Resa & utlägg - Beskrivning

Under fliken beskrivning, där du nu befinner dig, kan du läsa om vad du kan göra i rutinen Resa & Utlägg. 

Generellt flöde 

Det flöde som önskas för resor och utlägg anges i fliken Ärendebehörighet i rutinen Admin.

Nedan är ett exempel på ett flöde, men kan se helt olika ut. Vissa har granskningsfunktion, andra inte.

  • Registrering
  • Attest
  • Granskning
  • Tömning till lön. Notera att Tömning till lön måste ske i webben via rutinen Förvalta.

För medarbetaren 

Följande hjälp finns för dig som är medarbetare:

  • Registrera reseräkning (inrikes och utrikes).
  • Registrera en reseförfrågan
  • Registrera utlägg.
  • Se dina historiska reseräkningsärenden

För att komma åt och se dina aktuella och historiska reseräkningar, så kan du se dessa på sidan Mina resor och utlägg samt på portalens första sida (under widgeten Ärenden) där alla dina aktuella ärenden presenteras.

Personer med skyddad identitet kan registrera sina egna reseräkningar.

För chefer och löneadministratörer

Följande hjälp finns för dig som är chef eller löneadministratör:

  • Registrera reseräkning (inrikes och utrikes).
  • Registrera utlägg.
  • Attestera reseräkning och utlägg 
  • Granska reseräkning och utlägg
  • Registrera resa åt annan 

För systemförvaltaren

För dig som är systemförvaltare finns hjälp för att:

  • Fylla i övergripande parametrar i styrtabellen.
  • Göra inställningar som styr funktionaliteten i systemet.
  • Hantera lönearter.
  • Styra vilka kostnadstyper som ska förekomma på inrikes reseräkningar, utrikes reseräkningar och utlägg.
  • Styra valutakurser för de länder som kan anges på reseräkningen.
  • Styra vilka traktamentsbelopp som gäller inrikes och utrikes resa.
  • Registrera längre tjänsteresor.
  • Tömma reseräkningar till lön.
  • Administrera Skärmdesign, dölja flikar och kolumner
  • Administrera Färdtid för resa (gäller endast de som har färdtidsersättning i sitt avtal)

I systemet finns också ett antal översikter där du som systemförvaltare kan:

  • Se information om varje enskild reseräkning.
  • Se en översikt över transaktioner.
  • Se en översikt över reseräkningar med avvikande kontering.
  • Se en översikt över de transaktioner som finns i systemet efter det att de tömts till lön.

Skärmdesign för Resa & Utlägg

Det finns möjlighet att via rutinen Skärmdesign dölja kolumner i Resa & utlägg. Detta innebär t.ex. att specifika fält kan döljas som din organisation inte arbetar med, alternativt att vissa fält inte skall vara synliga för en viss roll. Kolumner som kan döljas finns i följande formulär:

  • Registrera resa åt annan

Administration av Skärmdesign görs av rollen systemförvaltare.

Uppsättning av Reserutinen i andra delar och rutiner i systemet

För en initial uppsättning av reserutinen så påverkas andra delar i systemet samt följande uppsättning måste vara klar:

Regelverk - För att det genomgående flödet (registrering/attest/tömning till lön) för Resa/utlägg ska fungera så måste alla lönearter som ska finnas i Resa/utlägg vara upplagda. 

Organisation och behörighet - För att Resa/ulägg skall fungera för medarbetare, chef samt tid- och reseförvaltare så behöver rapporteringsställe/behörighetsträdet samt roller & behörigheter vara uppsatt.
För delattest så behöver rapporteringsstället vara kopplat till avdelningstabellen.

Migrering - Uppsättning av klartexttabellen Avd/kst per organisation behöver vara klar

Bokföring - Kostnadsställe (kontodel 1) behöver vara ifyllt i klartexttabellen Avd/kst per organisation

Flödesbeskrivning för resa & utlägg

I resa & utlägg ingår ett flertal olika moment som gör det möjligt att exempelvis registrera en reseräkning. Allting följer ett förutbestämt flöde som inleds med att systemförvaltaren gör inställningar i regelverket för systemet och avslutas med att systemförvaltaren genomför tömning till lön. Däremellan är både medarbetaren och chefen involverad i olika moment.