Personalnyckeltal - Standardrapporter - Rapporter - Rapporter & Dokument

Rapportbeskrivning

Denna dokumentation avser funktionalitet som är gemensam för flera standardrapporter i HR+, dock inte alla. Primärt omfattad de rapporter över olika personalnyckeltal som:

  • Antal anställningar

  • Arbetstid och frånvaro

  • Arbetad tid och årsarbeten

  • Frisknärvaro

  • Lönestatistik

  • Personalstruktur

  • Personalomsättning

  • Sjukfrånvaro och sjuklön

Rapportnamn: Personalnyckeltal, gemensam funktionalitet

Rutin: Personalstatistik

Gäller segment: Alla

Förutsättningar

Rapporterna hämtar sin information från modulen Personalstatistik (p_astat) där datat lagras periodiserat per månad. Detta innebär att personalstatistiken måste laddas varje månad med resultat från lönekörning. Den vanligaste orsaken till upplevda fel i rapporterna är att personalstatistiken inte är uppsatt enligt det standardregelverk som rapporterna har baserats på.

För information om vilken information rapporterna använder för beräkningarna se doumentation för respektive nyckeltal.

Aggregeringsnivåer

Rapporten finns i tre olika versioner som grupperar och summerar informationen på olika organisatoriska nivåer. Samtliga rapporter aggregerar sedan uppgifterna totalt motsvarande urvalet. Till varje rapportgrupp finns även en personallista som visar motsvarande värden per individnivå.

  • Arbetsgivare
    Aggregerar statistikuppgifter per arbetsgivare samt totalt för urvalet om flera arbetsgivare har valts.

  • Förvaltning
    Aggregerar statistikuppgifter per förvaltning samt totalt för urvalet om flera förvaltningar har valts.

  • Kostnadsställe
    Aggregerar statistikuppgifter per kostnadsställe (Koddel 1) samt totalt för urvalet om flera koddelar har valts.

  • Anställd
    Visar per anställd värdena motsvarande de aggregerade rapporterna.

Behörigheter

Rapporterna utgår ifrån användarens nu gällande behörighetsdefinitioner anpassad till hur rapporten är uppbyggd samt varifrån data i nyckeltalen hämtas. Utgångspunkten i behörighetsmodelen är vilka anställningar användaren har rätt till genom rapporteringsställen i organisationsträdet per idag.

Behörigheterna baseras på de rapporteringsställen och därmed anställningar som användaren har rätt till den dag rapporten körs. Användarens avslutade eller ännu ej påbörjade behörigheter är inte tillämpliga i statistikrapporterna. Inte heller datumstyrningen används på behörigheterna, förutom att behörigheten måste vara giltig dagen då rapporten körs. Därmed får en che,f som idag har en viss behörighet, även se föregående års siffror även om chefen inte hade behörighet till enheten under hela den tidsperiod som rapporten avser.
Behörigheterna hämtas på en nivå som motsvarar rapportens aggregeringsnivå, dvs för rapporten på arbetsgivarnivå så begränsas urvalet av vilka arbetsgivare som finns inom organisationsträdet. För kostnadsställenivå så begränsas urvalet till de kostnadsställen användarens anställningar tillhör.

De olika behörighetmodellerna gör att det inte går att jämföra värdena i rapporterna utan att göra flera identiska urval. Som för all typ av datamängd så kommer grunddatat som rapporterna räknar på att innehålla avvikelser och felaktigheter vilket kan ge små variationer i resultatet. Om du däremot aktivt gör samma urval i rapporterna för arbetsgivare, förvaltning och kostnadsställe så ska rapporterna ge samma värde.

För statistik är det svårt att göra en behörighetsmodell som är begränsande baserat på användarens behörighet samtidigt som den ska visa konsekvent och relevant information. En användare som byter ansvar från t.ex. ett kostnadsställe till ett annat är inte längre behörig till det gamla kostnadsstället och kan då inte heller välja det i rapporten på kostnadsställenivå.
Detta gör dock att historisk uppföljning kan bli begränsad vid t.ex. omorganisationer då kostnadsställen/förvaltningar slås ihop eller byts ut. Då kan möjligheten försvinna att jämföra med föregående perioder eftersom användaren inte längre har behörighet till de gamla kostnadsställena/förvaltningarna.

Arbetsgivarnivå

Rapporter på arbetsgivarnivå, dvs hela arbetsgivaren kommer att visa de arbetsgivare (företag/enheter) som är kopplade till de rapporteringsställen som användaren har rätt till. För denna behörighet så används inte anställningarna i sig, utan urvalet baseras på rapporteringsstället företagstillhörighet.
Om en användare har rätt till minst ett rapporteringsställe för en arbetsgivare, så kommer rapporten att summera informationen baserat på hela arbetsgivaren om inga ytterligare urval görs. Denna behörighetsnivå passar roller med stor behörighet som vill analysera hela arbetsgivarens population eller i organisationer där alla uppgifter är offentliga.

Förvaltning (Specifik för offentlig verksamhet)

Rapporter på förvaltningsnivå kommer att begränsa urvalet till de förvaltningar som användaren är behörig till. Behörighetsfunktionen hämtar ut alla anställningar som användaren är behörig till genom sin roll i organisationsträdet. Bland dessa anställningar så hämtas alla förvaltningar som gäller per idag och det är dessa förvaltningar som användaren får behörighet till.
Om en användare har, genom sin behörighet i organisationsträdet, rätt till minst en anställning inom en förvaltning så kommer rapporten att summera informationen baserat på hela förvaltningen, om inga ytterligare urval görs.

Kostnadsställe

Rapporter på kostnadsställesnivå kommer att begränsa urvalet till de kostnadsställen (Koddel1) som användaren är behörig till. Behörighetsfunktionen hämtar ut alla anställningar som användaren är behörig till genom sin roll i organisationsträdet. Bland dessa anställningar så hämtas alla per idag gällande lönepåverkade uppgifter. Bland de gällande lönepåverkande uppgifterna så hämtas alla, per idag, gällande avdelningar och därigenom alla, per idag, gällande kostnadsställen. Det är dessa kostnadsställen som användaren får behörighet till.
Om en användare har, genom sin behörighet i organisationsträdet, rätt till minst en anställning som är kopplad till ett kostnadsställe så kommer rapporten att summera informationen baserat på alla anställningar som är kopplade till detta kostnadsställe, om inga ytterligare urval görs.

Anställningslista

För rapporter där enskilda individer skall visas med synliga personuppgifter så uppmanas att alltid använda behörigheten till anställningar genom organisationsträdet. Här tas även hänsyn till om personen har inställningen Skyddad person. Personerna som visas i rapporten ska motsvara de personer som visas under menyn Anställning i HR+.
Denna mer restriktiva behörighetsmodell gör att siffrorna i de aggregerade rapporterna sällan till 100% stämmer med de värden du får om du summerar alla individer. Vid större behörigheter är det vanligt att någon person faller bort i personallistorna men som däremot tas med i den aggregerade statistiken.

Urval i rapporterna

Underlaget för rapporternas beräkningar kan begränsas med hjälp av urval. Följande urvalsvillkor används som utgångspunkt för samtliga rapporter, med vissa undantag. Undantag kan t.ex. vara att i rapporter som endast avser månadsavlönade så kan du inte välja timavlönade. Dessa urvalsbegrepp finns i rapporterna. Benämningen av parametrarna kan skilja beroende på inställningar gjorda i systemet.

De flesta parametrarna är flervalslistor där du kan välja en eller flera värden. Utöver systemets värden för parametern så finns oftast valen (Alla) och (Saknas). Valet (Alla) innebär att urvalet helt bortses från. Valet (Alla) ger en mycket stor prestandavinst jämfört med att välja alla enskilda val.

  • Period fr.o.m.
    Från vilken rapporteringsperiod (månad) rapporten ska börja räkna.

  • Period t.o.m.
    Till och med vilken rapporteringsperiod (månad) som rapporten ska räkna. Denna begränsas till att vara maximalt 12 månader (helår) efter period fr.o.m.

  • Arbetsgivare
    Tillgängliga Arbetsgivare i systemet förutom 00-nivå. Denna kan vara begränsad beroende på dina behörigheter i systemet.

  • Löneform
    I de fall rapporten inte enbart beaktar t.ex. månadsavlönade kan du göra urval på månadsavlönade eller timavlönade.

  • Avtal/Kategori
    Tillgängliga Avtal/Kategori i systemet förutom 00-nivå.

  • Anställningsform
    Tillgängliga anställningsformer i systemet förutom de med Anställningsformstypen 7 eller Anställningsformstypen 9 (Ej anställd).

  • AID-etikett
    Tillgängliga AID-etiketter i systemet (Specifikt urval offentlig verksamhet).

  • Chefsnivå
    Tillgängliga AID-Chefsnivåer i systemet (Specifikt urval offentlig verksamhet).

  • Kön
    Urval på Man eller Kvinna.

  • Ålderskategori
    De ålderskategorier som är uppsatt för personalstatistiken i fältet ålderskategori 5-årsintervall (Kolumnen H_ALD2 i tabellen H_ALDER)

  • Förvaltning
    Tillgängliga Förvaltningar i systemet. Denna kan vara begränsad beroende på dina behörigheter i systemet (Specifikt urval offentlig verksamhet).

  • Befattning
    Tillgängliga Befattningskoder i systemet.

  • Koddel 1
    Tillgängliga Koddel 1 i systemet. Denna kan vara begränsad beroende på dina behörigheter i systemet.

  • Koddel 2-9
    Tillgängliga Koddel 2-9 för avdelningarna i systemet.

  • Organisatoriskt begrepp 1-9
    Tillgängliga Organisatoriskta begrepp 1-9 för avdelningarna i systemet.

Begreppsdefinitioner

De flesta rapporterna använder begrepp och jämförelsetal som är definierade på samma sätt.

Nedan följer beskrivning av dessa gemensamma begrepp:

Föregående period

Föregående period avser motsvarande månad(er) i urvalet föregående år. Om urvalet i rapporten t.ex. är Fr.o.m 2022-01-01 - T.o.m 2022-03-31 så avser föregående period Fr.o.m. 2021-01-01 – T.o.m. 2021-03-31.

Procentuell förändring

Den procentuella förändringen från föregående år beräknas genom (Värde innevarande år – Värde Föregående år) / (Värde föregående) uttryckt i %. Om exempelvis värdet innevarande år är 100 och värdet föregående år är 50 så blir förändringen i % (100-50)/50 = 1 = 100%).

Om värde saknas för föregående år blir ekvationen ogiltlig eftersom förändrigen är oändlig. Istället för att visa ett fel i dessa situationer så kommer rapporten att visa värde "0".

Månadsavlönad

Månadsavlönad definieras som alla aktiva anställningar med löneform Månadslön (1. SNlöneform)

Timavlönad

Timavlönad definieras som alla aktiva anställningar med löneform Månadslön (3. SNlöneform)

Tillsvidareanställd

Tillsvidareanställd definieras som anställningar med en anställningsform tillhörande anställningsformstypen Tillsvidareanställning (1) eller Provanställning (2).

Visstidsanställning

Visstidsanställning definieras som anställningar med anställningsformstyp skilt från Tillsvidareanställning (1), Provanställning (2), Ej anställd (9) samt anställningsformstyp 7. Vanligtvis blir detta i praktiken anställningsformstyperna Allmän visstidsanställning (5), Vikariat (3), Säsong (4) och Pensionär (6).

Antal anställda

Antal anställda beräknas baserat på unika personer inom urvalet. Om en person har flera anställningar inom urvalet kommer denne endast räknas som en anställd. Dock kan personen förekomma flera gånger i olika grupperingar i rapporten om denne har en anställning inom varje brytbegrepp som t.ex. anställningsform.

Ett exempel kan vara att en person samtidigt har en Tillsvidareanställning och en Visstidsanställning. I de rapporter som redovisar dessa grupper på separata rader i rapporten kommer personen att finnas som en (1) i varje grupp. På total nivå kommer dock personen bara räknas en gång. Detta gör att framförallt vid stora populationer blir summan av raderna för antalet visstidsanställa och antalet tillsvidareanställda inte nödvändigtvis samma som värdet på raden för totalt antal anställda.

Antal anställningar

Antal anställda beräknas baserat på totalt antal anställningar inom urvalet. Antal anställningar används oftast som divisor i rapporterna eftersom informationen som du vill få en procentsats av är baserad på enskilda anställningar.

Arbetad tid

Arbetad tid definieras som personalstatistikens fält Parametrerad Närvarotid. Fältet beräknas enligt körbeställningen för personalstatistiken och värdet för månadsavlönade hamnar i statistikfältet p_psa26. Enligt standarduppsättningen i HR+ så ingår mertid och övertid i arbetad tid.

För timavlönade beräknas det av statistikfälten (a.p_psat10+a.p_psat12+a.p_psat14). Fältet är definierat som Budgeterad tid +/- de typkoder och/eller lönearter som enligt körbeställningen skall lägga till respektive dra ifrån tid.

Timmar enligt avtal

Timmar enligt avtal definieras som personalstatistikens fält Budgeterad tid. Fältet beräknas enligt körbeställningen för personalstatistiken och värdet för månadsavlönade hamnar i statistikfältet p_psa25.

För timavlönade beräknas det av statistikfälten a.p_psat10+absolutbelopp av a.p_psat06 + absolutbelopp av a.p_psat17.

Mertid

Mertid definieras som innehållet i personalstatistikens fält för mertid (p_psat14), timmar.

Övertid

Övertid definieras som innehållet i personalstatistikens fält för övertid (p_psat12), timmar.

Årsarbetare

En årsarbetare definieras som Arbetad tid dividerat med en fast divisor. Divisorn är valbar då det finns olika tolkningar beroende på om statistik tas ut på helår eller månad. Om statistik tas ut per månad ska divisorn för månad vilken är 165 användas. Om ett urval på t.ex. 4 månader används så kommer antalet årsarbetare beräknas genom att ta den arbetade tiden för dessa fyra månader dividerat med 4*165.

Om statistik tas ut på helår kan även divisor med värde på 1700 användas som är definitionen för vissa nyckeltal. Notera att om du gör ett urval på 12 månader och använder divisor 165 så kommer du inte få samma resultat som om du använder 1700 eftersom 165*12 = 1980.

Relaterad hjälp