Ärendehantering - Anställning

Alla ändringar av anställningsuppgifter görs i form av ärenden. Vilka ärenden du har tillgång till bestäms av vilka rättigheter som är inställda för din roll i administrationsverktyget. Alla ärenden samlas under Ärenden i menyn, varifrån du når dina pågående och behandlade ärenden.

Ärendefältet - knappar, länkar och ikoner

Ärendeinformation

När du klickar på länken Ärendeinformation så visas mer information (i ett popup-fönster) om det aktuella ärendet, det vill säga status på ärendet, grupptillhörighet, vem som skapat det, vem ärendet är tilldelat till, rapporteringsställe, händelser, datum och tid.

Informationen som visas hämtas från ärendekorten.

Lägg till kommentar

Fältet finns till för att du ska kunna lägga en kommentar som följer med ärendet, detta innebär att den roll som hanterar nästa steg i ärendets arbetsflöde ser din kommentar och kan agera på det.

Förfallodatum

Fältet kan användas om du vill sätta ett förfallodatum för det aktuella ärendet. 

Brådskande

Funktion som gör det möjligt att flagga ärenden som brådskande genom att du markerar detta i ärendehuvudet (genom att klicka i kryssrutan). I widgeten Ärenden på startsidan flaggas brådskande ärenden med en ikon, detsamma i ärenden/samtliga flikar. Brådskande ärenden sorteras högst upp i listan i widgeten på portalsidan.

Ändringar i ärendet

Du har möjlighet att se vilka förändringar som skett i ärendet, detta gör du via länken Ändringar i ärendet. Om du klickar du på länken så får du upp en dialogruta som visar vilka förändringar som skett. Klicka på länkarna för att visa/dölja informationen om respektive ändring. Du kan också visa/dölja alla ändringar.

Pågående/Nyligen avslutade ärenden

Denna länk ser du när du tittar på en anställning. Om du klickar du på länken så visas alla pågående ärenden för den valda anställningen samt alla ärenden som avslutats de senaste 14 dagarna. Den visar även de ärenden som gäller personen (Kontaktuppgifter) samt arbetstagaren (Bilförmån). Funktionen är ett stöd för chefer och andra användare, så att de inte av misstag lägger in samma ärende flera gånger. Därav är det också möjligt att öppna och titta på listan över ändringar i ärendet för de ärenden som listas. 

Avbryt

Om du angett felaktiga uppgifter så kan du, innan du sparar, klicka på Avbryt. Då tas de förändringarna du gjort efter den senaste gången du sparade bort. Uppgifter som redan är sparade finns kvar efter det att du klickat på Avbryt och sidan laddas om.

Spara

Genom att klicka på Spara så sparar du uppgifterna i databasen. Notera att ärendet inte skickas när du sparar. Ärendet skickas först vidare när du klickar på någon av knapparna under hantera ärende.

Notera! När du som medarbetare ska slutföra dina ärenden, så räcker det inte med att bara klicka Spara utan du måste även klicka på Slutför för att uppgifterna för Bankuppgifter och Kontaktuppgifter skall sparas.
Om du inte klickar Sluför, så visas en blå informationsruta som påminner dig om att slutföra ditt ärende.

Anställningsavtal

Via denna knapp kan du Skapa anställningsbevis. Tänk på att de fält du ska ange skiljer sig åt mellan de olika avtalen.

Ta bort

Om du klickar  på Ta bort så raderar du hela ärendet.

Vidarebefordra

Här kan du välja vem du vill vidarebefordra ärendet till. Notera att ärendet då blir tilldelat en annan användare men bibehåller sin status.

Godkänn och skicka

Här väljer du vem du vill skicka ärendet till. Ärendet godkänns i samma stund som det skickas. 

Attestera och skicka

Här väljer du vem du vill skicka ärendet till. Ärendet attesteras i samma stund som det skickas.

Slutför

När ärendet är komplett klickar du på Slutför vilket betyder att ärendet stängs och uppgifterna görs permanenta. Skulle vissa nödvändiga uppgifter saknas kan du inte slutföra ärendet och du meddelas vilka uppgifter som saknas.

Knappar, länkar och ikoner i flikar

Visa detaljer & Ändra

När du befinner dig i visningsläget kan du endast se information på de olika flikarna och för att se information i de olika detaljfönsterna klickar du på länken Visa detaljer.

För att komma åt och ändra uppgifter måste du befinna dig i redigeringsläget och när du befinner dig i detta läge står det istället Ändra på länkarna som tidigare var benämnda Visa detaljer.

Hämta personuppgifter

Genom att klicka på denna knapp så hämtar du automatiskt personuppgifter för den aktuella personen från Skattemyndigheten, via Navet. Knappen ser du i samband med nyanställning och adressändring.

Kopiera rader

Oavsett vilket ärende du arbetar med har du möjlighet att kopiera rader. Ska du till exempel lägga till en anhörig så klickar du på ikonen kopiera på den rad du vill kopiera uppgifterna från. När du klickar på ikonen så får du tillgång till fälten där du fyller i uppgifterna om den anhörige. När dy fyllt i dessa sparar du uppgifterna.

Radera och Återställa rader

Du kan ta bort en rad i ett ärende genom att klicka på ikonen för detta (x). Har du raderat en rad i ett ärende kan du återställa raden genom att klicka på ikonen för att återställa.Observera att denna möjlighet endast gäller för permanenta rader, detta innebär att rader du skapar själv och sedan tar bort, inte går att återställa.

Du kan endast återställa en rad som blivit raderad i det aktuella ärendet. Det finns alltså ingen möjlighet att återställa rader som raderats via andra ärenden. Om du raderar en rad i ett ärende och skickar det vidare till en annan användare i systemet så kan även den andra användaren återställa raden.

Visa anställningsinformation

Alla anställningar visas tillsammans med arbetsgivarnamn och företagsnummer i alla sammanhang där detta är relevant, vilket underlättar för verksamheter som har många arbetsgivare och det blir lättare att veta att det är rätt anställning som hanteras.

I vissa fall kan dessa fält vara dolda (via Skärmdesign av systemförvaltaren) i de fall som fälten inte är relevanta i en organisation eller för vissa roller. Notera dock att fälten fortfarande är sökbara via funktionen Avancerat urval.

Arbetsgivarnamn och nummer (företag/enhet) visas i de flesta ärenden. Undantag gäller för följande anställningsärenden:

  • Kontaktuppgifter – i ärendet visas inga arbetsgivaruppgifter eftersom ärendet handlar om personuppgifter. 
  • Byte av personnummer – som ovan 
  • Anställningsförfrågan - chef kan söka ut viss information om en anställd som chefen annars inte har behörighet till, samt begära att få den anställde flyttad till sig.

Anställningsärendets huvudfönster 

I ärendets huvudbild så visas arbetstagarnummer och anställningsnummer i det övre högra hörnet. I detta fönster visas även kommentarsfält, datumfält, samt knappar för att hantera information i ärendet.

Notera att för ärenden på arbetstagarnivå, exempelvis bilförmån, så finns inte anställningsnummer.  

För ärenden på personnivå, exempelvis kontaktuppgifter, så finns varken arbetstagarnummer eller anställningsnummer utan här visas endast arbetsgivare (då det bara finns en arbetstagare) Detta görs inte för arbetstagarnummer.

Om personen är anställd på flera företag och har flera arbetstagarnummer så visas inget av dem. 

Utökad sökfunktion i Ärenden

Det finns möjlighet att använda avancerad sökfunktion i Pågående ärenden, Behandlade ärenden och Alla ärenden. Detta innebär att det går att spara frågor, vilket kan vara till stor nytta för löneavdelningen för att t.ex. snabbt finna alla ärenden som är färdiga för att behandlas av lönekontoret.

Ärenden och e-postmeddelanden

När det sker händelser i ärenden som är konfigurerade att skicka e-postmeddelanden, så loggas dessa händelser numera i revisionsloggen. Om e-postsändning misslyckas så sparas meddelande på formatet: "Kunde inte skicka från {avsändaradress} till e-postadress {mottagaradress} i ärende med id {ärendeid}: {ämne}"

Om e-postsändning lyckas loggas det på formatet: "E-post skickat från {avsändaradress} till e-postadress {mottagaradress} i ärende med id {ärendeid}: {ämne}"

Om det:
- saknas konfigurering för avsändaradress eller om det saknas e-postmall för aktuell ärendehändelse loggas följande: Ingen e-postadress eller e-postmall för ärende med id {ärendeid}
- mottagaradress ingår inte i någon av de konfigurerade "säkra domäner" loggas det på följande format: E-post {mottagaradress} är inte inom en säker domän för ärende med id {ärendeid}

Loggposterna är åtkomliga i Admin via menyalternativet Admin/Systemloggar/Revisionslogg.

Rutinen Ärenden

Rutinen Ärenden i menyn är en samlingssida som hjälper dig att snabbt se och komma åt ärenden som du antingen måste agera på, se de ärenden du har som är avslutade eller som är behandlade. Om du har behörighet, så kan du även se andras ärenden som då presenteras i fönstret.

Dina ärenden visas även som ärendekort på Portalsidan (Hem) i widgeten Ärenden.

Här kan du se:

  • Pågående ärenden - De ärenden som du på något sätt måste agera på

  • Behandlade ärenden - Alla dina avslutade och behandlade ärenden

  • Alla ärenden - Här ser du alla de ärenden du har behörighet att se vilket då även kan vara andra än dina ärenden.

Relaterad hjälp