Retroaktiv löneberäkning - Löneadministration

Retroaktiv lön är en ersättning som skall betalas ut till anställda efter det att löneförhandlingar är klara när det i löneförhandlingarna har avtalats att vissa löneökningar skall gälla retroaktivt för redan utbetalda löner. Retroaktiv lön kan även bli aktuellt när det har visat sig att en anställd under en period tillbaka i tiden skulle ha haft rätt till viss ersättning eller att den anställde under tidigare perioder fått för låg ersättning för det arbete som utförts.

Den nya lönen skall alltså oftast gälla från ett tidigare datum och därmed även gälla lön som redan är utbetald.Systemet räknar ut lönejusteringen på tidigare utbetald lön.

Retroaktiva löner skall registreras och betalas ut i den ordinarie löneutbetalning som närmast följer efter det att de nya lönenivåerna har blivit kända och de retroaktiva lönerna har beräknats.

Retroaktiv löneberäkning aktiveras genom att Orsakskod = R har angivits i lönedata för en eller flera personer. Vanligtvis aktiveras en retroaktiv löneberäkning i samband med lönerevisionen.

Beräkning av retroaktiv lön

Retroaktiv lön räknas som kontant bruttolön och betalas ut med engångsbelopp varför avdrag för preliminärskatt skall göras med engångsskatt. Retroaktiv lön kan vara semesterlönegrundande lön beroende på vilken löneart den avser att justera men utgör aldrig semesterlönegrundande arbetstid eftersom arbetstiden redan har registrerat under tidigare perioder.

Vid retroaktiv löneberäkning beräknas först aktuella transaktioner utifrån den nya lönen. Därefter hämtas motsvarande statistikposter upp från Statistikregistret (p_lstat). Mellanskillnaden mellan nya beräkningen och statistikposten blir de aktuella retrotransaktionerna.

Notera! Om det saknas en post i statistikregistret så kommer beräkningen inte att fungera.

Det blir inte korrekt beräkning av retroaktiv lön, när det är mer än en förändring av lön eller syssgrad under en period (månad). Ex ny lön från den 1:e  och ändrad syssgrad från den 15:e i månaden. Resultatet blir ofta dubbel retro på varje del av perioden.

Specialhantering vid retro gällande x-hämtning

Om en x-hämtning finns, kommer beräkningen av retrobelopp ej att beräknas på ordinarie vis (framräknat belopp reduceras med statistiktransaktionens belopp), utan det framräknade beloppet kommer att gälla, d.v.s. en ny x-hämtning görs direkt utifrån första transaktionens retrobelopp.

Redovisning av retroaktiv lön

Beloppet för retroaktiv lön utgör underlag för arbetsgivaravgift och preliminärskatt. Arbetsgivaravgiften och preliminärskatten skall redovisas i skattedeklaration och betalas till Skatteverket. Retroaktiv lön är normalt pensionsgrundande sam Foragrundande. Retroaktiv lön kan också utgöra underlag för fackavgift, granskningsavgift och arbetstidsförkortning. Beloppet för retroaktiv lön skall redovisas som Kontant bruttolön och den avdragna preliminärskatten skall redovisas som Avdragen skatt på kontrolluppgiften avseende den anställde.

Lönearter för retroberäkning

För retroaktiv lön finns speciella lönearter för att kunna kunna skilja denna typ av ersättning från annan ersättning och för att  kunna registrera retroaktiva lönearter automatiskt på lönebesked. I Tabellverket i Retroberäkning Tabell 31 anges de lönearter som skall gälla för retroberäkningen.

Begränsningar i retrohanteringen

Det finns ett par begränsningar att vara uppmärksam på som retroprogrammet inte klarar:  

  • Om det finns två st grundlöneförändringar under retroperioden. 
  • Om det finns en grundlöneförändring och en sysselsättningsgradförändring under retroperioden. 

Med retroperiod så menas alla månader som retro körs och inte bara bara för den månaden som höjningen uppkom.

Exempel: om en person får ny lön XX0401 och retro körs i September, så räknas April till och med September som retroperiod.

Relaterad hjälp