Utmätning av lön - 2. Arbetstagare - Anställningar - Löneadministration

Redovisning av utmätning av lön till Kronofogden 

Du som arbetsgivare skall göra redovisningen/inbetalning av beslutad utmätning om du betalar ut lön, sjuk- och föräldrapenning, pension och andra ersättningar som ingår i inkomst.

Vad är förbehållsbelopp och utmätningsbelopp?

Det belopp som arbetstagaren får behålla kallas förbehållsbelopp. Det belopp du ska betala in kallas utmätningsbelopp.

Förbehållsbelopp 

Arbetstagaren ska få behålla det förbehållsbelopp som finns angivet i beslutet. Detta belopp har personen alltid rätt att behålla innan avdrag (enligt beslutet) ska göras. Förbehållsbeloppet går före utmätningsbeloppet vilket innebär att det är viktigt att du meddelar Kronofogdemyndigheten om det inte går att dra av utmätningsbeloppet enligt beslutet. Du kan meddela det via e-tjänsten Rapportering och skriv också gärna varför du inte kunnat göra avdraget.

Förbehållsbelopp i samband med nettolöneavdrag

Det går inte (enligt svensk lag) att göra nettoavdrag då nettolönen understiger förbehållsbeloppet.

Om en anställd har förbehållsbelopp så tillåts bara skuldföringskoderna:

1. Ingen skuldföring - Om inte hela beloppet kan dras, så görs inget avdrag.

2. Så mycket som går dras - Enbart belopp ner till förbehållsbeloppet dras.

För lönearter med typkod eller inställd skuldföringskod som inte motsvarar ovan så kommer vid löneberäkning hantering att ske enligt punkt 1. Ingen skuldföring.

Om utmätning eller annat nettoavdrag inte kan göras helt eller delvis så loggas det med texten Utmätning eller avdrag ej gjort pga förbehållsbelopp.

Om varken utmätning eller annat nettoavdrag kan göras så loggas detta på två rader i jobbloggen med en loggrad per transaktion. Loggningen anges med företag, enhet samt arbetstagar-id.

Utmätningsbelopp

Det som är kvar av lönen efter avdrag av skatt och förbehållslopp = utmätningsbeloppet är det som du, som arbetsgivare, skall skicka/redovisa till Kronofogdemyndigheten. 

Underlag för utmätning

I begreppet inkomst ingår exempelvis lön, sjuk- och föräldrapenning, pension, arbetslöshetsersättning och aktivitetsbidrag. Barnbidrag, underhållsstöd och bostadsbidrag räknas också som inkomster. Den del av traktamente och av ersättning för resa med egen bil i tjänsten som vid avdrag av preliminär skatt behandlas som lön är också inkomst.

Du ska göra avdragen i följande ordning:

• Preliminär A-skatt
• Underhållsbidrag och underhållsstöd
• Övriga fordringar

Så här gör du utmätning av lön

Via knappen Utmätning så administrerar du utmätningar per arbetstagare. Du både lägger till nya och ändrar befintliga utmätningar. Alla utmätningar måste registreras via detta fönster, det går inte att registrera direkt via löneberäkningen

Gör så här:

• I flik 2. Arbetstagare, längst ner till vänster hittar du rutan Utmätning. Klicka på knappen Utmätningar så får du upp detaljbilden med alla fält tillhörande utmätning
• Välj Arkiv/Ny för att skapa en ny utmätning, en detaljbild öppnas där du fyller i aktuella uppgifter:
  - From-datum: Måste fyllas i. Ange samma from-datum som gamla transaktionen har i transaktionsregistret, det gör inget att datumet är bakåt i tiden.
  - Tom-datum: Måste fyllas i. Ange 2099-12-31 ifall utmätning gäller tills vidare. Ange annars aktuellt datum.
  - Beslutsnummer (tidigare Diarienummer): Här fylls Kronofogdemyndighetens beslutsnummer in. Detta nummer ska rapporteras in vid betalning.
  - Plusgiro/Bankgiro: Lämnas tomt ifall uppgiften saknas, ange annars aktuellt nummer.
  - Totalt utmätningsbelopp: Om uppgift finns, så ange vad som är kvar att dra. Om inte uppgift finns så lämna fältet blankt.
  - Belopp/månad: Måste fyllas i. Ange hur mycket som ska dras per månad.
• När den nya utmätningsposten är skapad, gå till löneberäkningen, plocka bort den gamla fasta transaktionen för utmätning och gör en löneberäkning. En ny transaktion för utmätning ska skapas upp automatiskt utifrån uppgifterna som har registrerats.

Rapportering och inbetalning av utmätningsbeloppet

Du som arbetsgivare ska betala in det du dragit av samma dag som löneutmätning sker. Om du inte kan göra avdraget enligt beslutet är det viktigt att du kontaktar Kronofogdemyndigheten och berättat om orsaken till att du inte kunnat följa beslutet. Det är också viktigt att veta att du inte har rätt ge arbetstagaren uppskov med avdrag.

Du ska göra avdraget från och med den första utbetalningen efter det att du har tagit emot beslutet om löneutmätning från Kronofogdemyndigheten. Avdraget ska göras i hela kronor.

Om du har flera anställda med utmätning i lön kan du redovisa en klumpsumma men specificerar vilka personer inbetalningen avser samt hur mycket av beloppet som redovisas per person.

Om en arbetstagare har annan lön än månadslön, till exempel 14-dagarslön, så ska inbetalning ändå bara ske en gång per månad - samma dag som månadens sista löneutbetalning sker. 

Du ska också meddela Kronofogdemyndigheten om anställningen upphör eller om löneförhållandena ändras.

Borttag av utmätning

Av säkerhetsskäl så går det inte att plocka bort befintliga utmätningar. Om det är en utmätning som ska sluta gälla så är rekommendationen att du ändrar tom-datumet på den så att den därmed slutar gälla. 

Om du har lagt upp en utmätning som inte skulle ha funnits alls (t.ex. lagt den på fel arbetstagare) så kan du be din systemförvaltare att plocka bort den. Systemförvaltaren får då tillfälligt öppna fönstret för borttag, plocka bort den felaktiga posten och sedan lägga tillbaka spärren för borttag igen.

Rapportering e-tjänst

När du betalar in pengar enligt ett beslut om utmätning av lön kan du använda Kronofogdens e-tjänst Rapportering för att meddela för vem du gjort inbetalningen. Om du inte kunnat göra avdrag enligt beslutet kan du använda samma e-tjänst för att meddela dem varför.

Det finns inte någon begränsning för hur många anställda du kan redovisa för samtidigt. Du hittar mer hjälp och instruktioner när du är inloggad på Kronofogdens e-tjänst. 

Filformat och redovisningsformat

Redovisning av dragna utmätningar kan göras via en Excelfil från HR-plus 8 och skall redovisas till Kronofogden som en .csv-fil. Formatet CSV betyder det är en textfil med en post (anställd) per rad och där kolumner separeras av semikolon.

En rad med en anställd kan specificeras så här: Personnummer;Namn;Inbetalt belopp;Beslutsnummer;Orsak till avvikelse;Kommentar till avvikelse (Personnummer specificeras i formatet ÅÅÅÅMMDD-XXXX.

Orsak till avvikelser skall ha ett av följande värden; 

• Ingen avvikelse
• Sjuk
• Slutat
• Tjänstledig
• Kurs
• Föräldraledig
• Annan frånvaro
• Annan orsak

Exportera dragna utmätningar till Excel

I rutin Kontroll innev löneperiod finns en översikt som heter Rapport Kronofogden som visar samtliga dragna utmätningar i perioden:

• Markera alla rader som ska redovisas.
• Håll ner Ctrl och markera rubrikerna Personnr, Namn, Draget, Diarienr, Orsak till avvikelse samt Kommentar till avvikelse.
• Välj Funktioner/Excel och välj radurval Markerade, fälturval Markerade och klicka på knappen Öppna så överförs vald data till Excel.
• Fyll i Orsak och Kommentar till avvikelse i excelarket.
• Plocka bort rubrikraden, för den ska inte med i filen till Kronofogden.
• Välj Spara som csv-fil (Arkiv, Spara som…, och välj filformat: CSV kommaavgränsad) och döp filen till valfritt namn.
• Ladda upp filen på Kronofogdens hemsida.