Förberedelser och arbetsgång inför uppstart - Pensionsuppgifter till Collectum - Pensionsprogram

I samband med att du börjar använda programmet så behöver du göra följande:

  • Uppdatera inställningar på anställningen

  • Sätta upp regler för huvudanställning pension

  • Uppdatera programkonfigurationen

  • Köra Historisk laddning (se avsnittet nedan)

  • Stämma av ovan uppgifter efter historisk laddning

  • Eventuellt köra programmet Avstämningslista Collectum,

  • Uppdatera uppgifter inför första årskörningen för ITP2 Bemanning, vilket sker vid årsskiftet om du har ITP2 Bemanning

Inställningar som behöver göras innan första körningen

Innan du börjar köra programmet så behöver vissa inställningar ses över och göras.

Typ av uppsättning Uppdatering och visning Tabell och fält
För att en anställd ska komma med i körningen ska den ha någon av följande pensionskategorier

ITP1 ITP2 ITP2 Bemanning (416 tim) ITP2 Bemanning (320 tim) PP Pension ITP1 PP Pension ITP2

Uppdateras automatiskt vid nyanställning och anställningsförändring från upplägg i klartexttabellen Avtal i anställning alternativt Pensionskategori per anställningsform. Visas i pensionsfliken på anställningen

 std_ovr.ovr061
Varje anställning som ska redovisas i körningen måste ha ITP pensionsplans-id och ITP kostnadsställe

Uppdateras automatiskt vid nyanställning och anställningsförändring från upplägg i klartexttabellen Avtal i anställning alternativt Pensionskategori per anställningsform. Visas i pensionsfliken på anställningen.

Varning ges i loggen om en person saknar pensionsplans-id och/eller ITP kostnadsställe.

 std_ovr.062 ITP pensionsplans-id std_ovr.064 ITP Kostnadsställe
För att uppdatering av pensionskategori, pensionsplansid och ITP-kst ska ske med
automatik vid nyupplägg och anställningsförändring måste detta anges i webben

Under Admin/Arbetsgivarinställningar anges, per företag, inställningar för automatiskt uppdatering.

Valet Tillåt att Statitik & Pension skrivs över när anställningsform ändras på anställningen används endast om du använder Pensionskategorier per anställningsform.

 
ITP Överstyrning

För att reducera mängden data vid historisk laddning så rekommenderas att “Ingen behandling” anges på anställningar som har avslutats för 4 år sedan eller tidigare utifrån datum för körning av historisk laddning.

Säkerställ också att övriga anställningar inte har ett värde i detta fält när historisk laddning körs.

std_ovr.063
Möjlighet finns att ange en orsakt till varför överstyrning gjorts

Orsak anges i pensionsfliken.

I klartextabellen ITP överstyrning orsak kan egna orsaker anges om så önskas.

std_ovr.ovr070 ITP Överstyrning orsak
Huvudanställning Sätt upp regler för huvudanställning Egen tabell under Underhåll Klartexter
Programkonfiguration Uppdatera programkonfigurationen  

Huvudanställning

Markeringen för huvudanställning som finns på anställningen används främst för att få rätt uppgifter för saldon på lönespecifikationen och visar enbart vilken anställning som är huvudanställning just nu.

Vid körning av pensionsprogrammet kan programmet behöva titta på flera olika perioder, samt i de fall det finns överlappande anställningar del av månad, gå ner på enstaka dagar för att avgöra vilken anställning som är huvudanställning när det gäller pensionsredovisningen.

För att styra hur utvärderingen av vilken anställning, som vid varje given tidpunkt skall vara huvudanställning så finns ett eget inställningsfönster där du sätter upp regler för vad som skall betraktas som huvudanställning. Fönstret återfinns under rutinen Underhåll klartexter och heter Markering huvudanst programkörn.

Historisk Laddning ITP1 och ITP2

Innan du kör Pensionsuppgifter till Collectum i produktion så behöver du ladda resultattabellen för pensioner med historiska uppgifter. Alla historiska uppgifter laddas inte till resultattabellen utan endast uppgifter som behövs inför kommande körningar.

Körningen Ladda historiska uppgifter kan köras både på övergripande nivå (dvs 00-nivå) men kan också köras per företag/enhet. Möjlighet finns även att köra Ladda historiska uppgifter på enstaka arbetstagare.

I programkonfigurationen anges Arbetstagare fr o m och Arbetstagare t o m samt "Ja" för att Skapa händelsetyper historiskt inför produktionsstart.

Notera! Viktigt att tänka på är att:

  • Fältet ovr063 Överstyrning måste vara tomt på alla anställda som ska vara med vid Historisk laddning.

  • Historisk laddning kan vid behov köras om men omkörningen måste ske med start samma period som tidigare körning. Om du får in “nya” anställda på ett företag som redan är historiskt laddat, så behandlas endast de nya vid körningen. Om du, efter produktionsstart, får in nya företag som ska redovisas, så körs laddningen endast på det nya företaget.

    I programkonfigurationen anges "Ja" i fältet Skapa händelsetyper historiskt inför produktionsstart. Här anges också redovisningsperiod för månaden innan första produktionskörning. Om du kör första produktionsmånad 202301 så ska redovisningsperiod för Historisk laddning vara 202212..

    När Ladda historiska uppgifter körs så laddas resultattabellen med uppgifter från körningen. Programmet börjar läsa uppgifter från den redovisningsperiod som angivits i programkonfigurationen..

  • För ITP1 skapas nyanmälan med datum från senaste anställningen som är kvalificerad för ITP. Det är alltså inte säkert att det är arbetstagarens första anställningsdatum som hämtas. Lön hämtas från redovisningsperioden.

  • För ITP2 tillsvidareanställda kontrolleras om den anställde är kvalificerad i redovisningsperioden. Om ja så skapas nyanmälan med datum från aktuell anställningen. Det är alltså inte säkert att det är arbetstagarens första anställningsdatum som hämtas. Årslön beräknas utifrån senaste uppgifter i redovisningsperioden.

  • För ITP2 visstidsanställda kontrolleras om den anställde är kvalificerad. Kontroll sker från redovisningsperioden och tre (3) hela kalendermånader bakåt i tiden. Exempel: anställd 221115, redovisningsperiod = mars. Kontroll om kvalificerad sker mot Februari, Januari och December. Om kvalificerad så sker nyanmälan med händelsedatum = anställningsdatum, d v s 221115. Årslön beräknas utifrån senaste uppgifter i redovisningsperioden

  • För ITP2 timmanställd kontrolleras om den anställde är kvalificerad via arbetade 96 timmar under de tre senaste kalendermånaderna. Årslön beräknas som snitt av intjänat belopp under de tre kvalificeringsmånaderna.

  • Om tjänstledighet finns i redovisningsperioden för historisk laddning sker nyanmälan enligt tidigare beskrivna regler och avanmälan/tjänstledig skapas med händelsedatum första dagen i redovisningsperioden.

När produktionskörningen körs finns “gamla” uppgifter i resultattabellen och de är dessa uppgifter programmet utgår från när kontroll sker för innevarande redovisningsperiod.

Körningen Ladda historiska månader fungerar på samma sätt som en ordinarie körning med undantag för att ingen retroaktiv hantering sker.

Eftersom det är personens huvudanställning som ska hanteras som rapporterad så behöver programmet veta vilken anställning som är huvudanställning. Om det endast finns en (1) anställning på arbetstagaren så tolkas den alltid som huvudanställning.

Inför första årlig körning av ITP2 Bemanning

För att uppdatera historiska uppgifter för bemanning inför aktuellt år, så behöver du, inför första körningen, göra en extra körning för att hämta dessa uppgifter.

Notera! Detta görs alltså bara inför första körningen. För kommande år så finns historiska uppgifter i pensionstabellen i och med att körning gjordes förgående år.

Innan körningen för t.e.x 2022 körs (vilket görs i Januari 2023), så ändrar du i programkonfigurationen så att ITP-körningen endast gäller pensionstyp ITP2 Bemanning.
Ange att körningen ska gälla för redovisningsperioden 202201. Starta körningen. Nu uppdateras värden för hela 2021 och läggs i pensionstabellen. Filen som skapas i samband med körningen ska INTE skickas in till Collectum. Nu finns historiska uppgifter i pensionstabellen och kommer användas vid årskörning av ITP2 Bemanning.

När körningen är klar ändrar du tillbaka i programkonfiguarationen så att körningen liksom tidigare, gäller både pensiontyp ITP1, ITP2 och ITP2 Bemanning och kör ordinarie körning för Januari 2023. Uppgifter för 2022 för ITP2 Bemanning kommer att skapas och redovisas i pensionshändelser och fil till Collectum.

Avstämning mot Collectum

Innan driftsättning av programmet Pensionsuppgifter till Collectum så rekommenderas att du validerar gjord uppsättning och eventuella rättningar som har missats hos Collectum genom att jämföra utfallet från programkörning med de uppgifter som Collectum har lagrade hos sig.

Genom att beställa avstämningsfiler från Collectum och via programmet Avstämningslista Collectum jämföra mot utfallet en viss period så kan skillnader identifieras och analyseras. Eventuella differenser kan beror på att uppgifterna hos Collectum behöver justeras, programmets parametrar ändras eller att det ligger fel grunddata på den anställde. Det är viktigt att kontrollera vilken uppgift som är korrekt - HR-plus 8 eller Collectum.

Eftersom Collectum enbart tillhandahåller avstämningsfiler utifrån hur det ser ut just nu så behöver du beställa filer under ett antal månader för att i samband med uppsättning av programmet Pensionsuppfiter till Collectum stämma av dessa efter respektive månadskörning. Exakt hur många månader som behöver stämmas av beror på hur komplex uppsättning du har samt förekomst av bolagsbyten. Rekommendationen är att i alla fall stämma av två månadsfiler.

En arbetsgång kan vara så här:

  1. Uppsättning och testning i stagemiljö

  2. Beställning av avstämningsfiler för månad 1 efter redovisning av den månaden i produktionsmiljö

  3. Beställning av avstämningsfiler för månad 2 efter redovisning av den månaden i produktionsmiljö

  4. Historisk laddning i stagemiljö för månad 0

  5. Normal körning av månad 1 samt körning av programmet Avstämningslista Collectum för månad 1.

  6. Normal körning av månad 2 samt körning av programmet Avstämningslista Collectum för månad 2.

  7. Produktionssättning

Notera! Efter avstämning så kan körning för månad 1 och månad 2 kan göras direkt efter varandra. Det behöver alltså inte göras en körning per faktisk månad. Avstämningslistor från Collectum behöver dock beställas efter respektive månads körning.

En rekommendation är att varje eller varannan månad beställa avstämningsfiler från Collectum och köra programmet Avstämningslista Collectum för att säkerställa samstämmighet mellan HR-plus 8 och Collectum.

Relaterad hjälp