Ärenden - Beskrivning

Ärenden är en samlingssida som hjälper dig att snabbt se och komma åt de ärenden som är tilldelade till dig och som du måste åtgärda. Alla typer av ärenden visas även i widgeten Ärenden på portalsidan.

Sortering av ärenden sker på förfallodatum och de ärenden som markerats som brådskande visas med ett utropstecken (de sorteras också högst upp i listan).

Pågående ärenden

Under pågående ärenden hittar du alla ärenden som du äger och som du förväntas åtgärda på ett eller annat sätt. 

Behandlade ärenden

Visar alla ärenden som du på något sätt varit inblandad i samt som är åtgärdat.

Kryssrutan Visa gamla ärenden - Om kryssrutan inte är markerad (standard) så visas bara ärenden som har skapats för 3 månader sedan och framåt, annars visas alla behandlade ärenden.

Alla ärenden

Visar alla ärenden, oavsett åtgärd. Denna flik syns endast för de användare som är administratörer. I Alla ärenden visas samtliga ärenden oavsett vilken användare som äger/ägt ärendet samt dess status.

Historiska ärenden

Om användaren har behörigheten Kan se historiska ärenden, så döljs flikarna Pågående ärenden och Behandlade ärenden för användare utan behörighet till någon ärendetyp.

Användare som endast har behörigheten Kan se historiska ärenden dirigeras därmed direkt till fliken Alla ärenden då de klickar på Ärenden i huvudmenyn.

Ärendelista

En Ärendelista är en översikt över de ärenden som finns i systemet. Vad du ser, beror på vilken roll du har i systemet.

Du kan skapa en egen ärendelista via Avancerat urval och därmed göra listan mer detaljerad genom att begränsa vilka fält du vill ha med.

Fält som kan användas för att skapa din ärendelista kan t.ex. vara Arbetsgivare, om ärendet är brådskande, olika kontodelar, förfallodatum, om det finns bifogade dokument, organisationstillhörighet, när ett ärende senast har ändrats, Avdelning, Kst 1-9, Orgbegrepp 1-9, Rapporteringsställe etc.

Vilka fält som finns att tillgå beror på om fälten är satt som dolda eller synliga via funktionen Skärmdesign.

Notera att alla fält levereras dolda som standard i Skärmdesign.

Sök

För att underlätta för dig om du har stora mängder med ärenden som exempelvis väntar på att åtgärdas kan du använda sökfunktionen. Fyll i ett eller flera sökfält och klicka på knappen Sök så filtrerar systemet fram den eller de rader du söker efter.

Du har även möjlighet att söka på ärenden som blivit avvisade. Sökningen kan du göra flikarna Pågående ärenden, Behandlade ärenden och Alla ärenden. Sökning görs på valet Pågående, avvisad och resultatet visas i listan.

Varningsmeddelanden är ärenden

En flik/sektion kan innehålla två typer av felaktiga uppgifter:

  • varning (gul ikon) - Innebär att det finns felaktiga uppgifter som behöver åtgärdas, men det går fortfarande att spara ärendet. Notera att det endast gäller spara. För att slutföra/skicka vidare ett ärende måste alla varningar åtgärdas.

  • fel (röd ikon) - Innebär att det finns felaktiga uppgifter i ärendet som inte gick att spara.

Varningar visas redan när du öppnar ett ärende. Du behöver inte spara först för att få veta vad som behöver åtgärdas.

Fel innebär att en sektion i ärendet inte gick att spara, och behöver åtgärdas innan du kan spara den sektionen. Om du har gjort ändringar i flera sektioner/flikar är det endast den felaktiga sektionen som påverkas, resterande sparas korrekt.

Ärendehantering i Anställning

Alla ändringar av anställningsuppgifter görs i form av ärenden i rutinen Anställning. Vilka ärenden du har tillgång till bestäms av vilka rättigheter som är inställda för din roll i administrationsverktyget. Alla ärenden samlas under menynÄrenden i webben, varifrån du når dina pågående och behandlade ärenden.

När du klickar på länken Ärendeinformation så visas mer information (i ett popup-fönster) om det aktuella ärendet, det vill säga status på ärendet, grupptillhörighet, vem som skapat det, vem ärendet är tilldelat till, rapporteringsställe, händelser, datum och tid.

I ärendetyper kopplade till en anställning så är namnet på personen i ärendehuvudet en klickbar länk som tar dig till anställningen som ärendet avser. Detta kan vara användbart exempelvis om du har slutfört ärendet och du vill se om ändringarna har slagit igenom utan att behöva söka fram arbetstagaren igen.

Notera att ärendetyper som t.ex. Ändra kontaktuppgifter inte kommer innehålla en länk då det inte finns någon anställning kopplad till den typen av ärende.

Läs mer om Ärendehantering (rutin Anställning)

Ärenden och ärendetyper

Starta ett ärende: Du kan skapa nya ärenden direkt i fönstret för Anställningar för vald person. Klicka på plus-tecknet till vänster för raden på aktuell person och välj sedan den typ av ärende du vill starta.

Gruppering av ärende: Ärendetyper grupperas per rutin samt grupp inom rutiner för en bättre hantering i menyer och ärendeadministration. Ärendetyperna sorteras i alfabetisk ordning inom varje gruppering.

Läs mer om Ärenden och ärendetyper (rutin Anställning)

Ärendetyper i systemet

Läs mer om vilka ärendetyper som finns i systemet som finns under Anställning/Beskrivning/Ärendetyper i systemet

Bifoga dokument till ärenden

Du kan lägga dokument som bilagor till ärenden, vilket ger de användare som har tillgång till ärendet, möjlighet att ta del av bilagorna. Det finns två typer av dokument som kan bifogas ärenden.

  • Anställningsdokument
    Anställningsrelaterade dokument är dokument som är direkt kopplade till den anställde t.ex. anställningsavtal.
  • Generella dokument
    Generella dokument är sådana dokument som t.ex. Policys, mallar, underlag etc. som har relevans för ärendet.

Länken till bifogade dokument (gem-ikonen på ärendets startsida) visas endast om det finns något dokument bifogat till ärendet. När du klickar på länken visas även signeringsstatus om dokumentet har signerats med ADDO. Läs mer om integrationstjänsten Addo Signera dokument här.

Läs mer om att bifoga dokument till ärenden (rutin Admin)

Ladda upp dokument

Du laddar upp dokument på en anställd i fliken Dokument via knappen Ladda upp dokument i rutinen Anställning.

Uppladdning av flera dokument på samma gång i ett anställningsärende

Du kan, under Bifoga dokument ladda upp flera dokument på samma gång, med samma kategori och kommentar, i ett anställningsärende.

Varje uppladdat dokument/fil skapar en dokumentrad i ärendet.

  • Välj kategori, ev kommentar och klicka på Välj filer
  • Håll in Ctrl och markera flera filer

Notera! Funktionen finns även där allmänna dokument laddas upp, under fliken Rapporter och dokument.

Läs mer om att ladda upp dokument till ett ärende (rutin Admin).

Rapportinställningar för ärenden

Under fliken Rapportinställningar för ärenden så styr du vilka rapporter som används i vilka ärendetyper. Om inga parametrar anges, så gäller det aktuella avtalet för alla anställningsformer och alla avtal.

Läs mer om Rapportinställningar för ärenden (rutin Admin)

E-postmall för ärenden

E-postmallen är kopplad till flera ärendefunktioner. Genom att välja en ärendefunktion kan du skapa en ny e-postmall för aktuell ärendefunktion. E-postmallar för ärenden hanterar du via fliken E-postmall för ärenden under Ärendeadministration i rutinen Admin.

Läs mer om E-postmall för ärenden (rutin Admin)

Sökfunktion i Ärenden

Det finns möjlighet att använda avancerad sökfunktion i Pågående ärenden, Behandlade ärenden och Alla ärenden. Detta innebär att det går att spara frågor vilket kan vara till stor nytta för löneavdelningen för att t.ex. snabbt finna alla ärenden som är färdiga för att behandlas av lönekontoret.

Inställningar

Om du inte kan se Ärenden så beror det på att du inte har rätt rättigheter, denna inställning görs av systemförvaltaren i rutinen Admin under Behörigheter/Roller.

Widgeten Ärenden på portalsidan (Hem)

Söka och filtrera ärenden i portalsidan

I portalens widget Ärenden finns en sökfunktion där följande sökbegrepp finns:

  • Ärendenummer
  • Arbetstagarnummer eller Namn på den som ärendet gäller
  • Förfallodatum

Det finns också en filterfunktion för de som använder gruppärenden med vilken användaren kan sortera ut sina egna ärenden alternativt gruppärenden. 
Om användaren är gruppanvändare så visas gruppärenden (tillsammans med de ärenden som individens äger) i Ärenden här på portalsidan samt under avsnittet Pågående ärenden

Agera direkt på ärenden i portalsidan

Uppgifterna i widgeten Ärenden på portalsidan visar information om innehållet och du kan agera direkt på ärendet. Knappen Hantera öppnar de funktioner som krävs för att åtgärda ärendet. Det går också att titta på bifogade dokument, se ändringar i ärendet samt se kontaktuppgifter till den anställde. Det går också att öppna ärendet genom att klicka på rubriken för ärendet. 

Hantera och ändra detaljer i ett ärende

För att hantera förändringar, göra ändringar och i vissa fall lägga upp nytt ärende, så gör du det under Ändra uppgifter (steg för steg rutin Anställning)

Rutinen Ärenden

Rutinen Ärenden i menyn är en samlingssida som hjälper dig att snabbt se och komma åt ärenden som du antingen måste agera på, se de ärenden du har som är avslutade eller som är behandlade. Om du har behörighet, så kan du även se andras ärenden som då presenteras i fönstret.

Dina ärenden visas även som ärendekort på Portalsidan (Hem) i widgeten Ärenden.

Här kan du se:

  • Pågående ärenden - De ärenden som du på något sätt måste agera på

  • Behandlade ärenden - Alla dina avslutade och behandlade ärenden

  • Alla ärenden - Här ser du alla de ärenden du har behörighet att se vilket då även kan vara andra än dina ärenden.

Relaterad hjälp