Aktuell produkt
Generationshantering av organisation - Behörighetsstruktur - Användare och Behörigheter - Admin
HR+ som master för organisation i Medvind
Det finns möjlighet att använda HR+ behörighetsträd som master för Medvinds organisation. Om denna funktion skall tas i drift krävs en uppgradering av Medvind samt ett konverteringsarbete av befintlig organisation i Medvind.
För styrning av integrationsobjekt för organisation i Medvind så finns en grupp av parametrar som innehåller inställningar för integrationen, detta gör du under Admin/Inställningar/Parametrar under avsnittet Integrationsinställningar Medvind.
Generationshantering i behörighetsstrukturen
Generationshanteringen används för att hantera organisationsförändringar över tid. I trädets grundutförande görs alla ändringar i realtid, d.v.s. det går inte att göra en framtida omorganisation som innebär flytt av ett rapporteringsställe till ett annat överordnat rapporteringsställe. Det går inte heller att ändra avdelning eller ansvarig chef utan att det får en effekt direkt.
När ändringar istället görs inom en ny generation så ligger den ursprungliga generationens uppgifter kvar opåverkade och ändringen får inte effekt förrän datumet för ändringen inträffar. Ansvarig chef måste uppdateras i de olika generationerna när du slagit på generationshantering. Om du vill ändra på ett rapporteringsställe så måste du ändra i båda/alla generationer.
Arbeta med generationer
För att kunna arbeta med generationshantering måste en flagga slås på i databasens Customer settings. När denna slagits på så går det att bygga generationer i HR+ behörighetsstruktur. Utan flaggan fungerar systemet precis som tidigare, med undantag för visningen av ett par nya fält som alltid syns oavsett om generationer används eller ej.
Det första fältet är rubriken som utgörs av generationens namn.
När du klickar på namnet så visas fältet för val av generationer. När generationshantering används så kan du välja mellan olika generationer, annars visas bara originalgenerationen.
Funktionerna Lägg till, Importera, Publicera, Export och Filter är också alltid synliga.
Det finns några tillägg i fillayouten för csv-filen som används för import, för att hantera fält som tidigare saknats i filen. Filter visar de urvalsfält som tidigare alltid var synliga. Förutom Lägg till och Importera så finns funktionerna:
- Publicera - Används för att aktivera generationer samt sänder ut hela generationen på servicebussen.
- Export - Exporterar trädet till csv-fil som kan bearbetas i t.ex. Excel och importeras med importfunktionen.
Exportfunktionen är tänkt att underlätta vid användning av importfunktionen, då filen nu skapas med korrekt filformat och du behöver bara komplettera med ny eller ändrad data innan import.
Skapa och aktivera nya generationer
För att slippa bygga strukturen från början så utgår Visma alltid från en befintlig generation, som kopieras med funktionen Kopiera till en ny generation. För den nya generationen föreslår HR+ ett fr.o.m. datum några månader framåt i tiden samt ett namn baserat på generationen du utgår ifrån. Du kan ändra dessa som du vill.
Generationer skapas alltid som inaktiva. Inaktiva generationer är preliminära och aktiveras aldrig med automatik. Detta innebär att du kan arbeta ostört med en ny generation utan att riskera att denna får effekt i HR+ eller Medvind.
För att aktivera en generation måste den först publiceras via funktionen Publicera. Generationen kommer sedan att träda i kraft när dess startdatum inträffar.
Fältvärden på rapporteringsstället, vissa hanteras i realtid, andra i generationshanteringen
Med generationshanteringen delas informationen i rapporteringsstället i två grupper. Det finns uppgifter som alltid uppdateras i realtid, med eller utan generationshantering, samt uppgifter som uppdateras per generation.
Fälten i kolumnen Egenskaper hanteras i realtid. Om ett värde ändras i dessa fält så slår det igenom direkt i alla generationer som rapporteringsstället ingår i.
Fälten i kolumnen Generationer kan ha olika värden i olika generationer, när generationshanteringen används. Utan generationshanteringen ändras dessa i realtid.
Om du ändrar värden i generationskolumnen, utan att skapa en ny generation, så slår ändringen igenom direkt i den valda generationen och kommande generationer OM dessa värden inte ändrats specifikt i en kommande generation.
Det finns ett antal nya fält i rapporteringsställe:
- Förkortning - 12 tecken. Värde som visas som namn på rapporteringsstället i Medvind
- Sorteringsordning - ange heltal upp till 10 tecken. (Används i Medvinds organisation).
- ExternId - ett fält som används för integrationer inklusive Medvind. Vid integration till Medvind ska du endast ange 12 tecken. Integrationen kapar till 12 tecken i det fall värdet är längre än så.
Lägga till/koppla rapporteringsställen
När du ska bygga ut trädet så kan du skapa helt nya rapporteringsställen som börjar gälla när generationen aktiveras. För att skapa nya rapporteringsställen så gör du som vanligt. Skillnaden är endast att, om generationshantering används, måste du välja vilken generation som rapporteringsstället skall läggas till i.
Du kan också koppla in rapporteringsställen som redan finns, men som inte ingår i just den generation du arbetar med. Dessa rapporteringsställen har alltså skapats i någon annan generation, men kopplats bort under vägens gång och ingår därför inte längre i den generation som du arbetar med just nu.
Om du vill koppla in ett befintligt rapporteringsställe så skapar du ett nytt rapporteringsställe precis som tidigare, men väljer ett befintligt rapporteringsställe i fältet Ej kopplade rapporteringsställen. Detta fält är endast synligt när generationshanteringen är påslagen.
När du valt rapporteringsställe så fylls fälten under Egenskaper i med existerande värden - om dessa registrerats när rapporteringsstället skapades från början.
Spara behörighet på inaktiva grupper
Om systemet är konfigurerat för att stödja flera generationer av organisationsträdet så kan det finnas rapporteringsställen som inte ingår i den innevarande generationen. Raden Inaktiva grupper har som enda funktion att samla de rapporteringsställen som inte ingår i innevarande generation av organisationsträdet, och är inte ett rapporteringsställe i sig själv.
Ta bort/koppla loss rapporteringsställen
Om du vill ta bort ett rapporteringsställe från en generation fäller du ut raden med åtgärdsikoner och väljer krysset = ta bort eller ikonen för Koppla loss.
Valet Ta bort kan du bara använda för rapporteringsställen som inte används någonstans. Koppla loss kan du använda även om t.ex. anställningar finns kopplade till rapporteringsstället. När du kopplar loss ett rapporteringsställe tas den bort ur generationen och kan inte längre väljas i någon lista, d,v,s, det kan inte längre bemannas eller tilldelas behörigheter. Du kan också använda giltigt t.o.m. som tidigare.
Ta bort generationer
Du kan ta bort en publicerad generation så länge den inte aktiverats, d.v.s. då startdatum har inträffat. Om den aldrig är publicerad så kan den tas bort när som helst, oavsett startdatum. När startdatum inträffat kan den inte längre tas bort. Du kan inte ersätta en felaktig generation med en annan med samma startdatum utan du måste korrigera generationen genom att ändra i den alternativt skapa en ny generation med nästa dag som startdatum.
När kan du arbeta i innevarande generation och när bör du skapa en ny
Utan generationshantering arbetar du alltid i innevarande generation. Det betyder att alla ändringar alltid slår igenom i realtid.
När du arbetar med generationshanteringen behöver du välja om du ska ändra i den aktuella generationen, skapa en ny generation eller ändra i en (redan skapad) framtida generation. Du kan aldrig ändra i historiska generationer, d.v.s. sådana som har varit aktiva.
Befintlig generation
- När ändringen avser något värde i kolumnen Egenskaper
- När du lägger till ett värde i ett tomt fält under rubriken Generationer
- När du vill göra en ändring i fält under rubriken Generationer som ska slå igenom direkt
Ny generation
- När du ska flytta rapporteringsställen i trädet, d.v.s. när rapporteringsställen byter överordnat rapporteringsställe
- När rapporteringsstället byter Avdelningskoppling och du vill följa denna historik
- När rapporteringsstället byter Ansvarig chef och du vill följa denna historik
Uppdatering av organisationsdata på servicebussen
Servicebusintegrationen har kompletterats med ett meddelande till Medvind avseende organisation så att HR+ kan vara master (huvudsystem) för organisationen i Medvind.
Data från behörighetsstrukturen publiceras till servicebussen på två olika sätt:
- När generationen publiceras.
a.) När du första gången publicerar skapas ett nytt meddelande på servicebussen som innehåller alla uppgifter.
b). Du kan också återpublicera, genom att klicka på Publicera igen. D.v.s. publicera är inte bara ett sätt att säga att en generation är färdig och kan träda i kraft, utan kan användas varje gång det finns behov av att skapa ett nytt meddelande på servicebussen som t.ex. vid uppstart av funktionen, då testdata ska rensas och organisationen ska byggas upp på nytt inför igångsättandet - Varje gång en ändring görs i ett fält i rapporteringsstället publiceras själva ändringen på servicebussen.
