0600
Arbetsgivarnr	6-15	10	Arbetsgivarens kundnummer i Folksam. Erhålles av Folksam. Högerställt, nollutfyllt. Hämtas från företagstabellen tabell 01
Sekel	16-17	2	Sekel för personnummer
Personnummer	18-27	10	Personnummer (ÅÅMMDDnnnn)
Namn	28-63	40	Efternamn, Förnamn. Vänsterställt
Inträde	64-71	8	Datum för inträde i Folksam (SSÅÅMMDD) Notera att vikarier/projektanställda ska rapporteras till Folksam först efter 3 månaders anställning.
Årslön	72-80	9	Pensionsmedförande årslön enligt avtal vid tidpunkten för inträdet. Högerställt, nollutfyllt
Syss.grad	81-85	3	Sysselsättningsgrad i procent
Arbetsför	86-90	5	Om den anställde inte är fullt arbetsför vid tidpunkten för inträdet anges hur många procent han/hon arbetar. Högerställt, nollutfyllt. Ex 75% = 07500
Sjukpenning/Akt.-/sjukersättn.	91	1	Den anställde uppbär partiell sjukpenning/aktivitets-/sjukersättning, J=ja, N=nej. Obligatorsik uppgift.
Vikarie	92-99	8	Fr o m-datum (SSÅÅMMDD) om vikarie, annars noll (0) i alla positioner.
Avtalsnummer	100-109	10	Avtalsnummer i Folksam. Det avtal som den anställde omfattas av och avtalsnummer fås av Folksam. Högerställt, nollutfyllt. Utan bindestreck. Hämtas från företagstabellen tabell 01
Utlandsanställd	110	0	Landskod från std_kup.kup013
Reservfält	111-135	25	Reservfält

Fil Löneändring:

Termnamn	Läge	Längd	Övrigt
Trkd	1-5	5	Transaktionskod= A0103
Arbetsgivarnr	6-15	10	Arbetsgivarens kundnummer i Folksam. Högerställt, nollutfyllt. Hämtas från företagstabellen tabell 01
Sekel	16-17	2	Sekel för personnummer
Personnummer	18-27	10	Personnummer (ÅÅMMDDnnnn)
Ändringsdatum	28-35	8	Datum för löneändring (SSÅÅMMDD) Dag anges med "01"
Årslön	36-44	9	Pensionsmedförande årslön enligt avtal. Högerställt, nollutfyllt.
Sysselsättn.grad	45-49	3	Sysselsättningsgrad i procent
Avtalsnummer	50-59	10	Hämtas från företagstabellen tabell 01

Fil Utträde:

Termnamn	Läge	Längd	Övrigt
Trkd	1-5	5	Transaktionstyp = A0701
Arbetsgivarnr	6-15	10	Arbetsgivarens kundnummer i Folksam. Högerställt, nollutfyllt. Hämtas från företagstabellen tabell 01
Sekel	16-17	2	Sekel för personnummer
Personnummer	18-27	10	Personnummer (ÅÅMMDDnnnn)
Utträdesdatum	28-35	8	Datum för utträdet (SSÅÅMMDD)
Utträdesorsak	36	1	Kod som visar orsak till utträdet
Avtalalsnummer	37-46	10	Hämtas från företagstabellen tabell 01

Relaterad hjälp

• Läs mer om resultat/översiktsfönstret Pensionshändelser
• Läs mer om Payroll Automation
• Läs mer om Företagstabell 01, fönsterbeskrivning, flik 2 (Rutin Tabellverket)
• Läs mer om flik 6 Övrigt (Statistik & Pension) (Rutin Löneadministration)
• Läs mer om Kontroll innevarande löneperiod