Behörighetsstruktur - Användare och Behörigheter - Admin

Fliken Behörighetsstruktur i rutinen Admin, visar rapporteringshierarkin som ligger till grund för hur systemets roller kopplas samman med dess användare. Det är via behörighetsstrukturen som du skapar den struktur som gäller för din organisation och du har möjlighet att bygga strukturen på den verkliga rapporteringsstrukturen. 

På denna flik kan du:

  • Skapa nytt rapporteringsställe
  • Importera rapporteringsställe
  • Ändra rapporteringsställe
  • Ta bort rapporteringsställe
  • Göra massändring av anställds avdelning/rapporteringsställe

Rapporteringsställen

Behörighetsstrukturen består av rapporteringsställen där varje enskild grupp är kopplad till en chef. Då strukturen bygger på att varje enskild grupp är kopplad till en chef, så ska chefen inte vara kopplad mot den nod som denne skall attestera. Detta betyder att du har två val:

  • Lägg upp en attestnod ovanför gruppen som chefen tillhör och koppla chefen till den noden.
    eller
  • Koppla chefen direkt i en nod ovanför den grupp som chefen skall attestera.

Notera! Du kan tilldela en användare som ansvarig chef även om den inte har en giltig roll. En ikon visas framför användaren för att indikera att den ansvarige chefen är ogitlig.

Du kan spara ett rapporteringsställe med en ogiltig "Ansvarig chef". Ett meddelande om att chefen kommer att tas bort när du sparar visas vid fältet för Ansvarig chef.. Både nytt rapporteringsställe och ändring av ett rapporteringsställe fungerar på detta sätt.
En liten ikon (svart/vit) bredvid angiven chefs namn, indikerar att aktuell chef inte är giltig.

Rapporteringsställen skapas i webben och integreras ned till windowsklienten (integrationen sker en gång om dagen). I klienten kan du dock trigga igång en integration manuellt genom att starta uppdatering av grupper. 

Varje enskilt rapporteringsställe tillhör ett företag (företag/enhet). Det har en ansvarig chef men flera ledare kan vara behöriga till samma rapporteringsställe.

Koppla rapporteringsställen mot avdelningar

Rapporteringsställen kan kopplas mot avdelningar vilket tillför möjligheten att styra vilka avdelningar som en användare kan välja mellan när avdelning registreras på en anställd via ärenden i webben. Läs mer under Arbetsgivarinställningar.

Primära och andra valbara avdelningar/arbetsställen per rapporteringsställe.

Funktionen kan aktiveras för avdelning och/eller arbetsställe per arbetsgivare under Arbetsgivarinställningar. Kryssrutorna heter Begränsa val av avdelning respektive Begränsa val av arbetsställe.

Notera! att valet Begränsa val av avdelning inte är kompatibel med den äldre funktionen Filtrera avdelningar på koppling till rapporteringsställen. Om båda fälten är ikryssade så kommer den äldre funktionaliteten att användas medan den nya filtreringen ignoreras.

När de nya funktionerna är aktiva händer följande:

  • Dropdown-listan för val av arbetsställe innehåller endast de arbetsställen som har gjorts tillgängliga för det valda rapporteringsstället.
  • Det primära arbetsstället är valbart oavsett om det ingår i Ytterligare valbara arbetsställen i anställning eller ej.
  • Om varken primärt arbetsställe eller ytterligare valbara arbetsställen är konfigurerade för rapporteringsstället kommer inga arbetsställen att vara valbara.
  • Dropdown-listan för val av avdelning i Lönepåverkande uppgifter innehåller endast de avdelningar som har gjorts tillgängliga för det valda rapporteringsstället.
  • Den primära avdelningen är valbar oavsett om den ingår i Ytterligare valbara avdelningar i anställning eller ej.
  • Om varken primär avdelning eller ytterligare valbara avdelningar är konfigurerade för rapporteringsstället kommer inga avdelningar att vara valbara.

Följande händer oavsett om ovanstående funktioner är aktiva eller ej:

  • Arbetsställe sätts per automatik till det primära arbetsstället för det valda rapporteringsstället.
  • Avdelning sätts per automatik till den primära avdelningen för det valda rapporteringsstället då en rad skapas i Lönepåverkande uppgifter.

Visningen av kontodelar för en avdelning i redigeringsvyn för ett rapporteringsställe har flyttats till en egen popup och innehåller kontodelarna för samtliga valbara avdelningar för rapporteringsstället. Popup-rutan öppnas med den blå knappen med frågetecken. Motsvarande popup-ruta finns även för arbetsställen.

Alternativ behörighetsmodell i Resa & Utlägg 

Genom att koppla avdelningar till rapporteringsställen så stöds reserutinens alternativa behörighetsmodell. I denna modell används ärendets koddel 1 (kst) för att styra vilken eller vilka användare som skall attestera reseräkningen/utlägget.

För att hantera att det finns attestansvar som inte sammanfaller med den ordinarie behörighetsstrukturen så delar rapporteringsställen upp som anställningsbara eller enbart för användning i reseräkningsattest.

Det kostnadsställe som tillhör rapporteringsställets avdelning leder till den/de användare som har rätt till kostnadsstället och därmed (om användarens roll tillåter) också rätt att attestera reseärenden som är registrerade mot detta kostnadsställe.

Ett anställningsbart rapporteringsställen används i Anställning och ger som vanligt behörigheter i HR+ Webb. Ej anställningsbara rapporteringsställen visas inte i Anställning och ger ingen behörighet där (eller i andra formulär i webben) förutom i reseräkningen i det fall den alternativa attestmodellen används.  

I organisationsträdet och i Behörigheter visas ej anställningsbara rapporteringsställen med en avvikande ikon.

Notera att logiken för den alternativa behörighetsmodellen är hårt styrd mot koddel 1. Det är fortfarande möjligt att använda rapporteringsstället som behörighetsstyrande objekt om du inte vill koppla avdelningar mot rapporteringsställen alternativt om det finns ett annat upplägg i kodsträngen. 

Styrning av behörighetsmodell för reseräkning finns i Admin/Arbetsgivarinställningar. Att styrningen ligger på arbetsgivarnivå möjliggör olika behörighetsmodeller för olika arbetsgivare i installationen. I det fall samma behörighetsmodell används för alla arbetsgivare så används inställningen på 00-nivå.

Skapa nytt rapporteringsställe

Du kan skapa ett nytt rapporteringsställe genom att klicka på ikonen för detta.

Importera rapporteringsställe

Via knappen Importera kan du importera rapporteringsställen. Du kan även importera ett rapporteringsställe i direkt anslutning till ett överordnat rapporteringsställe, via ikonen som dyker upp när du klickar på den lilla pilen efter rapporteringsställets namn i strukturen.

När du importerar ett rapporteringsställe använder du en CSV-fil  med ';' som kolumnavgränsare, eller XML enligt schemat 'Groups' (Rapporteringsställen).

Filen måste innehålla en separat kolumn för Id respektive Parent-Id. Id väljer du själv (det har alltså ingenting med databas-id att göra), och genom att ange detta id som Parent-Id på en annan rad så blir denna rad ett barn till den med detta Id. I det här sammanhanget kan du tänka på Id som ett alias eller ett namn för en rad.

Notera att det nya formatet börjar med en header-rad där du själv definierar vilka kolumner du tänker ta med i filen, och i vilken ordning du tänker lägga dem. Resterande rader i filen kommer att tolkas som att de innehåller fält i exakt samma ordning som de har i headern.

Importordning: Id;ParentId;Description;EmployerCode;GroupManager;StartDate;EndDate;DepartmentId;TypeId

Id

Fältet Id är en "Radidentifierare" (metadata, används endast vid import). Fältet är frivilligt och vilket värde som helst kan anges (även null). Notera att fältet inte visas i någon del av den importerade gruppen.

ParentIid

Fältet Parent-Id är en "Förälderidentifierare" (metadata, används endast vid import). Fältet är frivilligt och vilket värde som helst kan anges (även null). Fältet identifierar den rad (om det finns någon) som ska användas som förälder för denna grupp. Notera att fältet inte visas i någon del av den importerade gruppen.

Description

Beskriver gruppen och är obligatorisk.

EmployerCode

Här anges Företags-ID, fältet är obligatoriskt.

GroupManager

Här anges personnummer, användarnamn, e-post eller "null". Om ett värde anges här görs en matchning för att kontrollera om användaren redan existerar i systemet. Matchningen görs mot följande information:

  • E-post (Användare)
  • Användarnamn (Användare)
  • Personnummer (Person)
  • E-postadress (Arbete)
  • E-postadress (Hem)

Om det gäller en uppdatering av en redan existerande grupp, och inga värden anges, så kommer inte gruppens "GroupManager" att modifieras.  

Notera att användaren som anges här måste ha rätt behörigheter/roller för att kunna vara manager för gruppen. Detta innebär att nya grupper som importeras på rotnivå inte kan ha en "GroupManager", eftersom nya grupper på rotnivå inte kommer att ärva några roller. Detta eftersom de inte har någon Föräldragrupp att ärva ifrån. Informationen är inte obligatorisk.

IsActive

Här anges om gruppen ska vara aktiv eller ej. Informationen är obligatorisk. Om importen rör en uppdatering av en befintlig grupp, och något värde ej är angett, så kommer inte den existerande gruppens Aktiv-status att påverkas.

Ändra rapporteringsställe

Du kan ändra arbetsgivare för ett rapporteringsställe, förutsatt att det inte finns någon post kopplad till rapporteringsstället.

Om en post är kopplad till rapporteringsstället kan du inte ändra arbetsgivare för rapporteringsstället. Om närmast ovanliggande rapporteringsställe har en arbetsgivare, gäller samma arbetsgivare även för det nya rapporteringsstället.

Om det ovanliggande rapporteringsstället inte har en arbetsgivare, kan du välja arbetsgivare för det nya rapporteringsstället via listan.

Om det finns anställningar kopplade till rapporteringsstället, så kan du endast ändra det ovanliggande rapporteringsstället, förutsatt att de båda grupperna har en och samma arbetsgivare.

Om du vill ändra inställningar så gör du detta via ikonen Ändra.

Ta bort rapporteringsställe

Du kan ta bort ett helt rapporteringsställe, för att göra detta klickar du på ikonen i anslutning till rapporteringsstället.

Tidsatt behörighetsstruktur

När du kopplar anställda till en grupp så anges from och tom-datum per automatik. Det innebär att kopplingen blir datumstyrd. Men när du kopplar en chef till en grupp anges inte datum, vilket i sin tur innebär att kopplingen inte blir datumstyrd.

Sök

Det finns en sökfunktion i behörighetsstrukturen som gör det möjligt för dig att söka på antingen datum eller historik.

Datum

Genom att ange ett specifikt datum så kan du få fram data som berättar hur behörighetsstrukturen såg ut just detta datum. Om du till exempel väljer ett datum fem månader tillbaka i tiden så kan du på ett snabbt och smidigt sätt ta reda på både vilka chefer och medarbetare som var kopplade till gruppen just detta datum för fem månader sedan.

Historik

Om du klickar i rutan så visas historik när du söker så visas alla anställda och chefer, oavsett datum.

Massflytt av anställningar - byta rapporteringsställe på flera samtidigt

Du kan genomföra en massflyttning på anställningar där du kan byta Rapporteringsställe, Arbetsställe och Avdelning på flera anställningar samtidigt. Detta sker inne under fliken Organisation i Admin. 

Du kan förbereda/genomföra en organisationsförändring genom att ha kunna massändra anställdas rapporteringsställe (och avdelning/arbetsställe) och arbetsställe från organisationsträdet.
Funktionen innebär att när en ny organisation är skapad/upplagd så ska du som Löneadministratör (direkt från organisationen) kunna:

  1. Göra urval (ett eller flera rapporteringsställen, en eller flera anställningar)
  2. Lägga upp en ny rad i rapporteringsställe och lönepåverkande (för avdelningsbyte) samt uppdatera arbetsställe via samma typ av funktionalitet som finns i ärendetypen Avdelning/rapporteringsställe (via PersonImport-case), manuella StartDate/EndDate.
  3. Kunna sätta ett slutdatum på befintlig/-a rad/er i de anställdas rapporteringsställekoppling

Flytt av anställda från ett rapporteringsställe till ett annat

Du kan flytta upp till 500 personer från ett rapporteringsställe till ett annat. Flytten utförs här i rutinen Behörighetsstuktur.

Förberedelse av Systemförvaltaren

För att kunna använda massflytt under Organisation i rutinen Admin så måste en ändringar göras i databasen. Det som behöver ändras i tabellen är 
ServiceBusConfigurations där du måste ändra nyckeln ”PersonImport” så att SenderKeyname = Sender och ListenerKeyname = Listener.

Historik för Ansvarig chef

Det finns historik på ansvarig chef för rapporteringsställen och ändringar som görs slår in samma dag som ändringen görs (historiken sparas för eventuella ändringar som gjorts).

Du kan se historiken under Admin / Användare och Behörighet / Behörighetsstruktur i dialogen för vardera rapporteringsställe genom att klicka på det lilla frågetecknet vid den rubriken.

Historik för ansvarig chef i Medvind

I Organisationsintegrationen (exporten av rapporteringsställen till Medvind) så kommer Ansvarig chef att periodiseras med hjälp av denna historik, vilket innebär att attestbehörighet i Medvind kommer att uppdateras till korrekta värden. Om du gör flera ändringar på ansvarig chef för samma rapporteringsställe på samma dag, så är det den sista ändringen som räknas och kommer att skickas till Medvind.

Om du använder dig av generationer för organisation, så finns historiken separat för rapporteringsställen i vardera generation.

Relaterad hjälp