Löneutbetalning - Körningar innevarande löneperiod

Utbetalningsprogrammet Löneutbetalning är ett program för att möta krav inom betalningsområdet. Programmet Löneutbetalning innefattar ordinarie lönekörning och justeringskörning.

Programmet finns enbart i webben. Uppsättning måste göras via PA-förvaltning i klienten och sedan läggas till i PA-processen.

Bakgrund av ISO20022

För att möta kundernas behov och efterfrågan av nya produkter och tjänster inom betalområdet planeras en ny nordisk betalningsinfrastruktur i Sverige, Danmark, Finland och Norge.

Ambitionen med den planerade betalningsinfrastrukturen är skapa bättre förutsättningar för innovation och utveckling av nya betalprodukter och betaltjänster. För kunder kommer det att innebära mer kundanpassade betaltjänster, förenklad hantering av gränsöverskridande betalningar samt tillgång till nya innovativa betalningslösningar. Bankerna kommer ges en större möjlighet till utveckling av betaltjänster samt lägre drifts-, underhålls- och utvecklingskostnader när det blir färre clearingsystem och internationella standardiserade format.

IBAN, som är ett internationellt kontonummer, används redan idag, vid tex. en SEPA betalning, och i den framtida betalningsinfrastrukturen ska också IBAN användas i internbankledet. IBAN identifierar land, kontohavarens bank och kontonummer. Systemet bygger på en matematisk modell som gör det möjligt att automatiskt kontrollera att kontonumret är korrekt och att det tillhör rätt bank och mottagare.

(Information ovan är hämtad från SwedishBankers webbsida)

Allmän beskrivning

HR-plus 8 behöver förnya de bankfiler som vi idag tillhandahåller, för att möta förändringarna som sker inom betalningsområdet.

Det finns två alternativt i HR-plus 8 :

  • Bankfil i ISO20022-format (ersätter de bankfiler vi idag har i HR-plus 8)

  • Autopay (tillvalstjänst)

De två alternativen skiljer sig åt genom att AutoPay är en tjänst med ett helautomatiserat betalningsflöde för alla typer av transaktioner inklusive kommunikation med bank. AutoPay är en produkt som rekommenderas av flera banker.

Bankfil i ISO20022 saknar helt koppling till bank via HR-plus 8 och måste därmed hanteras manuellt.

Banker som stöds i HR-plus 8

I standardversionen av HR-plus 8 stödjer vi följande banker;

  • Nordea

  • SEB

  • Danske bank

  • Handelsbanken

  • Swedbank

Förutom standarbankerna erbjuds även stöd för följande banker som en tilläggstjänst:

  • BNP Paribas

  • Citibank

  • ICA Banken

Kontakta din EM för att aktivera någon av bankerna som erbjuds som tilläggstjänst.

Övriga banker hanteras som en kundunik utveckling och beställs via supporten.

För Swedbanks tjänst SUS och Nordeas tjänst LON sker inga förändringar i nuläget.

Makulera löneutbetalning

Makulera löneutbetalning är ett program som används för att kunna återta en enstaka löneutbetalning eller en transaktion som är med i en löneutbetalningsfil som har skickats till bank men som ännu inte har betalats ut.

Programmet kan endast användas om du kör Löneutbetalning som utbetalningsfil för löner. Läs mer om Makulera löneutbetalning.

Nya fält och funktioner

I det nya ISO-formatet ska bankkontonummer bifogas både för utbetalande konto och mottagande konto.

I HR-plus 8 kan du endast använda IBAN som utbetalande konto. Det ska, till vissa banker, även finnas ett kund- och bankavtalsnummer eller liknande som skickas med vid överföring av lönetransaktioner. Av denna anledning finns det nya fält (se nedan) där arbetsgivare ska registrera företagets kontonummer för löneutbetalningar och även de eventuella avtals- och/eller kundnummer som aktuell bank kräver.

När det gäller löntagares kontonummer kan programmet enbart hantera nationella kontonummer i nuläget. Detta innebär att programmet inte går klart ifall det är någon arbetstagare som har IBAN registrerat.

I Löneutbetalning så genereras även en femte clearingsiffra automatiskt vid konvertering av en löntagares kontonummer (om nödvändigt) så att numret blir korrekt med konverteringen från kontonummer till IBAN-nummer. Det finns även en kontroll som plockar bort tecken/mellanslag som inte tillhör ett kontonummer och som kan göra så att konverteringen blir felaktig.

Lista med felaktiga kontonummer

För att enklare hitta vilka arbetstagare som har felaktigt kontonummer bland alla meddelanderader i jobbloggen så presenteras dessa i en separat fil som heter Arbetstagare-med-felaktigt-kontonummer. Du hittar filen som vanligt under Skapade filer på kortet i PA.

Programkonfiguration

Programmet Löneutbetalning konfigureras i webben.

Följande uppgifter kan du fylla i:

Uppgift Beskrivning
Företag Ange ett företag, 00-nivå eller använd BPM-kalender
Enhet Ange en enhet, 00-nivå eller använd BPM-kalender
Arbetstagare fr.o.m Ange arbetstagar-id
Arbetstagare t.o.m Ange arbetstagar-id
Utbetalningstyp Ange vilken typ av körning som ska göras. Tre val finns; Ordinarie körning, Extrautbetalning eller Justeringskörning.
Utbetalningsdatum Ange aktuellt utbetalningsdatum eller använd BPM-kalender
Debiteringsdatum

Ange aktuellt debiteringsdatum (BPM-kalender kan användas). Programmet hämtar med automatik debiteringsdatum enbart till de banker som använder sig av debiteringsdatum. Om debiteringsdatum är tomt hämtas utbetalningsdatum även till de bankerna.

Debiteringsdatum är det datum som infaller den närmsta bankdagen före det datum pengar ska finnas på löntagarens konto.
Kontrollera med din bank om du är osäker på vilket datum som ska skickas med.
Lagringskatalog Ange katalog där filen som programmet skapar ska lagras. Katalogen måste finnas under HR-plus 8 ut-katalog (...data\ut). Om filen t.ex. ska hamna i “D:\knd\data\ut\bankfil”, skriv "ut/bankfil" här.
Avsändare

Fältet kan lämnas tomt ifall körning görs per företag. Fältet skall fyllas i om körning görs på 00-nivå.

Fyll i det företagsnamn som ska stå som avsändare i filens Group Header med tagg <Nm>. Det blir samma namn i samtliga filer som skapas i körningen.
Löneart nettolön Vid utbetalningstyp Extrautbetalning så anges de lönearter som ska med i extrautbetalningen.

Bankfiler

För systemförvaltare

I HR-plus 8 standardutförande kommer följande banker att stödjas:

  • Handelsbanken

  • Nordea

  • Danske Bank

  • SEB

  • Swedbank

Beskrivning av bankfiler

Nya fält

Enligt ISO-2022 måste alltid utbetalarens kontonummer följa med vid en transaktion och därför måste utbetalningskonto finnas i HR-plus 8.

I HR-plus 8 går det endast att använda IBAN när det gäller utbetalarens konto eftersom det framtidssäkrar olika möjligheter gällande utbetalningar.
Företagets utbetalningskonto (IBAN) registreras i Företagstabellen 01; Kontonummer för löneutbetalning.

Det finns ytterligare två fält i företagstabellen: Avsändarens id hos bank och Kundid hos bank. Dessa fält ska användas om den utbetalande banken använder sig av kundnummer och/eller avtalsnummer. I de fall banken inte kräver specifik uppgift så kan dessa fält lämnas tomma.

Fälten används av Nordea och SEB. Möjligen kan det krävas ett nytt avtalsnummer från SEB i samband med övergång till nytt filformat. Kontakta din bank om det finns frågor kring ID-nummer.

Programmets funktion

Programmet kan köras på 00-nivå, företagsnivå eller på enskild arbetstagare och detta anges i programkonfigurationen.

I programkonfigurationen anges också; utbetalningsdatum, debiteringsdatum, lagringskatalog, avsändare och utbetalningstyp.. Utbetalningsdatum behövs för att programmet ska hitta vilka transaktioner som ska gå med i utbetalningen. Debiteringsdatum anges om den bank, som ska ta emot filen, har gått över till nytt datumformat och använder sig av debiteringsdatum.

Utbetalningstyp talar om för programmet vilka transaktioner det är som ska hämtas i körningen. I programkonfigurationen kan olika varianter läggas in för extrautbetalning och för justeringskörning vilket innebär t.ex. att det är möjligt att köra extrautbetalning samma dag som ordinarie körning.

Om banken inte använder sig av Debiteringsdatum anges utbetalningsdatumet även i denna ruta. Programmet vet vilka banker som använder sig av debiteringsdatum men kan inte räkna ut datumet i nuläget. Detta är en provisorisk lösning som kommer att ändras framöver.

Avsändare är en ny parameter. Här ska användaren fylla i vilket företagsnamn som ska stå i filens groupheader, tagg <Nm>. Det blir samma namn för samtliga filer som skapas i körningen om du kör på flera företag samtidigt.

Lagringskatalog där filen ska läggas.

Vid utbetalningstyp Extrautbetalning så anges de lönearter som ska betalas ut i extrautbetalningen.

Programmet ska köras efter att löneberäkning är gjord. När programmet startar hämtas de transaktioner som har samma datum som det utbetalningsdatum som har angetts i programkonfigurationen och för de företag/arbetstagare som körningen avser. Detta innebär att utbetalningen kan avse extrautbetalning, justeringskörning och ordinarie löneutbetalning. En körning avser ett utbetalningsdatum.

Utöver de uppgifter som anges i programkonfigurationen hämtas också följande uppgifter till filen:

Uppgift Beskrivning
Organisationsnummer

Utbetalande företags organisationsnummer.

Hämtas från fält Organisationsnummer som finns i Tabellverket, 01. Företagsdata, flik 1 Företagsuppgifter.
Avsändarens id hos bank

Detta är en uppgift som varierar mellan bankerna.

Hämtas från fält Avsändarens id hos bank hos bank som finns i Tabellverket, 01. Företagsdata, flik 1 Företagsuppgifter.

Detta id hamnar i den del av filen som kallas Group Header (tagg <GrpHdr>). Om fältet lämnas tomt så sätter programmet nollor i fältet och hämtar då alla företag som har ett tomt fält till samma fil om körning görs på 00-nivå.
KundID hos bank

Detta är en uppgift som varierar mellan bankerna,

Hämtas från fält Kundid hos bank som finns i Tabellverket, 01. Företagsdata, flik 1 Företagsuppgifter.

Detta id hamnar i den del av filen som kallas Payment Information (tagg <PmtInf>). Det skapas en Payment Information per företag som har samma avsändar-id som det som anges i " group headern".
Kontonummer för löneutbetalning

Utbetalande företags IBAN nummer.

Hämtas från fält Kontonummer för löneutbetalning (fältid: p_r01115) som finns i Tabellverket, 01. Företagsdata, flik 1 Företagsuppgifter.

Betalningsmottagarens namn Betalningsmottagarens namn måste framgå i betalningsfil enligt ISO20022. Hämtas från fält Förnamn och Efternamn (fältid: per022, per021) som finns i anställningsöversikten.
Mottagande kontonummer

Betalningsmottagarens kontonummer hämtas från fält Ordinarie bankkonto (fältid: arb010, arb011) som finns i anställningsöversikten, flik 2. Arbetstagare.

Kontonumret konverteras till IBAN för att alla kontonummer ska följa samma standard. Konvertering sker enligt Swedish bankers beskrivning IBAN.
Valuta Valutan som används av utbetalande företag sätts automatiskt till SEK.
Utbetalningsbelopp

Hämtas från nettolönetransaktionens beloppsfält (fältid: p_txxx04).

Vilken löneart som avser nettolön hämtas från fält L-art nettolön (fältid: p_r01018) som finns i Tabellverket, 01. Företagsdata, flik 1 Företagsuppgifter.

Om utbetalningen avser extrautbetalning hämtas löneart för nettolön från fält Löneart utbetald nettolön (fältid: xbet08) som finns i rutin Extrautbetalning, översikt Extrautbetalning.
Slutdatum företag upphört Fältet Slutdatum företag upphört finns i Tabellverket, 01. Företagsdata, flik 1 Företagsuppgifter. De företag som har ett slutdatum som är äldre än aktuellt utbetalningsdatum behandlas inte alls i körningen.

Filbeskrivning

Filen följer standard ISO20022 med de vissa skiftningar enligt förekommande banker i HR-plus 8.

Löneutbetalning med bankkonto för personer utan svenskt personnummer eller samordningsnummer

Personer utan personnummer eller samordningsnummer kommer normalt inte med i bankfilen utan de loggas och hanteras manuellt. Men om det finns ett giltigt bankkontonummer på personen som saknar person/samordningsnummer, så skickas personen med i lönefilen.

Programmet gör inte någon kontroll mot personnummerfältet. I XML-filen är enbart namn och kontonummer ett krav för att betala ut lön.

Lista för avstämning

Programmet skapar en lista som du kan använda för att stämma av vilka lönesummor som finns med i filen som skickas iväg. Listan visar utbetald lön och kontonummer per arbetstagare, sorterad per företag/enhet.

På sista sidan visas en sammanställning av totalsumman per företag/enhet samt en summering av alla totalsummor. Den totala summan av utbetalningen skrivs ut i bankfilen.

Du hittar listan under Skapade filer på PA-kortet där du startade körningen.

Övrigt

SUS

Swedbanks utbetalningsservice - SUS, kan fortsätta användas i sitt nuvarande format ytterligare en tid.

LON

Nordeas tjänst (LON), används i sin nuvarande form och därmed används inte utbetalningsprogrammet.

Notera! Om tjänsterna SUS och LON används så ska inte det nya utbetalningsprogrammet användas.

Autopay

Läs mer under avsnittet Tilläggstjänster och intergrationer externa tjänster

Meddelanden i jobbloggen

Ingen lagringskatalog angiven, avbryter.

Kontrollera parametern Lagringskatalog i programkonfigurationen.

Ingen att behandla, kontrollera uppgifterna.

Programmet hittar inga arbetstagare eller nettolöneposter att behandla. Kontrollera vilka parametrar som har använts i körningen genom att kontrollera innehållet i filen Parameters. Du hittar filen under Skapade filer i programkortet i PA.

Utbetalningsdatum för ordinarie lön saknas.

Gör en total schemaladdning och kör sedan om programmet.

Nettolöneart saknas i företagsdata (tabellverket).

Kontrollera fältet L-art nettolön i rutin Tabellverk, översikt Företagsdata.

Företag {företag/enhet} saknar giltigt IBAN, hoppar över.

Kontrollera fältet Kontonr för löneutbetalning i rutin Tabellverk, översikt Företagsdata.

Företag {företag/enhet} har ogiltig utbetalande bank, hoppar över.

Kontrollera fältet Kontonr för löneutbetalning i rutin Tabellverk, översikt Företagsdata.

Företag {företag/enhet} saknar giltigt organisationsnummer, hoppar över.

Kontrollera fältet Organisationsnummer i rutin Tabellverk, översikt Företagsdata.

Företag {företag/enhet} har inget bankavtal och/eller kund-id hos bank angivet, hoppar över.

Kontrollera fälten Avsändarens id hos bank och Kundid hos bank i rutin Tabellverk, översikt Företagsdata.

{arbtag.id} saknar giltigt kontonummer, hoppar över.

Kontonummer hämtas i första hand från fältet IBAN nummer, i andra hand från fälten för Alternativt bankkonto (Clearing och Kontonummer) och i sista hand från fälten för Ordinaria bankkonto (Clearing och Kontonummer). Detta meddelande erhålls ifall inget av dessa tre alternativ innehåller ett giltigt kontonummer. Kontrollera fältens innehåll i rutin Löneadministration, översikt Anställningar, flik 2. Arbetstagare.

{arbtag.id} saknar giltigt person- eller samordningsnummer, hoppar över.

Kontrollera fältet Personnummer i rutin Löneadministration, översikt Anställningar, flik 2. Arbetstagare.

{arbtag.id} saknar adress med landskod, hoppar över.

Kontrollera fälten för adress i rutin Löneadministration, översikt Anställningar, flik 2. Arbetstagare.

Angiven arbetstagare {arbtag.id} på transaktion finns inte, hoppar över transaktion.

Kontrollera transaktionens riktighet.

Uppladdning mot banken

Fel id, E2E

Detta fel kan uppstå om du har gjort flera bankfiler. Du som kund kan inte ändra detta då det används till andra program. Du behöver lägga ett ärende till supporten för att våra drifttekniker ska kunna gå in i databasen och plocka bort felet.

Relaterad hjälp