Standardpåminnelser - Påminnelseinställningar - Inställningar - Admin

Nedan listas de standardpåminnelser som finns i systemet.

Viktigt vid konfigurering av påminnelser

Eftersom det går att inkludera ärendemeddelanden i själva påminnelsen, så är det viktigt att vid konfigurering av meddelandetexter (som ska användas utanför HR-plus 8) så bör det alltid finnas restriktioner med vad som används och avses.

Exempelvis är det bra att den som skapar påminnelsen inte får använda sig av länkar eller personlig information - om det inte är ändamålsenligt. Tänk extra på hur påminnelsen rubriksätts då det är det som visas ut till användare först.

Allmänna påminnelser (gäller för flera funktioner)

Skicka till ansvarig chef

I de flesta påminnelserna finns ett val som heter Skicka till anvarig chef . När detta väljs kommer en påminnelse att skickas till ansvarig chef för det rapporteringsställe som den anställde har en nu giltig koppling till. (För att undvika att chefer med väldigt mycket behörighet får för många påminnelser, så bör valet Skicka till ansvarig chef användas.)

Åtgärden påverkar inte existerande (eller nya) påminnelser om du inte först väljer Skicka till ansvarig chef här i Admin för påminnelser.

Valet är dock INTE tillgängligt på följande påminnelser:

• Notifieringar från externa system.
• Checklisteaktivitet löper ut
• Förfallodatum för ärende
• Alla olika påminnelser för Kursanmälan
• Systemmeddelande (och viktigt Systemmeddelande)

• Ärendestatus ändrad

Bevakning arbetstagares bankinfo

Påminnelsen varnar när en arbetstagares kontouppgifter ändras eller tas bort (dock inte när det läggs in första gången). Avsikten är att höja säkerheten genom att informera medarbetaren vid förändring av bankkontouppgifter, för att medarbetaren själv ska kunna reagera på felaktiga uppgifter så tidigt som möjligt.

Fälten som bevakas är Kontonummer, Clearingnummer, IBAN / Kontonummer, SWIFT-/BIC-kod, Alternativt kontonummer, och Alternativt clearingnummer.

Du kan få reda på vilka fält som ändrats, arbetstagare, namn och tidpunkt.

Ändring av användares e-post

Påminnelsen används för att skydda medarbetaren mot otillåten ändring av bankkontouppgifter.

Avsikten med denna påminnelse är att höja säkerheten så att inga förändringar av en medarbetares e-post görs utan vetskap. Detta för att inte kunna kringgå att bli notifierad att e-post eller bankuppgifter har blivit förändrade. Medarbetaren själv ska kunna reagera på felaktiga uppgifter så tidigt som möjligt.

För denna påminnelse kan du inte välja roller eller ansvarig chef utan påminnelsen går bara till användaren (och de som ev. finns tillagda som e-postmottagare i konfigurationen på påminnelsen).

Om du har kanalen "E-postmall" aktiv på påminnelsen så kommer den även att skicka e-post till den tidigare registrerade e-postadressen på användaren. Detta skyddar medarbetaren på så vis att den e-post som tas bort också informerar medarbetaren när en ändring görs.

Det föreslagna meddelandet går att redigera.

E-postadressen på en användare kan uppdateras i rutin Admin eller genom att uppdatera e-post på en person (e-post på användare sätts till "e-post arbete" eller "e-post hem" om e-post arbete inte finns).

Ärenden

Förfallodatum för ärende

Påminnelse om att ett ärendes förfallodatum närmar sig. I påminnelsen anger du hur många dagar innan/efter förfallodatum som påminnelsen ska skickas. Påminnelsen kan också skickas på förfallodatum. Det går att sätta upp påminnelsen flera gånger med olika parametrar, så att påminnelsen går iväg vid olika tillfällen innan förfallodatum inträffar. Det går även att välja vilken ärendetyp påminnelsen ska gälla för samt om den ska gå till den användare som skapat ärendet, har ärendet just nu eller som senast ändrat ärendet.

Ärendestatus ändrad

Påminnelsen ska triggas när valda ärendetyper når en viss status. Du kan välja till vilka roller, men även vilken ansvarig chef /arbetstagare, som påminnelsen berör.

Påminnelsen tittar på ärendets rapporteringsställe.

När du skapar påminnelsen så tittar systemet efter ärenden som har ändrat status de senaste dygnet. Efter att påminnelsen har kört första gången så letar den efter ärenden som har ändrat status sedan påminnelsen körde sist (detta gäller även när du ändrar i inställningarna).

Det finns två IN-parametrar: En lista med ärendetyper (multiselect) och en lista med ärendestatusar (multiselect).

IN-parametrar:

Ärendetyper - lista med alla olika ärendetyper (se påminnelse för Förfallodatum för ärende)

Ärendestatus - lista med samtliga statusar ex påbörjade, avslutad etc

Varning när barn har nått viss ålder

Meddelar att en anställd har ett barn som nått viss ålder (förutsätter att barnet är inlagt i översikten Anhörig med födelsedatum). Översikten Anhörig nås via knappen Anhörig i flik 2. Arbetstagare från anställningsöversikten.

Påminnelsen bör skickas ut ett antal dagar innan en anhörig av typ "Barn" uppnår en viss ålder. Den uppnådda åldern som ska resultera i en påminnelse är även den konfigurerbar och samma underliggande påminnelse kan därmed användas både för hel föräldraledighet (upphör efter 18 månader) och för delvis föräldraledighet (upphör efter åtta år).

Anställning

Anställningstid

Denna påminnelse meddelar att en arbetstagare uppnått en viss anställningstid (har inget med LAS/Avgång att göra). För beräkning av anställningstid anges vissa in-parametrar. Jämförelse kan ske på Koncerndatum eller Anställningsdatum (arbetstagarens) utifrån dagens datum (el cronuttryck för när körningen gjordes).

Påminnelsen rekommenderas att köras en gång per dygn.

Påminnelsen kräver följande in-parametrar:

• Parametern Notifieringar N dagar före. Anger X antal dagar innan som påminnelsen ska notifieras.
• Parametern År. Ange antal År exempelvis 25 eller 0 (0 eller blankt ger samma utfall)
• Parametern Månader. Ange antal månader exempelvis 18 eller 0 (0 eller blankt ger samma utfall)
• Parametern Jämför typer. Välj mellan alternativen Anställningsdatum eller Koncerndatum. Anger jämför typer för att välja om påminnelsen ska titta på arbetstagarens Anställningsdatum eller Koncerndatum.

Arbetstid överstiger 100%

Påminnelse för att kunna bevaka om en person har flera anställningar som i sin tur ger en total sysselsättningsgrad som överstiger 100%.

Alla som har en lönepåverkande uppgift som har ändrats sedan påminnelsen senast kördes kontrolleras. Anställningar som är av typen Löneform = Gage eller Anställningsform = Ej anställd (9) kontrolleras ej.

Påminnelsen summerar endast lönepåverkande uppgifter för överlappande anställningar.

Anställning avslutas 

Påminnelse för exempelvis rollerna Chef och HR-expert. Påminnelsen är schemalagd och genereras det antal dagar före anställningens tom-datum som angivits i påminnelsens parametersättning. Bör köras 1 gång dagligen för att fånga alla avslut, körs den flera gånger per dag genereras dubbletter, körs den mer sällan kommer påminnelser att saknas för de slutdatum som ligger mellan körningarna.

Bevaka anställningar

Påminnelse för att kunna bevaka anställningar efter en viss tid efter anställningens startdatum.

Påminnelsen kräver följande in-parametrar:

• Påminn mig X antal dagar efter anställningens start - anger i antal dagar efter anställningens start som påminnelsen ska gå ut.

• Du kan välja vad fältet Bevaka anställning skall ha för värde för att det skall bli en påminnelse. Om du inte väljer något värde så kommer alla anställningar med - även de som inte är satta till "Ja" eller "Nej".

Påminnelsen tittar endast på aktiva anställningar och de anställningar som har ett slutdatum kommer inte med.

Påminnelsen bör köras dagligen.

Bevakning av lön

Påminnelsen tittar på fältet Bevakningsdatum som är ett fält för att manuellt bevaka olika lönedelar/tillägg som ska revideras vid vissa tillfällen (flyttas upp i lönegrad/lönegrupp) i Grundlön.

Du kan ange antal dagar innan som påminnelsen ska gå ut genom att fylla i fältet Påminn mig X antal dagar innan bevakningsdatumet för löneraden. Påminnelsen har 15 dagar som standard i systemet.

Varning att en avvikande kontering slutar gälla

Chefer och verksamheten behöver bli notifierad när en avvikande kontering håller på att löpa ut, d.v.s. det ska gå en påminnelse XX antal dagar innan tom datum för när en avvikande kontering löper ut.

Påminnelsen gäller oavsett vad för någon annan kontering som ligger (då systemet utgår från att annan kontering gäller annat kostnadsställe)

Systemet tittar på alla avvikande konteringar som:

• har ett slutdatum
• att slutdatum infaller mellan imorgon och X antal dagar framåt (X=15 som standard)
• att anställningen har ett slutdatum framåt i tiden eller inget alls

Påminnelsen kan skickas till närmaste chef.

Ålder

Påminnelsen används för att bevaka t.ex. födelsedagar och kommande pensionsavgångar. För parametern Ålder, i kombination med olika rubriksättning och innehåll i text för portal/mail, kan följande påminnelser sättas upp:

• Alla födelsedagar - Utan åldersvillkor.
• Jämna födelsedagar - åldersvillkor 30/40/50. En påminnelse sätts upp per födelsedag att bevaka. 
• Kommande ålderspensionär
• Blivande 68-åringar som kvarstår i arbete

Påminnelsen skickas endast ut för personer som har minst en aktiv anställning vid tidpunkten för utskicket.

Ändrat personnummer

En påminnelse till löneadministratören som varnar att arbetstagar-ID behöver bytas i samband med att personnummer ändras. Detta behövs bara när 10-ställigt personnummer används som arbetstagar-ID, så påminnelsen ska inte sättas upp för de kunder som använder löpnummer som arbetstagar-ID. Påminnelsen föregås av att en ärendetyp av typen Byte av personnummer slutförs, och det är slutförandet av ärendet som triggar påminnelsen.

Flera anställningar på befintlig person

En påminnelse till lön och/eller HR-administratörer, om att en befintlig anställd får en ny anställning som redan har aktiva anställningar. Syftet med påminnelsen är att varna om att en ny anställning tillkommit på en befintlig person med aktiva anställningar, så att expertrollerna vet om att detta sker och kan se till att rätt åtgärder görs, t ex att avslut eller slutlöneutbetalning, alternativt flytt/kopiering av anställning, genomförs på tidigare anställningar.

Underrättelse för provanställning upphör

Påminnelse för att kunna meddelar mottagare om att sista dagen för att underrätta medarbetaren om att en provanställning inte kommer att förlängas närmar sig.

Påminnelsen kräver följande in-parametrar:

• Parametern Meddela (X) dagar före. Anger X antal dagar innan som påminnelsen ska notifieras, om värde kontroll sker mot fältet Provanställning tom.

Påminnelsen skickas för anställda som har ett datum i fältet Provanställd tom. Påminnelsen använder endast den senaste raden i Anställningsform. Om någon har en provanställning som upphör, men har en ny anställningsform senare eller i framtiden så skapas ingen påminnelse.

Underrättelse för anställning upphör nära provanställningens slut

Påminnelsen varnar om en anställning upphör nära provanställningens slut. Påminnelsen triggas om det ligger ett slutdatum (XX antal dagar) innan provanställning t.o.m-datum. Det går att ange vilka anställningsformer som ska trigga detta men vanligtvis är det anställningsformen Provanställning.

Påminnelse bör gå ut till chef och HR om att en provanställning avslutas med mindre än en månad kvar till avslutdatum.

Påminnelsen kräver följande In-parametrar:

• Anställningsform

• Påminn mig X antal dagar innan provanställning tom

Exempel:

Om anställningen får slutdatum som är tio dagar (eller mindre) innan provanställningens slutdatum får så sänds påminnelsen ut (om det är elva dagar (eller mer) kvar går INGEN påminnelse)

• Detta sker även om det idag är ett halvår kvar till provanställningens slutdatum

• Detta sker INTE om provanställningens slutdatum har passerats.

Om anställningens eller provanställningens slutdatum ändras så går en ny påminnelse ut - om villkoren ovan möts.

Provanställning upphör

Påminnelse till chef och HR-administratör om att provanställning löper ut. Påminnelsen skickas för anställda som har ett datum i fältet Provanställd tom. Påminnelsen använder endast den senaste raden i Anställningsform. Om någon har en provanställning som upphör, men har en ny anställningsform senare eller i framtiden så skapas ingen påminnelse.

Varning när ett lönetillägg tar slut

Påminnelsen används för att meddela mottagaren om att ett lönetillägg eller nettolöneavdrag löper ut. 

• Parametern Lönearter (en eller flera per påminnelse) används för att styra vilka lönetillägg/nettolöneavdrag som påminnelsen skall genereras för. 
• Parametern Meddela (X) antal dagar före anger när, i relation till lönetilläggets-/nettolöneavdragets tom-datum, som påminnelsen ska skickas.

Varning när avdrag och tillägg tar slut

Påminnelsen fungerar på samma sätt som Varning när ett lönetillägg tar slut men i listan med lönearter så visas istället valbara tillägg/avdrag.

Ej genomfört medarbetarsamtal

Påminnelsen skickas om det finns personer som, för angivet (innevarande eller föregående) år, inte har något samtal registrerat eller har registrerat samtal i status planerad.

Det går att styra på följande 4 typer av medarbetarsamtal:

• Medarbetarsamtal
• Lönesamtal
• Halvårsavstämning
• Lönesamtal

Checklisteaktivitet löper ut

En påminnelse till chef eller HR-administratörer om att en checklisteaktivitet löper ut.

Påminnelsen kräver följande in-parametrar:

• Parametern Skicka notifiering för denna checklista (id). Ange det ID som gäller för checklisteaktiviteten som påminnelsen ska gälla för. Se fönster Typ av Checklisteaktivitet för att identifiera ID på aktivitet (WR41, WR41ID).
• Parametern Meddela X dagar innan förfallodatum för checklisteaktiviteten. Ange antal dagar innan som meddelandet ska triggas. Kontroll sker mot fältet Genomförs senast på aktiviteten.

Skickas till alla behöriga för den personen.

Kan användas för Checklisteaktiviteter i Personmapp, men även LAS (Avgångsaktivitet att genomföra) och Sjuk/Rehab (Rehabiliteringsaktivitet att genomföra)

Du kan välja att Skicka till närmaste chef samt Skicka till den arbetstagare det berör genom att klicka i respektive eller båda kryssrutorna.

Licens eller behörighet löper ut

En påminnelse till chef eller HR-administratörer om att en licens eller behörighet löper ut.

• Parametern Meddela X dagar i förväg. Ange antal dagar innan som meddelandet ska triggas. Kontroll sker mot fältet Gilt tom på licensen (Z_KONTR, Z_K10).

Visstidsanställning upphör

Påminnelsen kontrollerar om det finns en senare direkt följande anställning, då blir det ingen påminnelse (dock eventuellt på den senare anställningen).

Påminner om att en visstidsanställning avslutas inom ett visst antal dagar. Kontroll sker mot datumfältet Visstid tom.

Påminnelsen använder endast den senaste raden i Anställningsform, som om någon har en provanställning som upphör men har en ny anställningsform senare eller i framtiden, så skapas ingen påminnelse.

Påminnelsen går INTE ut OM:

• Anställningen har slutdatum och det finns en framtida anställning som följer direkt efter aktuell.
• Anställningen är på väg att avslutas om anställningen har ett slutdatum (Anst tom) som är mindre än Visstid tom

Du kan välja båda parametrarna Avtal och Anställningsform eller bara en av dem.

IN-parameter: Anställningsform

En förutsättning/IN-parameter för påminnelsen "Visstidsanställnings upphör" är att du anger Anställningsform.

Bevakning av saldon

Påminnelse för att kunna bevaka saldon och dess värden när de uppnår en viss gräns (ett intervall) - “Ackumulator summering”. Påminnelsen är främst till för att chefer ska kunna bevaka vissa arbetsrättsliga milstolpar exempelvis:

• Anställda som har överstigit antalet sparade semesterdagar
• Anställda som har överstigit antalet sparade komptimmar

Lösningen är dock flexibel för att kunna nyttjas på andra ackar och saldon som ska vara möjliga att följa upp på. Om resultatet inte ligger lagrat i en ack är det möjligt att addera och subtrahera ackar för att få fram det gränsvärde som påminnelsen ska köras på.

Påminnelsen skickas om det resulterande värdet ligger innanför (eller på) angivet min/max

Noteringar:

Du behöver inte fylla i både addera och subtrahera ackar men du måste ha något av dem ifyllt för att påminnelsen ska fungera. Du behöver inte fylla i både högsta och lägsta värdet men du måste ha något av dem för att påminnelsen ska fungera. Om du fyller i båda kommer påminnelsen kunna triggas av båda värdena, d.v.s. om resultatet är inom intervallet med ett lägsta respektive högsta värde.

In-parametrar:

• Avtal: Avtal/kategori-koden som påminnelsen ska gälla för. Exempel: k01. Avtal måste fyllas i.
• Ackumulatorer att addera: Namn på ackarna som ska adderas, separerade med semikolon (;). Exempel: lb71d5;lb74d5;mb72d5
• Ackumulatorer att subtrahera: Namn på ackarna som ska subtraheras, separerade med semikolon (;). Exempel: lb71d5;lb74d5;mb72d5.
  Dessa ackar blir multiplicerade med -1, vilket betyder att de som är lagrade som positiva blir negativa och vice versa. Har du exempelvis en negativ ack som du vill minska resultatet med lägger du den i addera istället.
  Ange intervall för vad som ska trigga påminnelsen.
• Lägsta värdet för att trigga påminnelsen: Alla resultat lika med eller högre gör att påminnelsen skickar ut meddelanden. Exempel: 10
• Högsta värdet för att trigga påminnelsen: Alla resultat upp till eller lika med detta värdet kommer göra att påminnelsen skickar ut meddelanden. Exempel: 26

Lönerevision

Lönerevision startad

Påminnelsen går ut då lönerevision finns tillgänglig och skall gå till chefer så att du kan påbörja sitt arbete. Påminnelsen sätts upp med kort intervall så att den finns tillgänglig för attest. Påminnelsen ska gå EN gång samt triggas av att Lönerevisionen publiceras till chefer i rutinen.

Du kan sätta upp påminnelsen med specifika kollektivavtal och kollektivavtalsområde, då avtalen kan ha olika datum när de skall vara slutförda.

Påminnelsen gäller kontroll mot Lönerevision under Mina anställda och triggas av förutsättningarna i h_lrev. Den ska alltså inte gå flera ggr utan den ska gå när HR är klara med förutsättningarna i Lönerevision. Detta innebär att påminnelse ska skickas till ansvariga roller när följande förutsättningar finns i h_lrev:

• Publicera revision h_lrev, h_lre008 = J
• Chef klar = h_lrev, h_lre018 = N
• Ingår ej i revisionen = h_lrev, h_lre074 <> N
• Publicerad = J
• Påminnelsen skickas till valda roller som är behöriga att se anställningen

Det finns möjlighet att välja flera Avtal och Avtalsområde för påminnelsen.

Lönerevision ej gjord

När chef inte slutfört lönerevision bör automatiskt e-postpåminnelse skickas till chef som en påminnelse att registrera ny lön på medarbetaren samt göra attesten att lönerevisionen är slutförd.  Påminnelsen ska kunna gå flera gånger enligt det cronutryck som anges. Så länge chefer har poster i lönerevisionen som stämmer överens med in-parametrar för Lönerevisionen kommer chefen att få påminnelse.

Påminnelsen bör ske kontinuerligt under pågående revision. Hur ofta sätts enligt http://www.cronmaker.com/.
Schema för påminnelsen sätts så att påminnelsen triggas kontinuerligt. Inaktivering av påminnelsen görs när du inte vill att den ska gå längre.

Du kan sätta upp påminnelsen med specifika kollektivavtal och kollektivavtalsområde, då avtalen kan ha olika datum när de skall vara slutförda.

Du behöver inte sätta "J" i fältet Ingår i lönerevision för att aktivera den, dvs alla som inte har ett ‘N’ i fältet kommer med i påminnelsen.

Påminnelserna gäller kontroll mot Lönerevision under Mina anställda  och triggas av förutsättningarna i h_lrev. Detta innebär att påminnelse ska skickas till ansvariga roller när följande förutsättningar finns i h_lrev:

• Publicera revision h_lrev, h_lre008 = J
  
• Chef klar = h_lrev, h_lre018 = N
• Ingår ej i revisionen = h_lrev, h_lre074 <> N
• Publicerad = J
• Påminnelsen skickas till valda roller som är behöriga att se anställningen.

Det finns möjlighet att välja flera Avtal och Avtalsområde för påminnelsen.

Lönerevision ej attesterad

Påminnelsen går ut då lönerevision ej är attesterad/klar att attestera. Påminnelsen sätts upp med kort intervall så att den finns tillgänglig för attest. Påminnelse kan köras flera gånger enligt det cronutryck som anges.

Du kan sätta upp påminnelsen med specifika kollektivavtal och kollektivavtalsområde, då avtalen kan ha olika datum när de skall vara slutförda.

Påminnelsen gäller kontroll mot Lönerevision under Mina anställda och triggas av förutsättningarna i h_lrev. Den ska alltså inte gå flera ggr utan den ska gå när chefen är klara med förutsättningarna i Lönerevision. Detta innebär att påminnelse ska skickas till ansvariga roller när följande förutsättningar finns i h_lrev:

• Chef klar (h_lrev) h_lre018 = J

• Ingår ej i revisionen (h_lrev) h_lre074 <> N

• Attesterad (h_lrev) h_lre022 <> J

• Påminnelsen skickas till valda roller som är behöriga att se anställningen

Det finns möjlighet att välja flera Avtal och Avtalsområde för påminnelsen.

Diverse påminnelser/notifikationer Lönerevision

Följande påminnelser/notifikationer kan skapas och skickas för Lönerevision:

• Skapa påminnelse/notification som meddelar chefen när lönerevisionen publiceras.

• Skicka påminnelse/notification om att slutföra lönerevisionen - Under tiden chefen arbetar med lönerevisionen utan att den flyttats från chefen

• Skapa påminnelse/notification som meddelar Attestanten har blivit tilldelad en lönerevision - När chefen/attestant skickar för attest.

• Skicka påminnelse/notification om att slutföra attesteringen - Under tiden attestant arbetar med lönerevisionen utan att den flyttats till nästa attestant. Ingen påminnelse ska skickas om attesten är fullt attesterad.

• Skicka påminnelse/notification när attestant skickar tillbaka till chef.

• Skicka påminnelse/notification när lönerevisionsnivån är färdig för återföring till de roller som är konfigurerade.

• Skicka påminnelse/notification när lönerevision avpubliceras.

• Skicka påminnelse Redo för att slutkontrolleras

Sjuk/Rehab

Tillbud/arbetsskada

Påminnelse till chef/HR om att det har registrerats ett tillbud/en arbetsskada på en anställd. Triggas om det registreras en ny rad i P_SJUK och har antingen 1,2 el 3 i fältet P_SJ050.

Läkarintyg saknas

Påminnelse för exempelvis rollerna Chef, HR-expert eller Rehabansvarig. Påminnelsen är schemalagd och genereras om läkarintyg inte är registrerats på sjukperioden (datum saknas i fältet Läkarintyg t.o.m.), det antal dagar efter en sjukperiod påbörjats som angivits i påminnelsens parametersättning.

Bör köras minst 2 gånger dagligen (i början och slutet av dygnet) för att fånga alla sjuktillfällen som kräver läkarintyg.

• Om den körs färre än 1 gång per dygn så missas de datum som ligger mellan körningarna av händelsen.
• Om den körs färre än 2 gånger per dygn så kan påminnelser missas för de situationer där data som utgör underlag för påminnelsen, förändrats under dagen.

Läkarintyg upphör

Påminnelse för exempelvis rollerna Chef, HR-expert eller Rehabansvarig. Påminnelsen är schemalagd och genereras det antal dagar före läkarintygets tom-datum (i en pågående sjukperiod) som angivits i påminnelsens parametersättning. Vidare måste sju dagar gått sedan sjukperiodens startdatum och slutdatumet måste vara tomt eller större än läkarintygets tom-datum.

Bör köras minst 2 gånger dagligen (i början och slutet av dygnet) för att fånga alla läkarintyg som upphör.

• Om den körs färre än 1 gång per dygn missas de datum som ligger mellan körningarna av händelsen.
• Om den körs färre än 2 gånger per dygn kan påminnelser missas för de situationer där data som utgör underlag för påminnelsen, förändrats under dagen.

Nytt rehabiliteringsärende på grund av långtidsfrånvaro

Påminnelse för exempelvis rollerna Chef, HR-expert eller Rehabansvarig. Påminnelsen är schemalagd och genereras baserat på data skapat i körning av cobolprogrammet Sjuk-/Rehabmarkering. Påminnelsen baseras på markeringen i fältet Långtidsfrånvaro, det vill säga när en anställd har en pågående sjukperiod som varat så länge att den passerat gränsen för långtidsfrånvaro enligt inställningar i körbeställningen. Bör schemaläggas så att den körs 1 gång efter körningen av cobolprogrammet. Körning oftare ger enbart effekt då data som påminnelsen skall fånga är manuellt förändrat. Körning mer sällan innebär endast att påminnelsen inte ges så ofta som den kan ges.

Nytt rehabiliteringsärende på grund av upprepad korttidsfrånvaro

Påminnelse för exempelvis rollerna Chef, HR-expert eller Rehabansvarig. Påminnelsen är schemalagd och genereras baserat på data skapat i körning av cobolprogrammet Sjuk-/Rehabmarkering. Påminnelsen baseras på markeringen i fältet Korttidsfrånvaro, det vill säga när en anställd har så många upprepade kortvariga sjukperioder att personen uppnått det antal sjukperioder som angivits i inställningar i körbeställningen.

Bör schemaläggas så att den körs 1 gång efter körningen av cobolprogrammet.

• Körning oftare ger enbart effekt då data som påminnelsen skall fånga är manuellt förändrat.
• Körning mer sällan innebär endast att påminnelsen inte ges så ofta som den kan ges.

Avslutat Rehabiliteringsärende

Påminnelse till chef/HR om att ett rehabärende har avslutats. Triggas när fältet Rehabstatus (p_sj004) ändras till värdet Avslutad på en sjukanmälan.

Påminnelse sjukintyg från första sjukdag

Meddelar att en anställd ska lämna sjukintyg från första sjukdag. Triggas vid en ny rad i p_sjuk om du har Sjukintyg från dag 1 satt till "Ja" på den arbetstagaren (STD_ARBT, ARB244).

Alla sjukintyg ej hanterade vid körtillfället genereras vilket innebär att påminnelsen bör köras varje dag.

Sjukintyg saknas dag 1 

Påminnelse för exempelvis rollerna Chef eller HR. Påminnelsen är schemalagd och genereras om sjukintyg/läkarintyg inte finns för de personer som har Sjukintyg från dag 1 satt till "Ja". Alla sjukintyg ej hanterade vid körtillfället genereras vilket innebär att påminnelsen bör köras varje dag.

Bevakning av Rehabiliteringsärende

Påminnelse om att det finns ett rehabärende att hantera och triggas när fältet p_sjuk.p_sj127 uppnått en vald gräns.

Du kan, via listrutan, välja vilken status på ett rehabärende som påminnelsen inkluderar. Innan du har gjort ett val här så innehåller fältet null, "" eller " ".

Följande val finns:

1. Initierad

2. Pågående rehab

3. Rehab ej aktuell

4. Avslutad

LAS/Avgång

Rätt till konvertering från visstid- till tillsvidareanställning

Påminnelse för exempelvis rollerna Chef och HR-expert. Påminnelsen är schemalagd och genereras baserat på data skapat i körning av programmet Uppdatering LAS-ackar. Påminnelsen kan baseras på markeringar i något av fälten: 

• VIK/AVA = Berättigad till konvertering 2/5 år, det vill säga när arbetstagaren arbetat mer än 2 år i vikariat eller allmän visstidsanställning under en 5-årsperiod (LAS 5 §) eller 
• VIK+AVA = Berättigad till konvertering 3/5 år, det vill säga när arbetstagare vars anställningsvillkor regleras i kollektivavtalet Allmänna Bestämmelser (AB 4 §) arbetat mer än 3 år i vikariat och allmän visstidsanställning summerat under en 5-årsperiod.

• SÄVA = Berättigad till konvertering 1/ 5 år, det vill säga när arbetstagaren arbetat mer än 1 år i särskild visstid under en 5-årsperiod (LAS 5 §).

Påminnelse om att anställd med temporär anställning eller vikariat närmar sig rätt till konvertering till fast anställning. Påminnelsen stödjer både konvertering p.g.a. arbete under 2 år eller 1 år på en 5-årsperiod i anställningsform Vikariat, Särskild visstid eller Allmän visstidsanställning (LAS 5§) eller i 3 år på en 5 årsperiod sammanräknad arbetstid i vikariat och allmän visstidsanställning (gäller endast kommunala avtal, Allmänna bestämmelser Kapitel 2 , 4§ mom 4). Påminnelsen ges baserat på information som skapas av LAS-rutinens program för uträkning av LAS-dagar. 

Bör schemaläggas så att den körs 1 gång efter körningen av programmet.

• Körning oftare ger enbart effekt då data som påminnelsen skall fånga är manuellt förändrat.
• Körning mer sällan innebär endast att påminnelsen inte ges så ofta som den kan ges.

Påminnelsen Rätt till konvertering från visstids- till tillsvidareanställning triggas även för AVA i kedja och SÄVA i kedjan.

Om IN-parametern lämnas tom så kollar den inte på några konverteringsregler alls och inga påminnelser kommer gå ut.

Anställning på väg att bli permanent

En påminnelse till chef eller HR-administratörer om att sista dagen för att underrätta medarbetare om att en tidsbegränsad anställning håller på att löpa ut. Kontroll sker mot p_lasr2/p_lasr4 om det finns något värde i fälten VIK+AVA (p_l2bev6), VIK/AVA (p_l2bev5), SÄVA (p_4savv) och/eller AVAKEDJA (p_l2be11), SÄVAIKEDJA (p_4savkv).

Du har också möjlighet att sätta villkor för Avtal och Avtalsområde under IN-parametrar

I standard följer det med två olika påminnelser för detta:

• Anställd närmar sig rätt till konvertering till tillsvidareanställning enligt LAS 5§
• Anställd närmar sig rätt till konvertering till tillsvidareanställning enligt AB kap. 2 §4 mom 2

Påminnelsen kräver följande in-parametrar:

• Parametrar VIK/AVA, VIK+AVA, SÄVA, SÄVAIKEDJAN och AVAKEDJA - Ange en eller flera av de fem in-parametrarna. Om fältet lämnas tomt så skickas ingen påminnelse.

• Du kan välja, via listrutan, att sätta villkor för Avtal och Avtalsområde under IN-parametrar.

Bevakning av förhandlingsskyldighet

Påminnelses syfte är att flagga i god tid för vilka (arbetstagare respektive tjänstemän - enligt avtal) som närmar sig en 12 månaders respektive 24 månaders visstidsanställning inom 3 år. Detta för att kunna meddela chef att ta beslut om förlängning och i förekommande förhandla om förlängning.

Påminnelsen ska gå ut när värde "1" sätts i fälten p_l2fva1,p_l2fva2 (Varning förhandling 12 + 24 månader) och/eller när värde "1" sätts i fälten p_l2fbe1, p_l2fbe2 (Bevakning förhandling 12 + 24 månader).

Dessa fält räknas fram av pf4980 och kan ändras varje natt - det är bara när "1" sätts på nytt som påminnelsen ska gå ut.

IN-parametrar

• Varning förhandling 12 mån / 3 år (p_l2fva1)

• Bevakning förhandling 12 månader / 3 år (se körbeställning "Varn ant dgr innan förh 12 mån") (p_l2fbe1)

• Varning förhandling 24 månader / 3 år (p_l2fva2)

• Bevakning förhandling 24 månader / 3 år (se körbeställning "Varn ant dgr innan förh 24 mån") (p_l2fbe2)

Företrädesrätt löper ut

Påminnelsen skickas XX antal dagar före datumet då den anställdes rätt till företräde löper ut. Detta styrs via en IN-parameter där Meddela antal dagar före ska anges med exempelvis "15".

Rätt till företräde

En påminnelse till medarbetare, chef eller HR-administratörer om att en anställd har rätt till företräde. Påminnelsen triggas när både p_lasr2.p_l2bev1 ("Bev. Företrädesrätt") = '1' OCH lasant.ant23 ("Status avgångsprocess") = '1'. Eller när både p_lasr4.p_4savnb ("Bevakning företrädesrätt säva") OCH lasant.ant23 ("Status avgångsprocess") = '1'. Kan bara trigga påminnelsen om fälten inte hade värdet '1' innan ändring.

Påminnelsen kan även triggas av fältet p_lasr4.p_4savnb "Bevakning företrädesrätt säva". Påminnelsen har också en multiselect lista där du kan välja om du bara vill att den ska triggas på p_l2bev1 (LAS) och/eller p_4savnb (SÄVA).

Påminnelsen skapas endast på aktiva anställningar.

Tidsbegränsad avsägelse av konverteringsrätt till Tillsvidare

Påminnelse om att tiden för en arbetstagare, som avstått sin tidsbegränsade konverteringsrätt, närmar sig sitt slut. Påminnelsen tittar på fälten Avstått = 2 (Ja-tidsbegränsad (pl2kon1)) och Datum tom (pl2kon3).

IN-parametern anger antal dagari förväg som påminnelsen ska skickas ut.

Resa 

Följande hanteras av konfigurering av e-postmallar:

Påminnelse vid reseräkning eller ett utlägg att granska

Påminnelse för rollen granskare. Påminnelsen genereras när en reseräkning eller ett utlägg skickas för granskning och kräver ingen schemaläggning. 

Påminnelse vid reseräkning eller ett utlägg att korrigera

Påminnelse till den användare som skapat en reseräkning eller ett utlägg. Påminnelsen ges när attestant eller granskare skickar tillbaka reseräkningen eller utlägget för korrigering och kräver ingen schemaläggning.

Påminnelse vid reseräkning eller ett utlägg att godkänna

Påminnelse för rollen attestant. Påminnelsen genereras när en reseräkning eller ett utlägg skickas för attest och inte kräver någon schemaläggning. 

Påminnelse av korrigerad reseräkning

Påminnelse för rollen chef. Påminnelse om att ett korrigerat reseärende är klart för attest även om ärendet tidigare har avvisats.

Tid

Tidrapport att attestera

Påminnelse för tidrapport skickad till attesterande chef.

Tidrapporter S, P, H för alla aktiva anställningar, kontroll sker mot T1_BPER

Tidrapport ej godkänd

Påminnelse till medarbetaren om att tidrapporten ej är godkänd.

Tidrapporter E för alla aktiva anställningar, kontroll sker mot T1_BPER

Tidrapport ej inlämnad

Påminnelse till medarbetare och chef om att tidrapport inte är inlämnad. Påminnelsen skickas för de anställda vars tidrapporter, för aktuell månad, har status ej påbörjad eller rapportering pågår.

Tidrapporter R eller tomt, för alla aktiva anställningar, kontroll sker mot T1_BPER

Medvind

För att kunna hantera påminnelse om tidrapport att hantera från Medvind i HR-plus 8 så används "Notifieringar från externa system”.

Under Kanaler för fältet E-postmallar/Startsida ange {Message}

Rekommenderat är ett cronuttryck som låter påminnelsen gå minst en i timmen.

Tidrapporter att attestera 

Meddelar attesterande användare att det finns tidrapporter att attestera. Genereras enligt inställningar i Medvind Arbetstid.

Ledighetsansökningar att godkänna 

Meddelar godkännande användare att det finns ledighetsansökningar att godkänna. Genereras enligt inställningar i Medvind Arbetstid.

Tidrapporter att godkänna. 

Meddelar den anställde att han/hon har en tidrapport som skall godkännas. Genereras enligt inställningar i Medvind Arbetstid.

Utbildningsadministration

Kursanmälan bekräftelse

Påminnelse av en bekräftelse av en kursanmälan.

Påminnelsen går ut dem till som inte blivit kallade, det vill säga dem som saknar värde i w_udel034 "Kallelse skickad den" (FältID).

Kursanmälan ej godkänd inför kursstart

Påminnelse om att en kursanmälan inte har blivit godkänd inför kursstart.

Hämtar från w_udel där startdatum är X antal dagar framåt och u_del023 (Status anmälan) är “03”

Kursanmälan ej godkänt resultat

Påminnelse om att en kursanmälan inte har fått ett godkänt resultat.

Kursanmälan har blivit avanmäld

Meddelande/påminnelse om att en kursanmälan har blivit avanmäld.

Påminnelsen går ut dem till som inte blivit avanmälda, det vill säga dem som har ett "J" (lagrings-/visningsvärde) i w_udel025 (FältID).

Kursanmälan har registrerats

Påminnelse om att en kursanmälan har registrerats.

Påminnelsen går ut dem till som blivit registrerade på en kurs, det vill säga dem som har status 01 "Anmäld Medarbetare" (lagrings-/visningsvärde) i w_udel023 "Status anmälan" (FältID).

Kursanmälan placerad på väntelista

Meddelar kursadministratörer att anmälningar står på väntelista till specifik kurs/utbildning. I påminnelsen anges en eller flera e-postadresser till den/de kursadministratörer som ska få påminnelsen. Påminnelsen kan inte delges till en särskild kursansvarig utan den kommer att sändas till samtliga e-postadresser som har angivits i påminnelsen.

Påminnelsen schemaläggs för att styra hur ofta notifieringstjänsten skall kontrollera registren efter nya anmälningar. 

Påminnelsen går ut till de deltagare som blivit satta till "väntelista", det vill säga dem som har status 02 "Väntelista" (lagrings-/visningsvärde) i w_udel02 "Status genomförande" (FältID).

Kursanmälan satt till status inställd

Påminnelse om att en kursanmälan har blivit satt till status Inställd.