Aktuell produkt

Avstämningslista Collectum - Pensionsuppgifter till Collectum - Pensionsprogram

Avstämningslista Collectum är ett program som gör en avstämning mellan de pensionsuppgifter som finns hos Collectum och de pensionsuppgifter som finns i HR-plus 8. Den löpande rapporteringen till Collectum görs via deras digitala "internetkontor". Antingen skickas uppgifterna genom att knappa in uppgifter i respektive tjänst, som exempelvis tjänsten för löneanmälan eller genom att skicka en fil från HR-plus 8.

Du måste ha ett avtal med Collectums internetkontor innan du kan rapportera in uppgifter till dom.

Läs mer på Collectums hemsida under; Företag/Teckna och ändra avtal/Internetkontoret

Allmän beskrivning

Collectum har i sitt internetkontor en tjänst som heter Avstämningsfil. Denna avstämningsfil kan du ta ut när du önskar göra en avstämning mellan vad som finns hos Collectum och vad som finns i HR.plus 8.

Filen är i xml-format och innehåller uppgifter som t.ex. månadslön, löneändringstidpunkt, tjänstledig, alt ITP mm. Det är alltid de senaste uppgifterna hos Collectum som kommer med i deras fil - tänk därför på att inte köra någon ny ITP-körning mellan uttag av avstämningsfil Collectum och körning av Avstämningslista Collectum.

Avstämningsfilen läses in i HR-plus 8 och matchas mot de uppgifter som finns där. En fil i formatet csv redovisar resultatet och visar de differenser som finns mellan Collectums uppgifter och uppgifterna i HR-plus 8.

Eventuella korrigeringar som behöver göras måste göras manuellt.

Filen finns i programkortet i Payroll Automation (PA) och i utforskaren enligt programkonfigurationen. Programmet går endast att köra i Payroll Automation (PA).

För att enkelt kunna stämma av behöver du öppna filen i Excel eller ett kalkylark. Se beskrivning under rubriken Visa difflista nedan.

Om det finns flera bolag i samma infil så går filen att läsa in på företag/enhet 0000/00. Om det bara finns ett enstaka bolag så läses filen in endast på detta bolag.

Avstämningsfilens innehåll

Filen från Collectum innehåller 16 olika uppgifter. Det är alltid dessa uppgifter som finns med oavsett om de innehåller någon information eller ej.

Du kan inte göra något val hos Collectum för att få med fler, färre eller andra uppgifter. Uppgifterna matchas mot vad som finns i HR-plus 8 i pensionstabellen std_pene.

Organisationsnummer	Kst	Avtalad produkt	Produknamn
Personnummer	Efternamn	Förnamn	Mån/Årslön
Årslön efter avstående	Löneändr tidpunkt	Alt ITP ITP2	Sjuk ITP2
Föräldraledig ITP2	Tjänstledig	Utlandstjänstgöring	Undantag från ITP

Körning

När programkonfigurationen är uppdaterad så kan en körning startas i Payroll Automation (PA). I körningen jämförs uppgifter i infilen med uppgifter i HR-plus 8. När körningen är klar har en difflista skapats med uppgifter från körningen och som finns i programkortet i PA.

Vid inläsning av filen i HR-plus 8 så matchas organisationsnummer och personnummer mellan Collectumfilen och HR-plus 8 för att se om personen finns med på båda ställena, endast ett ställe eller inte alls.

Om en person finns med hos både Collectum och HR-plus 8, men någon av uppgifterna inte stämmer överens så genererar detta en rad i difflistan med texten ”Avvikelser hittade”

Om det i filen från Collectum finns med personer som inte finns i HR-plus 8 eller om det finns personer i HR-plus 8 som inte finns i Collectumfilen så kommer personen med i difflistan. Texten ”Anmäld Collectum ej i HR-plus” respektive ”Anmäld HR-plus ej i Collectum” visas i difflistan.

Nyanmälan och Avanmälan

Om den anställdes senaste pensionshändelse är Avanmälan med någon av avgångsorsakerna Ordinarie avgång, Ej kvalificerad eller Pensionering så är den anställde inte aktiv i HR-plus 8 och kommer heller inte med i resultatet därifrån.

Programmet tar inte hänsyn till specifika datum i en månad för att kontrollera om en anmälan eller ett avslut har skett på en anställd. En jämförelse görs istället mellan den angivna avstämningsperioden i programkonfigurationen och senaste pensionshändelsen i vyn std_pene.

Exempel:

Programkonfigurationen har avstämningsperiod = 202308
En anställd slutar den 31 augusti
Den anställde har i std_pene anmälningsperiod 202308 och en avanmälan med någon av avgångsorsakerna Ordinarie avgång, Ej kvalificerad eller Pensionering.

Den anställde kommer då inte med i resultatet från HR-plus 8. Om du gör en avstämning mot en fil från Collectum som är uttagen den 30 Augusti så är den anställde med i Collectums fil och det kommer då bli en diff. Om du tar ut avstämningsfilen från Collectum den 1 September så uppstår ingen diff.

Motsvarande gäller för nyanmälan.

I difflistan som skapas från körningen finns Företag, Enhet och Arbetstagare från HR-plus 8. Dessa uppgifter finns inte hos Collectum men är med i listan som extra information.

Motsvarande gäller uppgifter från Collectum för Alternativ ITP ITP2, Utlandstjänstgöring och Undantag från ITP som inte finns i HR-plus 8 men är med i listan som extra information.

Inga kontroller sker mot dessa uppgifter.

Sjukanmälan

Vid långtidssjukdom för ITP2 så görs anmälan om sjukdom till Collectum. Denna anmälan resulterar i ett "Ja" i avstämningsfilen i kolumnen Sjuk ITP2. Om det finns långtidssjukdom i HR-plus 8 så kommer ingen diff att redovisas. Om den anställde däremot får en lönehöjning under sjukperioden så får denna höjning inte rapporteras till Collectum och det kommer att bli en lönediff i avstämningslistan.

Sista kolumnen i avstämningslistan från HR-plus 8 heter Lönediff vid sjukdom och visar ett "Ja" om diffen på den anställda beror på just detta. Denna diff kommer att visas så länge en långtidssjukdom finns och ingen löneanmälan kan göras från HR-plus 8.

I och med kolumnen Lönediff vid sjukdom så kan du, via filter, välja bort alla som har denna diff eller bara välja att visa dom om du istället vill det.

Difflista

Difflistor som skapas i körningen ser förstås olika ut beroende på om och i så fall vilka skillnader programmet hittar mellan Collectums avstämningsfil och HR-plus 8. Nedan visas två olika exempel på diffar som hittats i körningen.

Exempel på hur en difflista kan se ut när uppgifter i Collectum och HR-plus 8 inte överensstämmer:

	Uppgifter från HR-plus	Uppgifter från Collectum	Diff
Organisationsnummer	11223344-1234	11223344-1234
Företag	0001		Ingen kontroll sker på pensionskategori
Enhet	30		Ingen kontroll sker på pensionskategori
Personnummer	Xxxxxxxx xxxx	Xxxxxxxx xxxx
Arbetstagare	0000006409		Ingen kontroll sker på pensionskategori
ITP Kostnadsställe	100	100
ITP Pensionsplan	100	100
Pensionskategori	ITP1	ITP1	Ingen kontroll sker på pensionskategori
Efternamn	Testare	Testare	Ingen kontroll sker på namn
Förnamn	Tess	Tess	Ingen kontroll sker på namn
Månadslön/Årslön	35800	33200	Kontrollera uppgifter
Årslön efter avstående
Löneändringstidpunkt	20210401	20190401	Kontrollera uppgifter

Exempel på hur en difflista kan se ut när uppgifter finns hos HR-plus 8 men ej hos Collectum:

	Uppgifter från HR-plus 8	Diff
Organisationsnummer	11223344-1234
Företag	0001	Ingen kontroll sker på namn
Enhet	30	Ingen kontroll sker på namn
Personnummer	Xxxxxxxx xxxx	Anmäld HR+ ej i Collectum
Arbetstagare	0000006409	Ingen kontroll sker på namn
ITP Kostnadsställe	100
ITP Pensionsplan	100
Pensionskategori	ITP1	Ingen kontroll sker på pensionskategori
Efternamn	Testare	Ingen kontroll sker på namn
Förnamn	Tess	Ingen kontroll sker på namn
Månadslön/Årslön	35800
Årslön efter avstående
Löneändringstidpunkt	20210401

Programkonfiguration

Via urval kan körning göras på 0000-nivå, enstaka företag eller med semikolonseparerade val för att kunna köra på t.ex. 7 av 10 företag/enhet.

Så här fyller du i programkonfigurationen:

Fält	Beskrivning av konfiguration
Företag	Ange ftg 0000 eller specifikt företag. Infilen kommer endast jämföras med de/det företag som är angivet.
Enhet	Ange enhet 00 eller specifik enhet. Infilen kommer endast jämföras med de/den enhet som är angivet.
ITP Kostnadsställe	Ange ITP kostnadsställe som finns med i infilen eller lämna blankt om flera ITP kostnadsställe finns med. Infilen kommer endast jämföras med alla eller det kostnadsställe som är angivet.
Avstämningsperiod	Ange avstämningsperiod för de uppgifter som finns i infilen = ÅÅÅÅMM. Det är alltid Collectums senaste uppgifter som kommer med i filen.
Ange filnamn	Ange relativ sökväg till infilen som ska hämtas och läsas in. Avsluta filnamnet med xml, till exempel; in/itp/avstämningsfil.xml
Ange filnamn	Ange relativ sökväg för difflistan som skapas. Avsluta filnamnet med csv, till exempel; ut/itp/difflista.csv
Pensionstyper	Ange de pensionstyper som ska hämtas från HR-plus 8 för kontroll. Minst en pensionstyp måste anges. Fältet kan inte lämnas tomt. Notera! Om en person har två olika pensionstyper och endast en av dessa är angiven i programkonfigurationen så kommer personen inte att hittas.

Visa difflista

För att kunna visa difflistan i Google kalkylark, gör så här:

Öppna Kalkylark
Välj Arkiv
Välj Importera
Välj därefter Ladda upp och dra filen från filens sökväg i utforskaren till t.ex. mappen "Downloads" till kalkylarket

Därefter har du ett par val att göra:

Under Importera plats väljer du Skapa nytt kalkylark"
Under Avgränsartyp väljer du Anpassa.
Under Anpassad avgränsare så skriver du in ett semikolon (;) och klicka på knappen Importera data.

När det står att filen har importerats i rutan, så klickar du på Öppna nu så kommer informationen att visas i kalkylarket.