Mina resor & utlägg - Resa & Utlägg

Under fliken Mina resor & utlägg registrerar och hanterar du reseräkningar och utlägg. Du kan se och snabbt komma åt både aktiva och tidigare reseräkningar som presenteras i widgeten. Alla dina ärenden presenteras som s.k. ärendekort.

Även du som har skyddade personuppgifter, kan registrera din egen reseräkning.

Mina resor & utlägg

Du har tillgång till följande vyer i widgeten under fliken Mina resor utlägg:

Nytt ärende

Härifrån väljer du via knapparna att starta registrering av Reseräkning och Utlägg.

Resor och utlägg att hantera

Här visas endast de reseräkningar och utlägg som är aktiva, det vill säga de som exempelvis har t.ex. har status Påbörjad eller väntar på attest.

Mina skickade resor & utlägg

Här visas alla ärenden som du har skickat iväg för attest och granskning.

Mina avslutade resor och utlägg

Här presenteras alla dina avslutade ärenden.

Sorteringsordning på avslutade resor – senaste överst

Resorna som listas under Mina avslutade resor och utlägg på sidan Mina resor och utlägg sorteras med de senaste ärendena först.

Notera! sorteringen baseras på när ärendena skapades, inte på datumen för själva resorna.

Kryssrutan Visa slutförda och borttagna ärenden

När kryssrutan är markerad så betyder det att du kan se alla reseärenden som du är behörig till enligt strukturen för rapporteringsställe.

Hantera resor & utlägg

Här presenteras alla de ärenden som du är ansvarig för, som är aktiva och som du måste agera på. Om du har mycket ärenden så har du möjlighet att sortera dina ärenden. Detta gör du via listlänkarna som du hittar ovanför första ärendekortet i fönstret. 

Notera att de reseräkningar eller utlägg som har status väntar på attest ej går att ändra i.

Följande kan du sortera på:

  • Ärendenummer
  • Resenär
  • Avresedatum
  • Förfallodatum
  • Totalt belopp
  • Kvittobelopp

För chefen

Som attesterande chef har du tillgång till ytterligare val via knappen Hantera på respektive ärende som visas under Hantera resor och utlägg.

Skapa flera resor med överlappande datum

Det finns möjligt att skapa flera resor med överlappande datum men du måste göra denna process via avsnittet Reseförfrågan.

Registrera åt annan

Den här fliken syns beroende på vad du har för behörighet. 

Färdtid i Resa

Färdtid är stöd i Resa & Utlägg för att hantera färdtid/restid utom arbetstid. I lösningen finns en integration med Medvind för att veta gällande arbetstider för personen (schemat). När du har aktiverat det så tänds en separat flik upp i resa för den arbetsgivaren.

Användaren fyller själv i allt utom avresa from och ankomst hem tom (kommer från själva resan). Alla tider måste anges i svensk tid. När användaren klickar på Beräkna färdtid, så beräknas färdtid fram (kontroll sker med schemat i Medvind). Finns för både utrikes och inrikes.

När du klickar på Beräkna färdtid (kontroll sker med schemat i Medvind) - färdtid räknas fram utifrån vad som angett som restid och sen jämför med vilket schema som finns i Medvind. Tid utöver schemat blir färdtid.

Det är möjligt att beräkna färdtid till reseräkning automatisk via Medvind. Detta berör endast de som har färdtidsersättning i sitt avtal.

Eftersom det saknas möjlighet till beräkning av färdtid mot schema i reserutinen så finns istället möjlighet en lösning där färdtidsintervall skickas till Medvind, som i sin tur utvärderar klockslagen mot personens schema i Medvind och där programmet sedan returnerar värden i timmar till HR-plus 8.

Exempel:

Användaren matar in datum och klockslag för sin resa. Uppgifterna skickas till Medvind som returnerar färdtid i timmar per datum (om flera datum ingår). Returnerade timmar kommer att hamna som kostnadstyp D50 i reseräkningen.

Om färdtiden är uppdelad på enkel/kvalificerad färdtid per vecka ska ett jobb i Payroll Automation (PA)med benämningen Färdtidsevaluering sättas upp. Detta delar upp evalueringslönearten, vilken genererats från kostnadstypen "D50" i de utbetalningslönearter som representerar enkel respektive kvalificerad färdtid.

Implementation av färdtid

1. Kryssa i rutan Färdtid under fliken Arbetsgivarinställningar i rutinen Admin. Detta aktiverar fliken Resa.

2. Skapa en ny löneart under fliken Á-pris under Lönearter i Resa för Färdtid och ange:

Ersättning med á-pris, D

Ett valfritt antal inmatningsrader med löpnr 01-20 kan läggas upp med denna kostnadstyp = D. Dessa övriga ersättningar visas på sidorna inrikes kostnader och utrikes kostnader. Á-priset som ska gälla för respektive rad läggs upp i á-pristabellen. Endast antal anges på inmatningsbilden.

Specifikt för färdtidsersättning:

Specifikt för vissa kommuner som har avtal om färdtidsersättning specifika timmar läggs följande rad upp i löneartstabellen:

  • Kostnadstyp; Löpnr; Beskrivning:
  • D50 Färdtidsersättning

3. Nytt PA-kort sätts upp under Programkonfiguration - Färdtidsevaluering

Körs efter tömning av resetransar i Payroll Automation för att kunna hanteras splittrade à-priser och summering per vecka. Du anger utbetalningslönearter och brytet för olika belopp enl AB avtalet.

À-priset på de olika lönearterna sätts i Tabellverket i lön.

Uppsättning av Medvindintegration - inställning ska ske i db.config. (Påslagen integration med Medvind som hanteras av ITC. Samordnas med Medvind som måste aktivera på sin sida).

Färdtidsevaluering i Payroll Automation

Färd- och väntetid summeras per kalendervecka. Summan avrundas uppåt till närmaste hel- och halvtimma.

Notera! Med resa i arbetet avses en av förrättning direkt föranledd resa och med den vanliga verksamhetsorten avses detsamma som i traktamentsavtalet.

Färdtidsersättning utges enligt följande:

För de första 10 timmarna under en kalendervecka , för vilken ersättningen skall utges:

  • 53% (% av timlönen)

För tid därutöver under kalenderveckan:

  • 80% (% av timlönen)

Ersättning med á-pris, kostnadstyp D

Ett valfritt antal inmatningsrader med löpnummer 01-20 kan läggas upp med denna kostnadstypen "D". Dessa övriga ersättningar visas på sidorna inrikes kostnader och utrikes kostnader. Á-priset som ska gälla för respektive rad läggs upp i -ápristabellen. Endast antal anges på inmatningsbilden.

Färdtidsersättning

Detta gäller specifikt för vissa kommuner som har avtal om färdtidsersättning specifika timmar.

Följande rader läggs då upp i löneartstabellen:

Kostnadstyp Löpnr Beskrivning:

  • D 50 Färdtidsersättning

Ärendekort

Varje registrerat ärende (reseräkning och utlägg) som visas under avsnitten Resor och utlägg att hantera samt Mina skickade resor & utlägg, presenteras som s.k. ärendekort. När du öppnar ett registrerat ärende som visas ytterligare detaljerad information i den övre delen.

Under länken Ärendeinformation så finns information vilken Status ärendet för tillfället har, vilket Rapporteringsställe ärendet är skapat på samt vem som Skapat ärendet och vem ärendet är Tilldelat till. Status och information i dessa fält kan ändras beroende på var i processen som ärendet ligger. Klicka på länken Ärendeinformation för att se fälten.

Varje ärendekort har ytterligare fält för hantering av det registrerade ärendet.

  • Lägg till kommentar - Skriv in en eventuell kommentar. Det du skriver kan ses av alla den/de som har behörigheter att hantera ärendet.
  • Förfallodatum - Ange ett datum då ärendet senaste måste hanteras. Med detta datum så styrs ärendet till ansvarig som får notis om detta under Resor och utlägg att hantera.
  • Brådskande - Kryssa i rutan om ärendet skall prioriteras. 

Status för resor och utlägg (Makulera, Radera, Avvisa)

Möjlighet att Makulera och Avvisa

Om ett rese- och/eller utläggsärende har status Slutförd, så kan du fortfarande Makulera eller Avvisa ärendet. Du konfigurerar möjligheten under Admin/Ärendeadministration.

  • Makulera - Tar bort en reseräkning inklusive transaktioner i backendelarna rr_avbr, rr_huvud, rr_kos, rr_malt, rr_tjbil, rr_trakt, rr_trans. Händelsen kallas Makulerad men resulterar i att ärendet hamnar i statusen Borttagen.
  • Avvisa - Avvisar en reseräkning (skickar tillbaka den till användare som senast hanterade det) samt tar bort transaktioner i backendelarna rr_avbr, rr_huvud, rr_kos, rr_malt, rr_tjbil, rr_trakt, rr_trans.

Notera! Valen Makulera och Avvisa med status Slutförd kan inte göras om transaktionerna redan blivit tömda till lön, eftersom transarna då inte bör tas bort.

När transaktioner tas bort så loggas detta i Revisionsloggen.

Möjlighet att radera

Beroende på vilken status reseräkningen eller utlägget har så har du möjlighet att radera dessa.

Reseräkningar eller utlägg som kan raderas:

  • Under registrering
  • Avslagen

Reseräkningar eller utlägg som inte kan raderas:

  • Väntar på attest
  • Attesterad
  • Granskad

Avancerat urval

Via funktionen Avancerat urval kan du hämta information och kombinera flera kriterier för att hitta det du söker (förutsatt att sökkriterier finns registrerat). 

Sökning kan ske för Hemkostnadställe, kod och Hemkostnadställe, klartext

Hemkostnadsställe, kod: Sökbart för alla reseärenden där den berörda anställningen är kopplat till en avdelning som har ett värde på Kst

Hemkostnadsställe, klartext: Du kan söka efter en anställds hemkostnadsställe (koddel 1 i den avdelning som anställningen är kopplad till). Om sökning görs mot t.ex. fältet Hemkostnadsställe, klartext, så visas alla reseärenden som är skapade av/för de anställda som tillhör det specifika hemkostnadsstället.

För systemförvaltare: För att användaren skall kunna söka på Hemkostnadsställe, klartext så behöver kostnadsstället (koddel 1) finnas definierat med en beskrivning i fönstret Konteringsdelar i rutinen Underhåll klartexter.

Det går att ha namngivna koddelar i systemet och ändå tillåta fritext i de faktiska fälten i ärenden. I det fallet kan det hända att det inmatade kostnadsstället inte är sökbart (om det inte motsvarar en namngiven koddel).

Lönearter för Representation

När momsen är avdragsgill på representation av typen mat och dryck, så behöver du lägga upp posterna lite annorlunda. Detta gör du i Lönearter för reseräkning. Du lägger upp en post med kostnadstyp R (Representation) där hela beloppet är ej avdragsgillt belopp trots att momsen är avdragsgill.

Om du har ett helt utlägg av typen Representation (R) som är EJ avdragsgillt, så måste du "fuska" genom att ändå lägga upp tillhörande post med kostnadstyp Avdragsgill (A) och därtill lägga ett belopp som ger mer moms än maxtaket. Du måste alltså lägga in löneartsnumret för Ej avdragsgillt istället för löneartsnumret för Avdragsgillt d.v.s. du använder löneart 721 istället för 720 respektive löneart 723 istället för 722.

Lönearter övrigt

Hur lönearter ska registreras om det finns avvikelser mellan olika företag.

Om alla företag ska ha samma lönearter räcker det att registrera på 00-nivå. Men om så bara ett bolag har avvikande lönearter måste varje aktuell löneart registreras för varje företag och 00-nivå raderas. Så länge 00-nivån finns kvar tar den över och ingen skillnad visas per företag.

Relaterad hjälp