Reseförfrågan - Resa & Utlägg

Med ärendet Reseförfrågan så skapar medarbetaren en förfrågan om att få resa och sänder denna för godkännande till sin chef. Ett godkännande innebär att en ny reseräkning skapas baserat på de reseuppgifter (destination och datum) som ingår i förfrågan. Denna reseräkning kan medarbetaren i förväg komplettera med övrig information såsom utlägg för reskostnader. Dock kan medarbetaren inte skicka reseräkningen vidare förrän resans datum har passerat.

Skapa reseförfrågan

Arbetsflödet för rutinen Reseförfrågan fungerar likadant som motsvarande steg i Resa.

En reseförfrågan ses alltså som en förfrågan till närmaste chef om resan är befogad. En reseförfrågan blir ett nytt ärende som innehåller samma steg 1 och steg 2 som från en vanlig reseräkningsregistrering. Det som skiljer en reseförfrågan från en ordinarie registrering av resa är att det finns ett utökat beskrivningsfält varför personen vill göra resan. 

Medarbetaren

Medarbetaren skapar sin reseförfrågan via Mina resor och utlägg. Ärendet är alltså en delmängd av befintliga reseräkning och fungerar på samma sätt med undantag för ett beskrivningsfält som är unikt för reseförfrågan och används för att motivera resan. 

Medarbetaren kan i förväg komplettera reseräkningen med information om det finns sådan. Detta kan ske innan resedatumen passerat, men reseräkningen kan inte slutföras förrän resans datum har passerat. När resan är genomförd hanteras den som övriga reseräkningar och skickas in i attestkedjan för att slutligen betalas ut till medarbetaren.

När steg 1 och 2 är ifyllt och användaren klickat på Spara och fortsätt så kommer steg 2 att döljas och visas knappen Hantera. Där väljer medarbetaren att skicka förfrågan för godkännande.
När förfrågan har skickats, så följer den samma logik som övriga ärenden enligt Ärenderättigheterna.

Chef

Chefen ser förfrågan som ett ärendekort i sin portal samt i Resa och Utlägg -> Resor och Utlägg att hantera. Genom att öppna ärendet ser chefen hela förfrågningsunderlaget och kan hantera reseförfrågan ifrån denna vy. Ärendet Reseförfrågan får alltså ett eget ärendekort med namn på den berörda arbetstagaren, resans syfte och det aktuella datumspannet.

Efter godkännande skapas reseräkningen och tilldelas medarbetaren som når reseräkningen via Ärenden i portalen eller via resrutinen.

När ärendet har slutförs. kommer informationen från förfrågan att kopieras in i ett nytt reseräkningsärende, som tilldelas den som skapade förfrågan. Notera att detta inte behöver vara den som resan gäller. Den person som skapade förfrågan blir den som sätts som Tilldelad på den skapade reseräkningen.

För systemförvaltaren

Grunddatauppsättningen görs i Ärendeadministration. 

Eftersom det är användaren som godkänner reseförfrågan (oftast en chef) och skapar den efterföljande reseräkningen så måste ärenderättigheter för att skapa nya reseräkningar också finnas för dessa användare. 

Reseräkningen kommer alltså att vara skapad av den som godkänt reseförfrågan, d.v.s. chefen. Reseräkningen kommer dock att tilldelas den som skapat reseförfrågan, d.v.s Medarbetaren (den anställde).

Ordernummer och preliminär kostnad - fria textfält

Aktivera dessa fria textfält under Admin/Arbetsgivarinställningar samt läs mer under Ärendetyp /Resa & utlägg

Skapa flera resor med överlappande datum

Det finns möjligt att skapa flera resor med överlappande datum om du gör det via reseförfrågan:

  • Skapa två stycken reseförfrågningar som innefattar samma datum eller där datumen överlappar det andra ärendet.
  • Skicka sedan dessa till en användare som kan slutföra förfrågningarna.
  • Skapa sedan reseärenden från de reseförfrågningarna.
  • Skicka dem till en användare med rättighet att slutföra ärendena.
  • Efter detta är gjort så kan du slutföra båda ärendena.

Relaterad hjälp