Ärendetyper i systemet - Ärenden och ärendetyper - Ärendehantering - Anställning

Nedan listas de ärendetyper som finns som standard i systemet.

Ärendetyp - Anställning

Skapa nya anställningar

När du skapar en ny anställning, oavsett typ, så kan du göra detta på 2 olika sätt:

  1. Skapa anställning från grunden.
  2. Skapa anställning för befintlig arbetstagare.

Eftersom processen i stort sett är densamma som när du skapar anställningen från grunden eller på en redan befintlig arbetstagare så kan du följa en och samma guide för respektive anställningstyp nedan.

Ny anställning från grunden och för arbetstagare

Utöver de två varianterna på skapa ny anställning ovan finns mer specifika ärendetyper för att skapa olika typer av anställningar. I alla fallen nedan gäller samma guide både för när du skapar anställningen från grunden och för en befintlig arbetstagare.

Ny allmän visstidsanställning - Timlön

Möjlighet att skapa en Ny allmän visstidsanställning med timlön. Ärendetypen är låst till att endast visa de anställningsformer som är av typen Allmän visstidsanställning samt löneformen Timlön och de Avtal/Kategorier som är kopplade till denna löneform.

Avsluta anställning

När du väljer ärendetypen Avsluta anställning så öppnas ett fönster där du kan ange ett slutdatum för anställningen. Precis som vid alla förändringar sker avslutandet via ett ärende. När anställningen är avslutad så kan du endast skapa ett nytt ärende på den avslutade anställningen om du har förhöjd behörighet för detta.

Läs mer om förhöjd behörighet under avsnittet Roller i rutin Admin

Upplägg av nytt ärende på en avslutad anställning

En varning visas när du skapar ett nytt ärende på en avslutad anställning, det vill säga när anställningens slutdatum har passerats. Detta gäller endast vid anställningsförändringar, inte om det handlar om en ny anställning. Varningen visas under hela processen när någon arbetar med ärendet, så att alla som är involverade ser att det är en avslutad anställning som ändringen gäller.

Ärendetyp - Dokument

Ärendet består av fliken Dokument, som fungerar exakt som i övriga ärenden och kan användas för att ladda upp dokument på anställnings- eller personnivå. Observera att det även i ärendet Bifoga dokument är möjligt att bifoga dokument utan att spara dem i den anställdes dokumentarkiv, vilket gör att dokumentet endast blir nåbart via ärendet. Detta är en konsekvens av att dokumentfliken i det nya ärendet är densamma som i övriga ärenden.

Du kan redigera två av fälten på ett bifogat dokument i ett pågående ärende. Dessa fält är Kommentar samt kryssrutan Spara i anställds dokumentarkiv.

Ärendetyp - LAS

Ärendet används för att hantera tidigare anställningstid, avstått konvertering, företrädesrätt samt utökad sysselsättningsgrad.
Ärendetypen heter LAS information.

Ärendetyp - Ändra anställning

När du ska ändra uppgifter gör du detta via ärenden. Nedan hittar du beskrivning till ärendetyper samt länkar till de steg för steg guider som finns att tillgå för respektive ärendetyp. 

Anställningsform

När du väljer ärendetypen Anställningsform skapar du ett ärende där du kan ta bort och lägga till nya anställningsformer.

Anställningsförändring

När du väljer ärendetypen Anställningsförändring kommer du åt och kan redigera uppgifter för den aktuella anställningen. Navigera mellan flikarna och gör de förändringar du önskar göra.

Arbetstidsregel

Denna ärendetyp används i de fall där integration sker med Medvind och finns för att möta behovet av att, i ärendehantering, ha olika statusgångar för de uppgifter till Medvind i respektive lönepåverkande uppgifter. Informationen är densamma som visas på fliken Medvind i Anställning.

Aktiviteter för att uppnå önskad effekt:

  1. Dölj fliken Medvind i ärendetyp Arbetstidsuppgifter. Sätt önskad statusgång i Ärendebehörighet. 
  2. Sätt upp önskad statusgång för Arbetstidsregel i Ärendebehörighet.   

Arbetstidsuppgifter

När du väljer ärendetypen Arbetstidsuppgifter kan du ändra uppgifter såsom lönepåverkande uppgifter, byte av sysselsättningsgrad och uppgifter till Medvind.

Avdelning/Rapporteringsställe

När du väljer ärendetypen Avdelning/Rapporteringsställe öppnas ett fönster med två flikar - Avdelning och Rapporteringsställe. Under Avdelning anger du uppgifter för Arbetsställe och Lönepåverkande uppgifter. Under Rapporteringsställe anger du uppgifter om just rapporteringsstället.

Avrop

När du väljer ärendetypen Avrop skapar du ett ärende där du kan anmäla ett nytt avrop, d.v.s. att inom en befintlig timanställning markera vilka perioder som individen arbetat respektive ej arbetat för en viss arbetstagare och anställningsform ska vara lika med Avrop. Vid skapandet av ett nytt avropsintervall blir automatiskt anställningstiden mellan de olika avropsintervallen upplagda med anställningsform Ej anställd.

Avsluta anställning

När du väljer ärendetypen Avsluta anställning så öppnas ett fönster där du kan ange ett slutdatum för anställningen. Precis som vid alla förändringar sker avslutandet via ett ärende. När anställningen är avslutad kan du inte skapa ett ärende för den aktuella anställningen.

Vid upplägg av nytt ärende på en avslutad anställning

En varning visas när du skapar ett nytt ärende på en avslutad anställning, det vill säga när Anställningens slutdatum har passerats. Detta gäller endast vid endast anställningsförändringar, inte om det handlar om en ny anställning. Varningen visas under hela tiden du arbetar med ärendet så att alla som är involverade ser att det är en avslutad anställning som ändringen gäller.

Avvikande kontering

När du väljer ärendetypen Avvikande kontering så öppnas ett fönster där du anger uppgifter för avvikelser i konteringen.

Bankkonto

Bankkonto innehåller endast bankuppgifter och kan sättas upp för alla medarbetare.

  • Kontouppgiftsvalidering finns.
  • Medarbetarroller kan konfigureras i ärendeflödet.
  • Ärendet delar inställningar för fältkonfiguration på bankuppgifter med ärendetyperna nyanställning och anställningsförändring.

Bisyssla

Ärendetypen Bisyssla används av medarbetaren för att rapportera sina bisysslor. Ärendet attesteras av en chef, HR eller annan roll. Ärendet består av sektionen Bisyssla grunduppgifter som innehåller fältet Policy godkänd och sektionen Bisyssla som innehåller rader med registrerade bisysslor.
Ärendet innehåller också fliken Dokument som gör det möjligt att koppla dokument till ärendet.

Förläng visstidsanställning

När du väljer ärendetypen Förläng visstidsanställning kommer du åt och kan ändra anställningens slutdatum. 

Fälten Vikarierar för och Orsak till vikariat, kan döljas i sektion  Förläng visstidsanställning. 

Fälten Anställd t.o.m, Avgångsorsak och Uppsägningsdatum kan döljas i sektionen Avsluta anställning. 

Avsluta anställning är gemensam med ärendet Anställningsform och de kan ändras specifikt i Skärmdesign för ärenden. 

Fälten under Förläng visstidsanställning kommer med när du klickar på knappen Ändringar i ärendet och du ser då vad som är ändrat.

Notera! Förläng visstidsanställning är endast tillgängliga om aktuell eller framtida anställningsformer är en allmän visstidsanställning eller ett vikariat.

Förmånsbil

När du väljer ärendetypen Bilförmån så får du tillgång till de fält där du anger uppgifter om förmånsbil nyttjas.

Import av anställning

Ärenden av ärendetypen Import av anställning, skapas när du i samband med en omorganisation flyttar flera anställda från ett rapporteringsställe till ett annat.
Läs mer om Organisationsförändring samt Massflytt av anställningar i avsnittet Behörighetsstruktur (rutin Admin).

Kontaktuppgifter

När du väljer ärendetypen Kontaktuppgifter så öppnas ett fönster där du kan uppdatera dina kontaktuppgifter, eventuell alternativ adress samt uppgifter till anhöriga.

Lön

När du väljer ärendetypen Lön så öppnas ett fönster där du kan ange uppgifter för en ny lön, exempelvis efter en löneförhandling.

Avdrag och tillägg

När du väljer ärendetypen Avdrag och tillägg så får du tillgång till fälten som styr vilka nettoavdrag som gäller.

När du lägger upp ett nytt avdrag eller tillägg på en anställd via ärende Avdrag och tillägg så sparas beloppet automatiskt som ett minusbelopp när det avser ett avdrag istället för ett tillägg (styrs via löneartens typkod i listan "Lönearter i anställning" som systemförvaltaren kommer åt via rutinen Underhåll klartexter. 

Om du väljer att ange ett antal istället för ett belopp i ärendet så sparas även detta som ett minusbelopp när ärendet avser ett avdrag istället för ett tillägg. Om du har haft en annan inställning än denna för att ange antal när du lägger upp nya avdrag och tillägg via ärende, så måste du se över löneartens á-prisformel i lön så att den anpassas till att antalet blir negativt istället för positivt. 

Nytt arvode

Ny ersättning - Arvodesmottagare

Arvodesmottagare skapas med ärendetypen Ny anställning i anställningsfönstret. När en redan existerande arvodesmottagare ska få ny ersättning utbetald så används ärendetypen Ny ersättning för att registrera nya arvoden.

Ny medverkande - Medverkande och Gage

En ny mottagare av gage skapas med ärendetypen Ny medverkande i fliken Gage. Denna ärendetyp är låst till att endast visas i denna flik och är därför inte tillgänglig i rutinen Anställning. Ärendetypen är dessutom låst till löneformen Gage och kan inte användas till någon annan typ av arvodesersättning eller för att registrera anställningar.

Stängning av ej påbörjad anställning

Ärendetyp som gör det möjligt för chefer att stänga en skapad anställning som aldrig påbörjats, så att lön inte kan betalas ut för den aktuella personen. Observera att denna ärendetyp endast är avsedd för anställningar som förts över till permanent status. Anställningar under temporär status tas bort via ärendetypen Ta bort ärendet.

Notera! Denna ärendetyp är endast avsedd för anställningar som slutförts och därmed finns i lönemodulen. Anställningar som ännu ej är slutförda hanteras genom att ärendet tas bort via knappen Ta bort inne i ärendet

Ändra personnummer

Ärendetypen Ändra personnummer gör det möjligt för chefer och HR- eller löneadministratörer att ändra person- och samordningsnummer (förutsatt att personnummer genererar arbetstagar-ID), på personer, utan att behöva skapa en ny anställning. Ärendet ändrar enbart det 12-ställiga personnummer som är relaterat till personen. I det fall personnummer även används som ID för arbetstagaren måste personnummerbytet kompletteras med en programkörning i lön. 

Om personnummerbytet görs p.g.a. felregistrering och lön ännu inte körts på någon anställning relaterad till arbetstagaren, används cobolprogrammet Byte arbetstagarid. Men om bytet t.ex. beror på att en anställd går från samordningsnummer till personnummer och lön körts på någon av arbetstagarens anställningar, används funktionen Byt arbetstagarid istället.

Om HR+ är konfigurerat att generera arbetstagarnummer utifrån personnummer, så kommer arbetstagarnummer att uppdateras per automatik då en persons personnummer ändras via ärende Ändra personnummer. Byte av arbetstagarnummer sker när ärendet slutförs. Ändringen slår igenom i anställningstabeller samt i alla de lönetabeller som omfattats av funktionen Byte arbtagid i rutinen Systemkörningar i windowsklienten. Denna funktion är nu obsolet och ersätts med den ovan beskrivna lösning.

Byte av Arbetstagar-ID vid ändring av personnummer

En påminnelse till löneadministratören varnar att arbetstagar-ID behöver bytas i samband med att personnummer ändras. Detta behövs bara när 10-ställigt personnummer används som arbetstagar-ID, så påminnelsen ska inte sättas upp för dig som använder löpnummer som arbetstagar-ID. Påminnelsen föregås av att en ärendetypen Byte av personnummer slutförs, och det är slutförandet av ärendet som triggar påminnelsen.

Övrig information

När du väljer ärendetypen Övrig information får du möjlighet att hantera fält för både Arbetstagare och Anställning. 3 typer av fält finns - Text-, Numeriska- och Datumfält.

Ärendetyp - Förfrågan om anställd

Anställningsförfrågan

Denna ärendetyp och dess relaterade sökfunktion innebär att en chef kan söka ut viss information om en anställd som chefen annars inte har behörighet till, samt begära att få den anställde flyttad till sig. Funktionerna ger alltså stöd i följande situationer: 

  • När chefen befinner sig i en pågående rekryteringsprocess och vill kunna kontakta den anställdes nuvarande chef för att till exempel göra referenstagning.
  • När chefen ska genomföra själva anställningen och vill skicka en begäran till nuvarande chef, om att få anställningen överflyttad till sig alternativt starta en ny anställning för denna person, i sin grupp.

Sökningen och dess resultat är avgränsad till den information som behövs för att chefen ska kunna hitta rätt personer att kontakta för t.ex. referenstagning, alternativt starta en anställningsförfrågan eller en helt ny anställning. 

Ärendetypen Anställningsförfrågan innehåller grundläggande uppgifter om den anställdes tänkta nya tjänst, t.ex. när denna börjar och var den är placerad. Den blivande chefen skickar anställningsförfrågningen till den anställdes nuvarande chef, som kan godkänna eller avslå ärendet. Ett godkännande innebär att nya ärenden skapas med automatik enligt följande logik:

  • Om båda anställningarna ligger i samma arbetsgivare skapas ett ärende av typen Byte av rapporteringsställe med en ny rad som har det startdatum och det rapporteringsställe som den blivande chefen angivit i sin förfrågan.
  • Om anställningarna ligger i samma arbetsgivare men vissa anställningsvillkor skiljer sig åt, t.ex. avtal/kategori så skapas ett nyanställningsärende.
  • Om anställningarna ligger i olika arbetsgivare skapas ett nyanställningsärende vilket också inkluderar en ny arbetstagare.

Använd ärendefunktionen Ta bort för att göra det möjligt att ta bort anställningsförfrågningar när de "fastnar" mellan två lägen.

Notera att systemförvaltaren måste aktivt ge behörighet till detta för att kunna använda funktionen.

Ärendetyp - Resa & utlägg

Delattest

Ärendetyp som hanterar att resor kan attesteras per kostnadsställe.

Reseförfrågan

Med denna ärendetyp så kan medarbetaren skapa en förfrågan om att få resa och sänder denna för godkännande till sin chef. Ett godkännande innebär att en ny reseräkning skapas baserat på de reseuppgifter (destination och datum) som ingår i förfrågan. Denna reseräkning kan medarbetaren i förväg komplettera med övrig information såsom utlägg för reskostnader. Dock kan medarbetaren inte skicka reseräkningen vidare förrän resans datum har passerat.

Reseräkning och Utlägg

Resor och utlägg hanteras via ärenden på samma sätt som anställningsuppgifter. Detta gör det möjligt att flexibelt styra i vilken ordning attest/granskning görs samt vilka uppgifter som utförs av de olika användarrollerna i systemet. Information om reseräkningar presenteras i portalens widget Ärenden via mail på samma sätt som anställningsärenden. Det är också möjligt att via Skärmdesign styra t.ex. synlighet på fält. Ärendetyper Reseräkning gäller för resa inom eller utanför Sverige. Ärendetypen Utlägg gäller endast utlägg.

Fria textfält i Grunduppgifter

Under Grunduppgifter för ärendetyperna Reseanmodan och Reseräkning så finns två stycken fria textfält; Ordernummer och Preliminär kostnad.

För att göra dessa fält synliga (aktiva), så gör du det under Admin/Arbetsgivarinställningar.

Ärendetyp - Lönerevision

Lönerevision, pottfördelning/pottunderlag

Här definieras vilka roller som ska ha behörighet till fliken Lönerevision, Pottfördelning under menypunkt Lönerevision. Samma princip gäller för listvalet Lönerevision, pottunderlag.

Vi rekommenderar att du inte lägger upp skrivrättigheter för läget Slutförd. Med andra ord att användarna inte ska kunna ändra några belopp efter att revisionsnivån har gått hela vägen till Slutförd. Det är också fördelaktigt att inte låta läget Godkänd inneha rättigheter att spara, utan att du konfigurerar så att användarna behöver backa i processen för att utföra ändringar.

När du har valt ärendetyp och roll så väljer du vilka behörigheter som ska användas för respektive ”läge” eller ”state” under menypunkten Lönerevision.

Ärendetyp - ATK-val

Funktionen avser att du som medarbetare skall kunna göra ditt ATK-val via ett ärende i webben. Det finns stöd för hämtning av saldon från ackar och formler samt återföring till transaktionsregistret. Det finns en påminnelse för hanteringen Du har ett val att genomföra.

Ärendet till för att i första hand hantera avtalen Skog- och Pappers.

Då dokumentationen kring ATK-val via ärenden är omfattande, så hänvisar vi till avsnittet för ATK-val i Payroll Automation för mer information.

Ärendetyp - Frivillig skatt

När du väljer ärendetypen Frivillig skatt får du möjlighet att registrera ett extra, frivilligt skatteavdrag. Ärendet påminner om Avdrag och tillägg men är förenklat och begränsat till en specifik löneart som är förvald av arbetsgivaren. Detta ärende kan hanteras av medarbetaren. För att ärendet ska fungera behöver löneart för frivillig skatt väljas i Arbetsgivarinställningar.

För att lägga till löneart för frivillig skatt:

1. Tabellverk: Lönearten måste finnas upplagd i rutinen Tabellverk under översikten Lönearter tabell 03

2. Underhåll klartexter: Lönearten måste därefter aktiveras för webben i rutinen Underhåll klartexter, under fönstret Lönearter i anställning.

3. Eftersom frivillig skatt är ett avdrag behöver lönearten ha värde:

  • Ja i kolumnen Avdrag

  • Ej grundlön i kolumnen Grundlön

När lönearten är korrekt upplagd och aktiverad i klienten kan du gå in i webbens admingränssnitt, välja Arbetsgivarinställningar och där ställa in lönearten så att den används automatiskt för ärendet Frivillig skatt.

I detta ärende gäller följande regler:

Nytt avdrag: Du kan bara skapa en ny rad per ärende. Du kan endast registrera startdatum framåt i tiden. Om det redan finns framtida rader inlagda måste det nya startdatumet ligga efter dessa.

Ersätt befintligt: Om du registrerar en ny rad och det redan finns en pågående dragning (utan slutdatum), kommer systemet automatiskt att sätta ett slutdatum på den tidigare raden. Den nya registreringen ersätter alltså den gamla från och med dagen innan det nya startdatumet.

Avsluta: Vill du avsluta ett pågående frivilligt skatteavdrag utan att ersätta det med ett nytt skapar du ett ärende, markerar den aktuella raden (som saknar slutdatum) och anger ett slutdatum.

Länk till översättningar

Den nya nyckeln för översättning av hjälptext heter:
Employment_SectionTitle_VoluntaryTax_SectionHelpText_RT

Relaterad hjälp

Anställningsuppgifter

När du väljer ärendetypen Anställningsuppgifter kommer du åt och kan redigera uppgifter för den aktuella anställningen. Navigera mellan flikarna och gör de förändringar du önskar göra.

I