Ärenden - Hem

I widgeten Ärenden så visas alla dina ärenden som s.k. ärendekort. Ärenden som visas är pågående ärenden vilka kan ha olika status (anställningsärenden, reseräkningsärenden etc) och kan vara dina senast inkomna ärenden, de du själv har skapat och ännu inte skickat vidare i processen, samt de ärenden som en annan användare har skickat till dig, till exempel ärenden som ska granskas, godkännas eller slutföras (vad du ser här beror på din roll i systemet). Du ser även ärenden som vidarebefordrats till användaren, för exempelvis kännedom, komplettering eller korrigering. 

Alla ärenden som syns här i widgeten, samt eventuella övriga aktiva ärenden, finns också under rutinen Ärenden och visas i följande flikar:

  • Pågående ärenden - De ärende som du äger just nu
  • Behandlade ärenden - De ärenden som du har varit inblandad i
  • Alla ärenden - Denna flik syns endast för de användare som är administratörer. I Alla ärenden visas samtliga ärenden oavsett vilken användare som äger/ägt ärendet samt dess status.

Ärendekort

Alla ärenden visas som s.k. Ärendekort och som består av en sammanställning av ärendet med detaljerad information vilket gör det enklare för att avgöra om du behöver hantera ärendet direkt eller om du kan avvakta. Du kan agera på ärendet direkt härifrån.

Du kan klicka på Status för att få en detaljerad presentation av ärendet. Här visas bl.a detaljerad information om förfallodatum, rapporteringsställe, vem som har skapat ärendet, se eventuellt skrivna kommentarer/meddelanden samt ärendehistorik (statusändringar). 

Knappen Hantera öppnar de funktioner som krävs för att åtgärda ärendet i ärendekortet. Det går också att titta på bifogade dokument, se ändringar i ärendet samt se kontaktuppgifter till den anställde. Det går också att öppna ärendet genom att klicka på rubriken.

Du kan se information om en person/anställning genom att klicka på dennes namn eller den lilla i-ikonen bredvid namnet.

Varje ärendekort har ytterligare fält för hantering av det registrerade ärendet.

  • Lägg till kommentar - Skriv in en eventuell kommentar i det fria textfältet. Det du skriver kan ses av alla den/de som har behörigheter att hantera ärendet.
  • Förfallodatum - Ange ett förfallodatum då ärendet senaste måste hanteras (en grafisk kalender visas automatiskt när du klickar i datumfältet). Du kan även skriva in datumet manuellt.
    Förfallodatumet används för att sortera ärenden i portalsidan (Ärenden), Mina ärenden och i Resor att hantera, samt att det finns en påminnelse som kan sättas upp för att skicka e-post om att ett ärendes förfallodatum närmar sig.
  • Brådskande - Kryssa i rutan om ärendet skall prioriteras. 

Ärendenummer visas i utskrifter av ärendekort, d.v.s när utskriftsknappen används.

Gruppärenden

Genom att använda funktionen gruppärenden så underlättas arbetet för de som har delat ansvar för ärenden i systemet. Ärenden tilldelas en gruppanvändare istället för individuella användare, vilket ger alla personer som är kopplade till gruppanvändaren, att få tillgång till alla ärenden i gruppen. 

Skicka ärenden till gruppanvändare

När ärenden hanteras så visas gruppanvändaren i en lista över de användare som ärenden skall skickas till.

Det går att skicka ärenden till användargruppen eller till en enskild individ i användargruppen. Om ärendet skickas till gruppanvändaren så kommer ärendet att tilldelas gruppen. 
Alla gruppärenden visas i portalens widget (första sida) och gruppärendet visas för alla individer som tillhör gruppen. 

Du har möjlighet att använda gruppärenden två olika arbetssätt:

Båda börjar med att ett nytt ärende tilldelas en gruppanvändare och gruppen får information via e-post som gått till den gemensamma inkorgen.

Arbetssätt 1

1. En person i gruppen tar hand om ärendet (personen klickar på "Ta ärende" under knappen Hantera)
2. Ärendet flyttas till denne person som då blir ansvarig för ärendet. 
3. Personen hanterar ärendet och sätts som ansvarig.

Arbetssätt 2:

1. En person i gruppen hanterar ärendet direkt (personen gör alltså inget aktivit val under knappen Hantera)
2. Ärendet ligger kvar på gruppanvändaren som då fortfarande är ansvarig för ärendet
3. Personen hanterar ärendet och gruppanvändaren ligger kvar som ansvarig

Läs mer om gruppärenden och gruppanvändare.

Mina ärenden

Under Mina ärenden visas alla ärenden som är satta på dig och som du på ett eller annat sätt måste agera på.

Söka och filtrera ärenden i portalsidan

I portalens widget Ärenden finns en sökfunktion i ärendekorten, där följande sökbegrepp finns:

  • Ärendenummer
  • Arbetstagarnummer eller Namn på den som ärendet gäller
  • Förfallodatum

Roller - vem kan se vad?

Ärendeinkorgen kan ses av alla, oavsett roll. För att ärenden ska visas i inkorgen krävs att användaren är aktiv, vilket ställs in av systemförvaltaren i fliken Användare i rutinen Admin. Ett ärende hamnar i din inkorg förutsatt att ärendet är kopplat till din användare eller gruppanvändare.

De ärenden du ser, beror på vilken roll och behörighet du har i systemet. Nya ärenden som skickas till användaren, kan även sändas som e-post. Mallar för e-post kan du, som har behörighet, göra i E-postmall för ärenden i rutinen Admin.

Relaterad hjälp