Attestera, delattestera och multiattestera reseräkning - Resa & Utlägg

När du ska attestera reseräkningar och utlägg så kan du göra detta på flera sätt. Attestera hanterar du bl.a. via knappen Hantera i ärendekortet för reseräkningen respektive utlägget. I widgeten Meddelanden på Portalsidan kan även ärenden finnas som en påminnelse om att du har någon form av pågående ärende och som du måste agera på. Du kan även attestera via menyn Ärenden, där du kan söka upp pågående ärenden.

Attestförfarandet

Själva attestförfarandet är enkelt. Börja med att klicka på den reseräkning eller det utlägg du vill attestera, titta igenom ärendet och välj hur du vill attestera.

Om du som chef av någon anledning inte vill attestera reseräkningen eller utlägget kan du välja att skicka tillbaka den med ett meddelande, där du kan ange varför du inte vill attestera den, till exempel om det saknas någon uppgift. Medarbetare meddelas i samma stund som du skickar ditt meddelande.

Delattest

Delattest är en ärendetyp som hanterar att resor kan attesteras per kostnadsställe. Det finns alltså möjlighet att göra delattester på reseräkningar och utlägg. Detta kan göras och delas upp per kostnadsställe vilket innebär att de attesterande chefer som är kopplad till ett specifikt kostnadsställe kan attestera just sina delar av reseräkningen. Chefen ser endast den del av kostnaden som belastar det egna kostnadsstället men kan klicka sig vidare i ärendet för att se ytterligare information om resan och /eller utlägget.

Notera att delattest endast är en funktion för Resa & Utlägg.

Delattest kan uppstå när Kontodel 1 används som grund för attest. Delattest innebär att reseärendet delas upp på lika många attestärenden som det finns kombinationer av kostnadsställen och chefer i reseräkningen/utlägget. För delattest krävs alltså koppling mellan rapporteringsställen och Koddel 1 (Kst). 

Vid delattest söker systemet upp de användare med attestbehörighet, dvs chefer som har rätt att hantera ärendet (attest baserat på hur ärendet är avvikelsekonterat). Om t.ex. ett ärende är avvikelsekonterat mot ett avvikande kostnadsställe och resten läggs på hemkostnadsstället så innebär det att användaren (oftast medarbetaren) måste ange två chefer att skicka delattestärenden till - ett ärende per chef. 

När användaren väljer att skicka sitt ärende för delattest, så presenteras respektive kostnadsställe i avsnittet Skicka till (i fönstret som visas när denne valt knappen Hantera) och väljer där respektive chef för respektive kostnadsställe.

Under tiden reseärendet är uppdelat i delattestärenden får huvudärendet status Under behandling och delattestärenden får status Godkänd (dvs den status huvudärendet är i då det skickas.)
Den chef som gör delattest kan via ärendet, se allt innehåll i reseärendet, dvs det finns ingen avgränsning till att endast visa den information som gäller delattesterande chef.
Detta beror på att den delattesterande chefen behöver ha information om hela sammanhanget där kostnaden uppstått för att korrekt kunna genomföra sin del av attesten.

Huvudärendets status följer härefter delattestärendena. När dessa är färdigbehandlade får huvudärendet samma status som delattestärendena är i. När dessa är slutförda är även huvudärendet slutfört.

Notera! Om en delattest avvisas så kommer hela ärendet att avvisas och behöver skickas för attest på nytt.

Multiattest

Det finns möjlighet att använda multiattest för resor och utlägg. Läs mer i avsnittet Multiattest för Anställning samt Resa & utlägg under Ärendeadministration i rutin Admin.

Visa relevant information och granskning av ärendet innan attest

För chefer och alla andra roller, vilka hanterar reseärenden som skapats av annan, så finns funktion Resor och utlägg att hantera där reseärenden visas som är tilldelade den inloggade användaren och som användaren skall agera på. Ärendenkorten presenterar den information som är relevant för att användare som ansvarar för att attestera, granska eller slutföra, ska kunna agera på ärendet direkt i ärendekortet utan att behöva öppna ärendet och titta på alla detaljer.

Med utgångspunkt från ärendekortet så kan du:

  • Öppna ärendet genom att klicka på ärendets rubrik
  • Klicka på Sammanställning för att öppna hela innehållet i reseräkningen
  • Klicka på Kvitton för att se alla bilagda kvitton
  • Vi knappen Hantera så agerar du på ärendet, dvs du kan attestera, granska och slutföra. Vad du kan göra är beroende av din roll samt behörigheter.

Visa mer

Klicka på länken Visa mer, Bilagor och Sammanställning i ärendekortet för att visa ytterligare ikoner som visar mer detaljerad information.

Genom att klicka på den ikon som motsvarar det du vill se, så kan du lätt stämma av att t.ex. utläggsbeloppet stämmer mot inlämnade kvitton.

Snabba upp gransknings- och slutförandeprocessen med smarta urval

Urvalsfunktionen innebär att det går att göra kombinerade urval vilket snabbar upp arbetet för den användare som hanterar stora mängder resor. 

Här är några exempel på smarta urval och som bör sparas som gemensamma frågor:

  • Resor att slutföra - visar alla reseräkningar som är attesterade och som skall slutföras av löneadministratör (om det är attest som är sista steget innan slutförandet!)
  • Totalbelopp över 10 000 kr - Visar alla reseräkningar och utlägg där totala beloppet överskrider 10 000 kr
  • Utläggsbelopp över 5 000 kr - Visar alla reseräkningar och utlägg där enbart utlägg överskrider 5 000 kr

Parameter för attestmodellen resa

I rutinen Admin under Arbetsgivaradministration anger du i fältet Attestmetod för Resa & Utlägg vilken av attestmodellerna som används för en arbetsgivare för Resa & Utlägg.

Notera att attestmodellen endast gäller Resa & Utlägg.

Relaterad hjälp