Påminnelseinställningar - Inställningar - Admin

På fliken Påminnelseinställningar i rutinen Admin under menyn Inställningar så kan du sätta upp parametrering samt administrera och aktivera olika påminnelser. Det finns ca 40 mallar för påminnelser, dessa kan du använda för att skapa en påminnelse med egen konfigurering. Påminnelser körs inte alls förrän du har satt dem som "aktiva".

Det finns ett antal påminnelser som är skapade (och aktiva) från början, dessa kan du konfigurera och/eller inaktivera. Du kan alltså själv lägga till och ta bort påminnelser som lämpar sig bäst för din organisation.

I de flesta påminnelser som finns i systemet, så har du möjlighet att rollstyra vilka som skall få påminnelsen. Om ingen roll sätts, så är det heller ingen som får påminnelsen.

Allmänt om sidans funktioner för påminnelser

När du kommer direkt in på sidan Påminnelseinställningar så visas endast aktiva påminnelser. Om du vill se Alla påminnelser så använder du knappen Visa alla påminnelser som finns i sidhuvudet.

Påminnelserna är sorterade i bokstavsordning via fältet Namn men det går att sortera i den ordning du själv önskar.

Skapa egna cron-uttryck

För att skapa så kallade Cron-uttryck, vilka sedan ska läggas i någon form av schemaläggning av exempelvis en rapport eller en körning som ska äga rum, så måste du ha skapat uttrycket. Du kan skapa enklare cron-uttryck själv i HR-plus 8, utan att behöva gå till den externa sidan. Detta gör du via knappen Skapa.

Se steg-för-steg under punkt 6 hur du skapar cron-uttryck

I sidhuvudet finns följande funktionalitet:

Plus-knappen används för att registrera en ny påminnelse.

På/Av-knappen används för att starta om tjänsten. Att starta om tjänsten innebär att AppService får en signal att den ska läsa in alla påminnelser igen. Om inget har ändrats så märker du ingen skillnad, men om t.ex. ett cronuttryck har ändrats så är det dom nya som gäller.

Varje gång som du har editerat en påminnelse så måste du starta om den för att de nya förutsättningarna ska gälla - detta steg påverkar inte befintliga påminnelser. Det kan dock ske en viss fördröjning, så om du samtidigt har en påminnelse som körs mer sällan och som precis skulle ha triggats att tiden hinner passera innan AppService:en är igång igen.

Påminnelser som har körts skickas inte om igen såvida inte de nya förutsättningarna i påminnelsen påverkar utfallet.

Det finns flera stycken symboler för Påminnelser:

Symbolen Soptunnan används för att ta bort en påminnelse.

De två dokumentsymbolerna används för att kopiera en befintlig påminnelse i syfte att göra flera påminnelser med olika konfigurationer. Det skapas då upp en påminnelse till med namnet “Kopia av XXX”. Från början ligger en kopia som "Aktiv" för att du ska kunna hitta den lättare. Vid uppdatering (refresh) av sidan så försvinner den från sorteringen av "Aktiva" då den som standard skapas upp som inaktiv.

Olika sätt att spåra skickade påminnelse:

Symbolen Anteckningsblocket visar loggar baserat på händelse, det vill säga påminnelsemeddelandet.

Om du klickar på ett meddelande (en rad) så kan du se vilka som är mottagare för detta utskick. Exempelvis kan du se vilka som är mottagare för just denna “Födelsedagspåminnelsen”.

Symbolerna Brev och Skärm indikerar via vilka kanaler som har använts och färgsättningen visar på om det skickats respektive inte. Om en påminnelse endast skickas till portalen så visas bara skärmsymbolen. Om en påminnelse endast skickas via e-post så visas Brevsymbolen.

• grön färg visar på lyckat utskick
• röd färg visar på misslyckat utskick
• gul färg visar på att påminnelsen ligger i kö för utskick.

Symbolen Gubben visar vilka som är mottagare för den skickade påminnelsen.

Om du klickar på en mottagare (en rad) så kan du se vilka meddelande personen har fått för denna påminnelse. Exempelvis så kan du se hur många “Födelsedagspåminnelser” Kalle har fått.

Symbolen Suddgummi används för att ta bort tidigare utskick för att kunna testa att skicka om påminnelserna igen (till samma population).

Vid rensning av utskick får du alltid en kontrollfråga.

Klicka på en rad för att expandera påminnelsedetaljer och/eller för att editera en befintlig påminnelse.

För att aktivera en påminnelse så sätter du den till Aktiv i översikten. Om detta inte sker, så kommer påminnelsen visas under Visa alla påminnelser efter omladdning av sidan.

Läs mer under varje avsnitt nedan.

Beskrivning av rubrikerna i sidhuvudet:

Namn = visar vilken påminnelse det gäller

Typ = en kort beskrivning av påminnelsen och vad den innebär

Aktiv = grön bock indikerar att påminnelsen är aktiv.

Senast körd visar det datum som en påminnelse senaste kördes. Om det inte finns något datum så har inte påminnelsen körts alls.

Roller = Visar vilken eller vilka roller som är mottagare av påminnelsen (definieras via existerande rollstyrning)

Skicka till ansvarig chef= om du har valt att skicka en på påminnelse till närmaste ansvariga chef, så kommer en påminnelse att skickas till denne för det rapporteringsställe som den anställde har en giltig koppling till och visas i den här kolumnen som en grön checkbox.

Skicka till arbetstagare = om påminnelsen har skickats till arbetstagaren, så visas det i den här kolumnen som en grön checkbox.

Kanaler = vilken typ av metod som använts för att skicka påminnelsen (t.ex. via e-post, via portalen etc.)

Ny påminnelse

Registrering av ny påminnelse sker via Plus-knappen. Du får då upp en ny vy för registrering. Namnet är obligatoriskt att fylla i innan du kan spara den nya påminnelsen. Alla nya påminnelser är inaktiva från början.

Beskrivning

Här anger du vilken typ av påminnelse som ska skapas. Välj i listrutan på alla standardpåminnelser som finns listade i systemet. Du kan inte ändra en beskrivning på en befintlig påminnelse.

Aktiv

För att aktivera en påminnelse så sätter du den till Aktiv i översikten. Om detta inte sker, så kommer påminnelsen visas under Visa alla påminnelser efter omladdning av sidan.

Påminnelse

Här "döper" du påminnelsen så att du på ett smidigt sätt kan särskilja den från övriga påminnelser.

Schema

I fältet för schema anger du aktuellt schema i CRON-format.

Du kan använda webbsidan www.cronmaker.com för att skapa dina schemauttryck.

Roller

Det är möjligt att välja fler än en roll för varje påminnelse, vilket innebär att du exempelvis kan skapa en och samma påminnelse för chef och HR-expert. Här kan du även kryssa för om du vill att påminnelsen ska skickas till den arbetstagare det berör.

E-post

Här anger du e-postmottagare för påminnelsen. Om du vill lägga till fler än en så kan du göra detta genom att separera e-postadresserna med semikolon (;). Med funktionen kan du skicka påminnelser till enskilda mottagare.

In-parameter

Fältet In-parameter indikerar t.ex. antal dagar innan en påminnelse skall skickas. Om du t.ex. anger 15 kommer en påminnelse att skickas ut 15 dagar före det att händelsen ska ha åtgärdats.

För speciella inparametrar till vissa påminnelser, se avsnittet Standardpåminnelser

Påminnelse

Under Händelse lägger du den URL som tar användaren till sidan där påminnelsen ska hanteras. Om du vill att påminnelsen ska öppnas i ett nytt fönster så kryssar du i det valet. Här anges även titel på händelsen.

Kanaler

Under Kanaler ställer du in om påminnelsen ska skickas via e-post eller visas på startsidan i boxen Mina händelser(rutin Hem) Här finns också möjlighet att forma e-postmallar för utskick via e-post. Detsamma gäller för om påminnelsen ska visas i boxen på startsidan.

Du skapar en mall genom att klicka på länkarna ovanför de två boxarna E-postmall och Meddelandemall för startsida. På så sätt väljer du de värden som ska med i mallen. Sedan skriver du resten av meddelandet själv - enligt principen Rapport {RapportID} att granska, {Totalt} SEK, {Namn}.

Se avsnittet ovan för färgsymbolerna och deras betydelse.

Skicka påminnelser till specifik e-postadress

För att göra påminnelsefunktionen ännu mer flexibel, så kan du att i ett nytt fält (e-post) ange en e-postadress direkt för påminnelsen. Därigenom kan du t.ex. ange en gemensam e-postadress för en löneinkorg eller en inkorg för utbildningsadministratörer,som bara gäller för den aktuella påminnelsen.

Starta om tjänsten

För att dina ändringar ska slå igenom i systemet och börja gälla måste du klicka på knappen Starta om tjänsten.

När du klickar på knappen Starta om tjänsten, så kommer påminnelser som är igång, men som stängts av, att stoppas. Detta för att undvika att påminnelser som har inaktiveras ändå rullas vidare.

Ta bort påminnelse

Om du vill ta bort en påminnelse gör du det genom att klicka på ikonen (X) på den aktuella raden.

Relaterad hjälp

• Läs mer om vilka påminnelser som finns i systemet
• Läs mer om Mina händelser (rutin Hem)
• Steg för steg Skapa påminnelse
• Steg för steg Ändra påminnelse