Arbetsgivarinställningar - Admin

På fliken Arbetsgivarinställningar i rutinen Admin hanteras de systemmeddelanden som visas på Portalsidan (rutin Hem). Vad som syns på portalsidan beror på vilken arbetsgivare som du väljer att lägga informationen på. Du kan även ange en logotyp för vald arbetsgivare.

I det fall det är samma villkor för alla arbetsgivare gäller grundinställningen. Användare utan arbetsgivare får grundinställningar och Användare med flera arbetsgivare får en av arbetsgivarnas inställningar.

Arbetsgivare

Här anges/väljs den arbetsgivare som arbetsgivarinställlningarna skall göras för. 

Systemmeddelande

Systemmeddelandet skapar du genom att skriva i rutan, här kan du även lägga till bilder genom att antingen dra in bilden i fältet eller ange url till bilden (görs under bildikonen).

Du kan även typografera meddelandet genom att använda knapparna för fetstil, kursiv, göra indrag, byta typsnitt etc.

Avsnittet Resa &Utlägg

Attestmetod för Resa & Utlägg

Du kan välja mellan att skapa en attestmetod som är baserad på två varianter:

  • Attest baserad på rapporteringsställe - attestansvaret går till den chef som är ansvarig för den anställde enligt behörighetsstrukturen.
  • Attest baserad på kontodel - attestansvar följer koddel 1, dvs går till den chef som i behörighetsstrukturen har rätt till den koddel som reseärendet/kostnader fördelats mot.

Steg för steg Rapporteringsställe  |  Steg för steg skapa nytt rapporteringsställe

Ange datum för möjlighet att registrera reseräkningar

  • Antal dagar före anställningsdatum som resa får registreras
    Här anger du det antal dagar före anställningsdatumet som en resa får registreras i systemet, vilket innebär att anställningens startdatum plus de antal dagar du anger här blir det absolut tidigaste startdatum som registrering av resa kommer att vara möjlig.
  • Antal dagar efter avslutad anställning som resa får registreras
    Här anger du det antal dagar efter avslutad anställning som en resa får registreras i systemet, vilket innebär att anställningens slutdatum plus de antal dagar du anger här blir det absolut senaste slutdatum som registrering av resa kommer att vara möjlig.

Multipel resa

Välj aktuell arbetsgivare och kryssa i rutan om multipel resa skall vara tillåten eller ej. Inställningen går att ställa in per arbetsgivare men inte som standard för alla arbetsgivare.

När du gjort valet aktivt, så kan användaren kan skapa flera resor i samma vy.

Om du har valt att inte slå på funktionen, så fungerar resa som vanligt.

Färdtid

Välj aktuell arbetsgivare och kryssa i rutan, som aktiverar fliken Resa för den valda arbetsgivaren. Arbetsgivaren kan endast administrera färdtid för resa om denne har färdtidsersättning i sitt avtal.

Kamera-knapp synlig

Klicka i kryssrutan för att aktivera att kamera-knapp skall bli synlig för användaren i rutinen Resa & utlägg.

Hoppa över granskning av resa om total kostnad är mindre än detta värde

Funktionen ersätter godkänn-knappen med granska-knappen när totalkostnaden för resan/utlägget är mindre än det valda värdet. Med detta blir det möjligt för användare att hoppa över granskning av ärendet om kostnaden är tillräckligt liten.

Nyckel för att ändra översättning på knappen "Godkänn, hoppa över granska" är Case_Message_ApproveAndSkipReview.

Notera! Detta fungerar bara om arbetsflödet är uppsatt så granskning kommer direkt efter godkännande, för att detta ska fungera, dvs om någon roll kan utföra granskning i statusen Godkänd för ärendet.

Notera! Hoppa över granskning fungerar inte med Delattest

Skanna resekvitton med SmartScan

Klicka i kryssrutan för att aktivera funktionen SmartScan i rutinen Resa & Utlägg. Funktionen gör det möjligt att tolka kvitton vid registrering av utlägg.

Tillåt endast svensk valuta i utlägg

Klicka i rutan för att aktivera om valutan SEK ska vara den enda valbara valutan när användaren skapar utlägg.

Fria textfält Ordernummer och Preliminär kostnad för reseanmodan

Under Grunduppgifter för ärendetyperna Reseanmodan och Reseräkning så finns två stycken fria textfält; Ordernummer och Preliminär kostnad.

För att göra dessa fält synliga (aktiva), så gör du det under Admin/Arbetsgivarinställningar.

  • Ordernummer - Syfte med ordernummer är att spåra kostnad för resan till ett specifikt ordernummer. Dessa ordernummer är kopplade till exempelvis ett projekt. Medarbetaren fyller i ordernumret i reseanmodan.

  • Preliminär Kostnad - Syftet med uppskattat pris för resan är att chefen ska göra en bedömning om det är värt det eller inte.

Ovan fält följer med till reseräkningen när reseanmodan har godkänts så att det går att följa informationen under hela processen.

Avsnittet Anställning

Filtrera avdelningar på koppling till rapporteringsställen

Genom att rapporteringsställen kopplas mot avdelningar tillförs möjligheten att styra vilka avdelningar som en användare kan välja mellan när avdelning registreras på en anställd via ärenden i webben. 

Notera att styrningen inte går på den anställdes rapporteringsställe utan på de rapporteringsställen som den registrerande användaren har rätt till. Detta är nödvändigt för att kunna ändra avdelning och rapporteringsställen utan att hamna i en inlåsningssituation som tvingar användaren att alltid byta rapporteringsställe först.

Den anställdes nuvarande avdelning kommer också alltid att synas i listan och vara valbar, även om den användare som utför en registrering inte har behörighet till denna avdelning. Detta beror på att en medarbetare kan ha olika ansvariga, vilka kan ha olika behörigheter. Avdelningen är alltså rätt på medarbetaren och för en av de ansvarig, men inte för den andra. Detta beror på att en anställd endast kan ha en avdelning åt gången men vara kopplad till flera rapporteringsställen.

Genom att klicka i kryssrutan Filtrera avdelningar på koppling till rapporteringsställen så aktiverar du funktionen. Funktionen är tillgänglig beroende på vald arbetsgivare.

Notera att kontrollen är frivillig, då många organisationer inte kopplar rapporteringsställen mot avdelningar.

Begränsa val av avdelning / arbetsställe - Automatisk placering i arbetsställe via rapporteringsställe

I HR-plus 8 anställningsprocess så finns funktionalitet för att automatiskt lägga in en avdelning och ett arbetsställe på en anställd baserat på grunddata från det rapporteringsställe som den anställde är kopplad till. Detta gör arbetet i anställningsprocessen mycket enklare för chefer och andra som arbetar i anställningsärenden. Det skapar också högre datakvalitet då användarnas val begränsas till de som är kopplade till rapporteringsstället.

För att detta skall fungera, så måste du lägga in avdelningar och arbetsställen på rapporteringsställen i behörighetsstrukturen. Du behöver också aktivera funktionen för avdelning och/eller arbetsställe per arbetsgivare, vilket du gör i den här rutinen (Admin/Arbetsgivarinställningar). Kryssrutorna heter Begränsa val av avdelning respektive Begränsa val av arbetsställe.

På Rapporteringsstället kan du lägga in en primär avdelning respektive ett primärt arbetsställe. Det är dessa som automatiskt läggs till på anställningen. Du kan också lägga till ytterligare avdelningar och arbetsställen vilka du kan använda i anställningsprocessens fält Avdelning respektive Arbetsställe för att byta ut det primära värdet mot ett annat, giltigt värde. Detta speglar ett "ett-till-många"-förhållande mellan rapporteringsställe och avdelning/arbetsställe som behövs i vissa organisationer.

När du har aktiverat de nya funktionerna slår de igenom i rutinen Anställning enligt följande:

  • Dropdown-listan för val av arbetsställe innehåller endast de arbetsställen som du kopplat mot det valda rapporteringsstället inklusive det primära arbetsstället.
  • Om den anställdes rapporteringsställe saknar primärt/ytterligare valbara arbetsställen kommer listan i fältet Arbetsställe att vara tom.
  • Dropdown-listan för val av avdelning i Lönepåverkande uppgifter innehåller endast de avdelningar som kopplats till den anställdes rapporteringsställe, inklusive den primära avdelningen.
  • Om den anställdes rapporteringsställe saknar primär/ ytterligare valbara avdelningar kommer listan i fältet Avdelning att vara tom.

Om du klickar på knappen med det blå frågetecknet så visas en popup-fönster, där du ser information för kontodelar i rapporteringsställets redigeringsvy och som innehåller kontodelarna för samtliga valbara avdelningar för rapporteringsstället. Motsvarande popup-fönster finns även för arbetsställen.

LAS-Anställningstid summeras inom följande koncern

Välj en koncern via listrutan för att mappa vald arbetsgivare med angiven koncern (en eller flera).

Läs mer om Koncerner under Underhåll/Klartexter

Inställningar för Addo

Notera att Addo är en tilläggstjänst, beskrivning och dokumentation är därför begränsad. Kontakta din AM för mer information om Addo.

Signering med Addo

Välj arbetsgivare och aktivera funktionen för signering med Addo genom att klicka i kryssrutan.

Addo signeringsmall id

Är anges det unika id-numret för respektive arbetsgivare. Fås endast genom att arbetsgivaren har ett aktivt avtal med Addo.

Metoder för identifiering i Addo

En identifieringsmetod för hur tillgången till dokumentet ska ske behövs. Val som finns är Ingen inloggning behövs, SMS-kod eller BankID

Metoder för signering i Addo

Signeringsmetod för hur signeringen/attesteringen kan genomföras. Val som finns är Pekskärm BankID och OK-knappen. Val som finns är Pekskärm BankID och OK-knappen

Använd avdelningens ITP kostnadsställe som defaultvärde på anställningen (istället för avtalets)

Om du har behov av en högre detaljnivå gällande ITP-kostnadsställe, så finns en funktion som istället hämtar ITP kostnadsställe från ett fält i avdelningstabellen (du hittar detta fält i Underhåll/Klartexter).

För att hämta ITP-kst från avdelningen istället för från Avtal/kategori behöver du aktivera funktionen. Detta gör du här.

Om du klickar i kryssrutan Använd avdelningens ITP kostnadsställe, så hämtas ITP Kostnadsställe från avdelningen, annars används den gamla hämtningen som är från avtalet. Förutom att värdet hämtas från avdelningen så fungerar allt annat på samma sätt som vid hämtning från Avtal.

Tillåt att Statistik & Pension skrivs över när anställningsform ändras på anställningen

Kryssa i rutan för att tillåta att Statistik & Pension skrivs över när anställningsform ändras på anställningen*

Tillåt att Statistik & Pension skrivs över när befattning ändras på anställningen

Kryssa i rutan för att tillåta att Statistik & Pension skrivs över när befattning ändras på anställningen*

Tillåt att Statistik & Pension skrivs över när avdelning ändras på anställningen

Kryssa i rutan för att tillåta att Statistik & Pension skrivs över när avdelning ändras på anställningen*

Tillåt att Lönepåverkande skrivs över när rapporteringsställe ändras på anställningen

Klicka i kryssrutan om du vill att det automatiskt skapas rader i lönepåverkande med samma startdatum när du skapar nya rader i rapporteringsställe. Den nya raden i lönepåverkande får rapporteringsställets primära avdelning och kopierar övriga värden från föregående rad. Denna inställning används då du har ett 1:1 förhållande mellan rapporteringsställe/avdelning

Det finns dock några undantag:

  • Om det finns överlappande rapporteringsställen så kan det inte skapas upp en ny rad i lönepåverkande.

  • Om du registrerar rapporteringsställen med historiskt start och slutdatum så skapas ingen ny rad.

  • Ingenting ändras om det redan finns en rad i lönepåverkande med samma startdatum.

  • Det skapas ingen ny rad om det saknas primär avdelning på rapporteringsstället.

Uppdatera Statistik & Pension när värden på en befattning uppdateras

Kryssa i rutan för att uppdatera Statistik & Pension när värden på en befattning uppdateras*

* För ovan val gällande uppdatering samt överskrivning av Statisik & Pension, läs mer om Uppdatering av fält vid anställningsförändringar här (avsnitt Avtal i löneform i rutin Underhåll/Klartexter)

Medarbetaren kan slutföra ett ärende om Bisyssla, om policyn är godkänd och inga aktiva bisysslor finns

Den här inställningen hör ihop med ärendetypen Bisyssla. För att attestanten inte ska behöva attestera alla ärenden kan du via denna inställning ge medarbetaren rätt att själv slutföra ärendet förutsatt att denne har godkänt policyn och att personen inte har några bisysslor.

Om det finns bisysslor registrerade sedan tidigare behöver de ha ett historiskt slutdatum för att medarbetaren ska kunna slutföra ärendet. Om det finns ändringar i ärendet (utöver uppdatering av policy godkänd) så behöver ärendet skickas till attestant.

Avnittet Inställningar för avdelningsintegration

I detta avsnitt konfigurerar du vilken information som ska hanteras i Message API, Department.

Mer dokumentation är under uppdatering.

Avsnittet Övrigt

Ej med i filer till Visma Talent

Om rutan är ikryssat så betyder det att bolaget ej kommer med i exportfilerna till Visma Talent.

LAS - Anställningstid summeras inom följande koncern

Arbetstagare som byter anställning inom samma koncern ska få tillgodoräkna sig anställningstid från den förra anställningen. Välj koncern via listrutan.

Logotype/Bild

Här laddar du upp den logotype eller bild som ska visas för den aktuella arbetsgivaren. 

Logotyper för de företag som skall använda sin egen logotype läggs upp i Företagsdata (fönster p_r01) i Tabellverket och bör ligga i enskilda kataloger för lättare hantering.

Via listrutan så väljer du logotype att ladda upp för varje enskilt företag. Valen hämtas från resources/bild katalogen.

Relaterad hjälp