Gruppanvändare - Användare och Behörigheter - Admin

Genom att skapa gruppanvändare så underlättas arbetet för de som har delat ansvar för ärenden i systemet. Ärenden tilldelas en gruppanvändare istället för individuella användare, vilket ger alla personer som är kopplade till gruppanvändaren tillgång till alla ärenden i gruppen.

Exempel på grupp kan vara t.ex. "Personalavdelningen". Du skapar en gruppanvändare på samma sätt som för en individuell användare med den skillnaden att du markerar kryssrutan Gruppanvändare istället. 

Gruppanvändare tilldelas roller och behörigheter på samma sätta som andra användare i Behörigheter i rutinen Admin. Till gruppen kan sedan en gemensam e-postadress läggas till, som alla användare har tillgång till. 
De behörigheter och ärenderättigheter som tilldelas gruppanvändaren ges automatiskt till de individer som koppas till gruppanvändaren.

Skapa gruppanvändare

Du skapar en gruppanvändare genom att klicka på ikonen Skapa användare på samma sätt som när du skapar en individuell användare. Klicka sedan i kryssrutan Gruppanvändare i samma fönster. Se steg för steg för mer detaljerad information.

Koppla individer till gruppanvändare

Personer kopplas till en eller flera gruppanvändare i Användare i rutinen Admin. När en individuell användare kopplas till en gruppanvändare, så ärver individen gruppanvändarens behörigheter och ärenderättigheter.

Notera att alla användare fortfarande loggar in med sin individuella användare.

Du tilldelar och kopplar roller och behörigheter för gruppanvändare på samma sätt som för individuella användare.

Roller som ärvs in från gruppanvändare kommer att inkludera både namn och roll i listan.

Notera! Du kan hantera (se och ta bort) användare som är kopplade till en gruppanvändare. Du får också en bekräftelsedialog om att kopplingen mellan användare och gruppanvändaren kommer plockas bort om du fortsätter processen.

Skicka ärenden till gruppanvändare

Det går att skicka till användargruppen eller till en enskild individ i användargruppen. Om ärendet skickas till gruppanvändaren så kommer ärendet att tilldelas gruppen. Om ärendet istället skickas till individen, så blir denne automatiskt ansvarig för ärendet. 

När du skall hantera ärenden och vill skicka ärendet vidare, så visas alla gruppanvändare i en lista.

Att arbeta med gruppärenden

Alla gruppärenden visas i portalens widget (första sida) under rubriken Ärenden samt i Pågående ärenden och gruppärendet visas för alla individer som tillhör gruppen. 

Du har möjlighet att använda gruppärenden två olika arbetssätt:

Båda arbetssätten börjar med att ett nytt ärende tilldelas en gruppanvändare och gruppen får information via e-post som gått till den gemensamma inkorgen.

  • Arbetssätt 1
    1. En person i gruppen tar hand om ärendet (personen klickar på Ta ärende under knappen Hantera)
    2. Ärendet flyttas till denne person som då blir ansvarig för ärendet.
    3. Personen hanterar ärendet och sätts som ansvarig.
  • Arbetssätt 2:
    1. En person i gruppen hanterar ärendet direkt (personen gör alltså inget aktivt val under knappen Hantera)
    2. Ärendet ligger kvar på gruppanvändaren som då fortfarande är ansvarig för ärendet
    3. Personen hanterar ärendet och gruppanvändaren ligger kvar som ansvarig

Relaterad hjälp