Redovisning till FORA (2024) - Pensionsprogram

Genom att (från och med Januari 2024) införa månatlig lönerapportering så harmoniseras redovisningen för Fora med annan redovisning som arbetsgivarna gör, exempelvis den till Skatteverket och Collectum, som också har månadsrapportering. Foras kunder kan då ha mer enhetliga rutiner för olika former av rapportering.

Programmet Redovisning till FORA i programkonfigurationen i Payroll Automation skapar en fil per organisationsnummer med uppgifter om arbetstagares FOK-koder, anställningsuppgifter och utbetalda löner.

För att den anställde ska komma med i månadsrapporteringen så krävs att personen har Pensionskategori Fora.

Det finns även ett krav på att en anställd skall ha fyllt 13 år för att redovisas till Fora. Anställda som i redovisningsmånaden inte har fyllt 13 år kommer att undantas från körningen. Den månad som den anställde fyller 13 år, sätts upppmärkningsdatumet till samma datum som födelsedagen.

Aktiviteter i denna funktion

  • Uppmärkning FOK-kod

  • FOK-parametrar

  • Mappning av FOK-koder

  • Hänförlig lön

  • Redovisning av lön

  • Publicera Fora-filer

  • Uppsättning programkonfiguration

  • Utdata/Loggfil/Kvittenslistor

Uppmärkning med FOK-kod

FOK-kod eller försäkringskostnadskod är ett begrepp som skall rapporteras till Fora från och med 1 Januari 2024.

Företag får för dem giltiga FOK-koder från Fora. Arbetstagare inom företag kan ha olika FOK-koder, vilka bestäms av tillhörighet till kollektivavtal eller lokala avtal.

För att underlätta administration så finns det möjlighet, att på en aggregerad nivå, mappa anställd till kod enligt nämnda beroenden. Det går även att registrera FOK-kod på enskild anställning vilket är användbart om en arbetstagare ska undantas från generell mappning.

FOK-kod redovisas i filen även på de arbetstagare som slutat om de har en lön som utbetalas efter slutdatumet.

FOK-parametrar

FOK-parameter är en kompletterande uppgift till en FOK-kod. Det finns ett antal värden som kan vara giltiga per FOK-kod. Även dessa tillhandahålls av Fora.

Inställningen för vilka parametrar en anställd ska ha kan även göras per anställning.

De FOK-parametrar som Fora nämner som möjliga att ange är; TILLVAL_ASL65 och TILLVAL_KP65

Redovisning av lön

För varje arbetstagare redovisas vald periods lön enligt ifyllda parametrar i programkonfigurationen. Där anges vilka lönearter och/eller typkoder som ska omfattas respektive om några lönearter ska undantas (om du har valt att styra på typkodsnivå). Uppgifterna hämtas från statistikregistret.

Då det är kontantprincipen som gäller så redovisas även lön utbetald efter arbetstagarens slutdatum.

Lön kan redovisas för anställda som slutat upp till 1 år innan redovisningsmånaden.

I filen till Fora måste det finnas minst en post med löneuppgift även om ingen person fått lön på företaget. Anpassning för detta finns i HR-plus 8, vilket innebär att programmet automatiskt skickar med en post med 0 i lön för de personer som inte fått lön.

Hänförlig lön

Lön som har tjänats in under tidigare löneperioder (t.ex. bonus) kan särredovisas. Det kan även handla om t.ex. missad lön som utbetalas i efterskott. Dock skall den utbetalda summan av lön redovisas enligt kontantprincipen.

Du avgör och markerar, per transaktion, vad som skall tolkas som hänförlig lön och till vilken period du vill hänföra den till. Detta görs i fönstret Löneberäkning (fr anst) i fälten Fora, hänförlig från och Fora, hänförlig till. Antingen så anges enbart en från period eller så anges ett intervall. Om intervall anges så kommer transaktionen att delas upp mellan angivna perioder. Hänförlig period anges i formatet “ÅÅÅÅMM”.

Det går även att korrigera statistikposter och sätta (eller ändra) hänförlig period genom att öppna statistikregistret från detaljfönstret för en anställning. Öppna detaljfönstret och justera värdet i fältet för den statistikpost du vill ändra.

Om hänförlig period sätts till samma som utbetalningsmånaden eller till en period som är tidigare än "202401" så skrivs en varning till loggen och den hänförliga perioden ignoreras. Det går av naturliga skäl inte heller att ange en "till-period" som är tidigare än en "från-period".

I de fall ett intervall av månader har angetts så fördelas och avrundas varje transaktion för sig. Det restbelopp som kan uppstå hänförs till sista månaden i intervallet.

Avvikande redovisningsperiod

Vid redovisning är det alltid kontantprincipen som gäller. Dock kan det uppstå negativ lön i samband med korrigeringar och slutlön. För att få korrekt rapportering till Fora behöver då lönen för en tidigare redovisad period korrigeras.

Vilka transaktioner som skall korrigeras och i vilken period du vill korrigera dem görs i fönstret Löneberäkning (fr anst) i fältet Fora, red. i period. Perioden anges i formatet “ÅÅÅÅMM”.

Det går även att korrigera statistikposter och sätta eller ändra period, genom att öppna statistikregistret från detaljfönstret för en anställning. Öppna detaljfönstret för den statistikpost du vill ändra och justera värdet i fältet.

Redovisa en transaktion eller statistiktrans i en annan period

I samband med bruttoskulder och återbetalning kan det uppstå en situation där lön för en tidigare period skall reduceras och rapporteras om. Du kan markera en transaktion eller statistiktrans att den skall redovisas i en annan period.

När du har en avvikande redovisningsperiod på transaktioner i aktuell utbetalningsperiod så hanteras de avvikande perioderna på nytt i sin helhet och redovisas med sin period i samma fil som den aktuella utbetalningsperioden. De tidigare redovisade uppgifterna ersätts därmed hos Fora för perioderna med avvikande redovisningsperiod.

Kontant utbetalning av sparad semester

Kontant utbetalning av sparade semesterdagar skall alltid hänföras schablonmässigt med lika delar under de 12 månader som föregår den anställdes sista anställningsdag.

De lönearter som avser denna typ av utbetalning anges i programkonfigurationen i parameter Slutlönearter, schablonmässig fördelning, 12 månader. Transaktionerna kommer då automatiskt att fördela sig på 12 månader.

I de fall det inte finns 12 månader att fördela på 2024, så kommer detta belopp ligga kvar på utbetalningsmånaden.

Varje transaktion fördelas och avrundas nedåt, var för sig. Det restbelopp som kan uppstå hänförs till sista månaden eller ligger kvar i utbetalningsmånaden beroende på om slutlön utbetalas släpande eller på innevarande lön.

Bruttoskulder

I programkonfigurationen, i parameter Löneart, bruttoskuld, så anges de löneartsnummer som avser bruttoskulder. Vid körning kommer då dessa att inkluderas en gång per arbetstagare för att påverka beloppet som redovisas.

Eftersom bruttoskulder inte tillhör en specifik anställning så kan det uppstå fall där en bruttoskuld egentligen tillhör en anställning som inte skall redovisas till Fora. Beroende på omständigheterna så kan det vara så att bruttoskulden därför inte ska påverka redovisat belopp till Fora.

För att justera detta behövs antingen en manuell justering av beloppet göras på Fora’s hemsida eller så skapar du en noteringslöneart som kan användas för att justera Forabelopp.

Om det upptäcks att fel belopp har redovisats så kan en sådan justeringslöneart rapporteras i efterhand och avvikande period anges. Den period som skall justeras kommer då automatiskt att beräknas om och inkluderas i filen.

Om en arbetstagare har en bruttoskuld så skrivs ett meddelande till loggen.

Mappning av FOK-koder

Företag kan ha olika valbara koder. Registrering/mappning görs manuellt tills vidare. Koderna kan förändras över tid. En arbetstagare kan få ändrad kod till exempel vid byte av kollektivavtal.

En FOK-kod kan bero på:

  • Arbetsgivare

  • Kollektivavtal

  • Avtalsområde

  • Lokala avtal som innebär ytterligare koder

  • Avvikande kod på enstaka anställningar

I HR-plus 8 under behörighetsgruppen Systemförvaltare så finns en rutin som heter Fora och det är i denna rutin som mappningen utförs.

De fönster som används för att mappa FOK-koder och FOK-parametrar är anpassade för användning av Fora’s API. Dock kommer det initialt inte finnas stöd för att hämta dessa koder via API, så dessa behöver läggas in manuellt tills vidare.

Börja med att fylla i giltiga FOK-koder per företag/enhet i fönster FOK-kod per arbetsgivare. Dessa värden blir sedan valbara i kolumnen för FOK-kod när mappning ska göras per avtal eller om så krävs i stället, i fönster där mappning per avtalsområde görs. Välj således ett av mappningsfönstren.

Fönster med FOK-parameter används endast om det finns arbetstagare med kompletterande tillval t.ex. att pension ska fortsätta tjänas in efter att pensionsåldern har uppnåtts.

  • FOK-Id per arbetsgivare - (Anpassat för Fora’s API, men behöver fyllas i manuellt eller via excel import tills vidare). Här läggs de koder som är giltiga för respektive företag/enhet.

  • FOK-parameter per FOK-Id - (Anpassat för Fora’s API, men behöver fyllas i manuellt eller via excel import tills vidare). Här anges i förekommande fall de FOK-parametrar som är tillåtna per företag/enhet.

  • FOK-Id mappning, avtal - Mappning mot företag, avtal. Använd med fördel "fyll kolumnvärde" om många rader har samma FOK-Id. Här mappas FOK-koderna per företag/enhet/avtal genom att högerklicka i kolumnen för FOK-kod och välja aktuell FOK-kod.

  • FOK-Id mappning, avt.omr. - Mappning mot företag, avtal och avtalsområde. Använd med fördel "fyll kolumnvärde" om många rader har samma FOK-Id. Här mappas FOK-koderna per företag/enhet/avtal/avtalsområde genom att högerklicka i kolumnen för FOK-kod och välja aktuell FOK-kod.

FOK-kod som avviker från mappning

Avvikande FOK-kod kan anges på anställningsnivå vid behov. Fältet för att ange en avvikande FOK kod nås från fliken Övrigt (statistik&pension) under knappen Övrigt - historiska poster. Fältet heter Avvikande FOK-kod.

Exempelvis så skall anställda med avvikande försäkringsomfattning (via beslut i Försäkringsnämnden) få en avvikande FOK kod. Dessa ska inte rapporteras in till ordinarie försäkringslösning så länge pågående sjukskrivning pågår. Denna avvikande FOK-kod registreras på anställningsnivå och när sjukskrivningen är över så läggs ny rad in i översiktsfönstret Övrigt så att ordinarie mappning gäller.

FOK-parameter

FOK-parameter nås från fliken Övrigt (statistik & pension) i rutinen Löneadministration under knappen Övrigt - historiska poster. Fältet heter Avvikande FOK-parameter och används om en arbetstagare som har fyllt 65 år har kompletterande tillval enligt överenskommelse (till exempel om avtalspension eller kompletterande premier fortsatt ska tjänas in).

Parallella anställningar och flera anställningar samma månad

Fora kan för en sammanhängande anställningsperiod enbart ta emot en Fok-kod per månad. I de fall som en arbetstagare har flera anställningar samma månad med olika FOK-koder (både om de helt eller delvis överlappar eller är i kant i kant) så behöver Fora-programmet avgöra vilken FOK-kod som skall rapporteras till Fora.

För att avgöra detta så används inställningar i fönstret Huvudanställning för programkörningar (rutin Anställnng).

Varje datum som överlappar kontrolleras för att avgöra vilken anställning som är att betrakta som huvudanställning och FOK-koden för denna är den som kommer användas.

Om det uppstår en situation där flera FOK-koder förekommer i en månad (antingen genom att en arbetstagare gått från en anställning till en annan mitt i en månad eller på grund av delvis överlappande anställningar) så rapporteras den FOK-kod som gällt flest kalenderdagar.

Loggning av varningar och fel

Om det skulle finnas brister i datat (t.ex. att obligatorisk data saknas) som programmet behöver, så loggas vad som är fel och programmet hoppar över de felaktiga/saknade uppgifterna och går vidare till nästa anställning i rapporteringen. Detta gäller även om programmet bara visat fel på en person, övriga personer hanteras och kommer med i filerna.

Beroende på hur allvarligt felet är, så visas status på körningen som en varning eller ett fel.

Relaterad hjälp