Ärendebehörighet - Ärendeadministration - Admin

I fönstret Ärendebehörighet/Rättigheter för ärende under Ärendeadministration i rutinen Admin administrerar du rollers rättigheter i en ärendetyps flöde (workflow). Systemet innehåller ett antal olika ärendetyper. Varje ärendetyp har en flödesdefinition bestående av ett antal statusar och händelser som en eller flera roller kan göra. Därigenom kan du ställa in flödet på det sätt som passar din organisations arbetssätt bäst.

Notera! Tillägg av statusar och händelser görs på databasnivå i flödets grundläggande definitioner, som en betald kundanpassning.

Filtrering sker på ärendetyp och roll, med möjlighet att välja flera roller.

Ärendetyp

I listan Ärendetyp väljer du vilken ärendetyp inställningarna i flödet ska gälla för. Gör du till exempel inställningar i flödet för Grundlön är det också dessa som kommer gälla när någon sedan gör en förändring i fönstret Grundlön, via ett ärende.

Välj roller till ärendetypen

Efter du har valt en Ärendetyp, så visas fältet Välj roller där du ser alla roller som kan kopplas till Ärendetypen. Du kan välja en eller flera roller för samma Ärendetyp.
Använd gärna Markera alla om du vill applicera samtliga roller på ärendetypen.

De roller som finns att välja på är de som är uppsatta i systemet.

Läs mer om Roller.

Handlingar i flödet

Handlingar i flödet är de saker som användaren får utföra när du har gett tillåtelse till detta. Följande handlingar finns i det flöde som ingår i systemet. Beroende på hur de kombineras med statusar och roller styrs vem som får göra vad i ärendeflödet.

Visa

Om Visa är ikryssad får den aktuella rollen titta på ärenden. Kombinerat med roll och status styr den vilka användare som får titta på ärenden när de flyttas mellan olika statusar.

Exempel :

Samtliga roller som ska göra något med ett ärende i en viss status måste ha Visa ikryssat på den statusen. Även om en användare inte har denna rättighet i en viss status kan användaren ändå se innehållet om denne varit inblandad i ärendet.

Spara

Om Spara är ikryssad får den aktuella rollen spara ändringar. Kombinerat med roll och status styr den vilken användare som får ändra innehållet i ärenden i dess olika statusar.

Exempel :

Samtliga roller som ska göra en ändring på ett ärende måste ha Spara ikryssad på den/de statusar där ändring görs.

Exempel 1. Om Spara är ikryssat i status Påbörjad för rollen Chef, innebär det att ärendet kan skapas och ändringarna sparas.

Exempel 2. Om Spara inte är ikryssad i status Attesterad för rollen Attesterande chef, betyder det att innehållet i ärendet inte kan ändras av 'farfar' utan endast attesteras. Måste innehållet ändras skickas det tillbaks till status Godkänd med Avvisa.

Ta bort

Om Ta bort är ikryssad får den aktuella rollen radera ärenden. Kombinerat med roll och status styr den vilken användare som får radera ett ärende och i vilken status det är tillåtet för rollen  att radera ärenden. 

Exempel:

Samtliga roller som skapar ärenden bör har rätt att ta bort ärenden ifall de gör fel.

Ex 1. Om Ta bort är ikryssad i status Påbörjad för rollen Chef, innebär det att ärendet kan raderas direkt när det skapats.

Ex 2. Om Ta bort är ikryssad i status Attesterad för rollen Attesterande chef, betyder det att ärendet kan raderas av ’farfar’ utan att skickas tillbaks till den chef som godkänt ärendet. Alternativt har ’farfar’ bara rätt till att Avvisa i status Godkänd, då får skaparen ta bort ärendet.

Skriv ut anställningsavtal

Rollen får se fliken Avtal och ta ut anställningsbevis i vald status.

Exempel:

Ex 1. Om Se fliken Anställningsavtal är ikryssad i status Godkänd för rollen Chef, innebär det att ärendet måste vara godkänt och sänt för attest av chefen själv innan avtalet kan tas ut
Ex 2. Om Se fliken Anställningsavtal är ikryssad i status Påbörjad för rollen Löneadministratör, innebär det att kontrakt kan tas ut innan ärendet har godkänts.
Ex 3. Om Se fliken Anställningsavtal är ikryssad i status Attesterad för rollen Chef, betyder det att ärendet måste vara 'farfars'-attesterat för att kunna tas ut av chefen.

Vidarebefordra

Rollen får skicka ärendet vidare till andra användare för till exempel komplettering eller kontroll, men ärendet står kvar på samma status, dock byts vem som är tilldelad. Det finns ingen funktion Avslå för denna handling men användaren kan alltid skicka tillbaka ärendet.

Exempel 1: Om Skicka vidare är ikryssad i status Påbörjad för rollerna Arbetsledare, Chef och Löneassistent, betyder det att ärendet skapas av arbetsledare, skickas vidare till löneassistent för komplettering av anställningsnummer och arbetstagarnummer, innan det skickas tillbaks till arbetsledaren som färdigställer och skickar vidare till chef för godkännande.

Exempel 2: Om Skicka vidare är ikryssad i status Attesterad för rollerna Chef och Attesterande chef, innebär det att ärendet attesteras och skickas till löneassistenten för slutförande men attesterande chef ’tar ärendet’ och skickar det vidare till Chefen för uttag av anställningsbevis som skriver ut och skickar ärendet vidare till löneassistenten för slutförande.

Godkänn och skicka

Rollen får godkänna ärendet (första godkännande) och skicka det för attest. Ändrar status på ärendet till Godkänd.

Exempel:

Om Godkänn och skicka är ikryssad i status Påbörjad för rollen Chef, innebär det att ärendet kan godkännas och skickas för attest.

Attestera och skicka

Rollen får attestera ärendet och skicka det för slutförande, vilket ändrar status på ärendet till Attesterad. Det finns möjlighet att styra olika attestgångar i ärenden med hjälp av roller. För en viss typ av ärenden så måste det vara flera personer som har rätt att attestera (t.ex. Ny anställning). Andra typer av ärenden t.ex. Ändra kontaktuppgifter, behöver normalt inte attesteras utan kan slutföras direkt av den som skapar ärendet.

Exempel: Om Attesteraoch skicka är ikryssad i status Godkänd för roll Attesterande chef, innebär det att ärendet kan attesteras och skickas för slutförande av attesterande chef.

Notera att Attestera och skicka INTE ska vara ikryssad i status Godkänd för rollen Chef, eftersom endast attesterande chef får attestera ärendet.

Måste kombineras med Avvisa i samma status så att ärendet kan skickas tillbaka till avsändaren.

Notera att det finns möjlighet att tillåta Attestera och skicka på status Attesterad för vissa ärendetyper.

Slutför

Rollen får slutföra ärendet, det vill säga godkänna för överföring till lön/Medvind. 

Exempel 1: Om Slutför är ikryssad i status Godkänd för rollen Löneadministratör, innebär det att ärendet måste vara attesterat för att kunna slutföras.

Exempel 2: Om Slutför är ikryssad i status Påbörjad för rollen Löneadministratör, betyder det att ärendet kan slutföras direkt när löneadministratör skapar det (betyder också att löneassistenter kan slutföra ALLA rollers ärenden som dom har tillgång till, oavsett det ärendets status).

Notera Detta måste kombineras med Avvisa i status Attesterad så att ärendet kan skickas tillbaks till attesterande chef för korrigering.

Avvisa

Rollen får avvisa ärenden. Att avvisa innebär att användaren skickar tillbaka ärendet till föregående status och tilldelar ärendet till den som skickade. Detta kan endast tillämpas för statusarna Godkänd och Attesterad. 

Exempel: Se ovan (Slutför).

Ärendetyper

För mer information och beskrivningar av alla ärendetyper, se avsnittet Ärenden och ärendetyper (rutin Anställning).

Relaterad hjälp