Körning - Pensionsuppgifter till Collectum - Pensionsprogram

Pensionsuppgifter till Collectum tar fram underlag och beräknar vissa belopp. Anställningsförändringar samt transaktioner som hämtas från både transaktionsregistret (P_PTRANS) och statistikregistret (P_LSTAT) skapar olika händelsertyper.

Endast aktiva företag behandlas, d v s att det finns anställda med pensionskategori ovr061 = ITP1, ITP2, ITP2 Bemanning och att det finns minst en händelsetyp eller att det finns minst en transaktion i P_PTRANS på företaget för redovisningsperioden.

När alla uppdateringar är gjorda på anställda och i programkonfigurationen, Historisk laddning är körd och eventuellt Avstämningslista Collectum är körd så kan en ordinarie körning startas i PA.

Viktigt att veta är att om du har anställda som tillhör både ITP1, ITP2, ITP2 Bemanning samt PP Pension ITP1 och PP Pension ITP2 så måste två körningar göras. En körning för ITP1, ITP2, ITP2 Bemanning där fil skickas till Collectum. En körning för PP Pension ITP1 och PP Pension ITP2 där fil skickas till PP Pension. Detta gäller både historisk laddning och ordinarie körning.

Körningen behandlar alla transaktioner med utbetalningsmånad som överensstämmer med angiven redovisningsperiod (ÅÅÅÅMM) i programkonfigurationen. Du behöver därmed inte tänka på att du måste köra före eller efter periodbyte. När du kör ITP-körningen efter periodbyte så måste du först göra en schemaladdning för att rätt transaktioner ska hittas.

Körning kan göras obegränsat antal gånger. Vid varje körning skapas ny data i resultatvyn.

Tänk på att om justeringskörning görs så ska programmet köras efter justeringsavslut för att säkerställa rapportering.

När körningen är klar så finns den en logg, en xml-fil samt en fil med programkonfigurationen för aktuell körning i PA-kortet. Resultatvyn är uppdaterad och finns i klienten. Xml-fil lagras även på sftp.
I loggen som skapas finns meddelande från körningen. Se mer nedan under avsnittet Meddelande från körningen. Kontrollera dessa och gör eventuellt åtgärder, om det behövs.

En fil kan innehålla alla typer av försäkringshändelser för ett eller flera organisationsnummer inom samma koncern. Det kan också finnas händelser för ITP1 och ITP2 och ITP2 bemanning i samma fil.
I programkonfigurationen anges leverantörens organisationsnummer och namn. Det ligger i början på xml-filen och därefter kommer uppgifter för anställda sorterade på respektive organisationsnummer där anställningen finns.
Filen skickas till Collectum när alla uppgifter är korrekta.

Om korrigering/omkörning görs efter att fil har skickats till Collectum så bör en ny fil skickas in alternativt så uppdateras berörda manuellt hos Collectum. Om inte detta görs kommer resultatvyn i HR-plus 8 och uppgifter hos Collectum inte stämma överens.

För ITP1 är ingen “retroaktiv” körning möjlig, dvs du kan inte köra om en redan inrapporterad månad till Collectum. Det är alltid kontantprincipen som gäller för redovisning av ITP1. Ingen omräkning görs av tidigare perioder.

För att programmet ska kunna “titta” över företagsgränser och hämta uppgifter på flera organisationsnummer på en och samma person så måste programmet köras på 00-nivå. Om du kör företag per företag så kommer ingen Flytt inom Koncern att redovisas eftersom det inte finns några andra företag att flytta till/från.

Pensionskategori

En anställning kan under månaden ha mer än en (1) pensionskategori, men endast ha en anställning vilket är huvudanställning som redovisas i körningen. För att avgöra vilken pensionskategori som ska gälla så tittar programmet på den pensionskategori som finns den första dagen i redovisningsmånaden. Om det finns flera aktiva anställningar på en arbetstagare så är det alltid huvudanställningens pensionskategori som avgör vilket regelverk som ska gälla. Läs mer om Huvudanställning.

Vid byte av pensionskategori, pensionsplansid och ITP-kst ska alltid ny rad läggas upp i fönstret Övrigt under Anställningar. Den nya raden ska ha Fr o m datum för när bytet sker. Med automatik skapas T o m datum för tidigare uppgifter. Detta måste göras för att det ska finnas en historik för att se tidigare månader.

Resultatvy

I samband med en körning så skapas en resultatvy som visar redovisningsperiodens resultat av körningen. Varje gång en ny körning görs så skapas vyn för aktuell redovisningsperiod om. Du kan inte ändra uppgifter i vyn. Om du vill ändra några uppgifter så måste du ändra i källan, d v s varifrån uppgifterna hämtas, vilket kan vara från anställningen, regelverk eller programkonfiguration.

Senaste resultatets körning för varje redovisningsperiod ligger kvar i resultatfönstret. Det blir därmed en historik på vad som hänt under tidigare redovisningsperioder.

Meddelande från körningen

Följande meddelanden kan genereras i loggfilen:

  • Inga pensionsrader hittades för ett visst företag/enhet.

  • “Ladda historiska uppgifter” är redan körd för företaget

  • Pensionsplanid saknas

  • ITP-kst saknas

  • Fjärde lönen har rapporterats efter avanmälan

  • Personen byter pensionskategori vid händelsetyp Förflyttning av anställd

  • Sjuk respektive Friskanmälan ska göras manuellt

  • ITP2 Bemanning: (ftg/enhet/arbetstagare) har ej uppnått kvalificeringsgräns 416/320 timmar i innevarande redovisningsperiod. Totalt antal jobbade timmar är xxx

  • ITP2: (ftg/enhet/arbetstagare) har ej uppnått kvalificeringsgräns 96 timmar för senaste 3 månaderna i innevarande redovisningsperiod. Totalt antal jobbade timmar är xxx

  • Ogiltigt personnummer

  • Arbetstagare fortsätter sin anställning i månaden efter de fyller 65 år

  • Arbetstagare avslutat sin tjänstledighet och ska återanmälas

  • Arbetstagare "är 65 år men inget slutdatum finns eller slutdatum är senare än 65 år. Avanmälan p.g.a. 65 år sker med automatik av Collectum"

  • Annullering skapas för arbetstagare.

  • Programmet lyckades inte skriva XML-filen.

  • Arbetstagare saknar lönepåverkande rad och därmed antas 100% syss grad vid beräkning av årslön för ITP2 (både nyanmälan och anmälan av lön).

  • Lönepåverkade rad saknas och därmed antas 0 timmar i veckoarbetstid vid beräkning av arbetad tid för ITP2.

  • Den anställde har avslutat sin föräldraledighet i perioden

  • Hämtning av hämtfält/formel misslyckades för bonus ITP2 {hämtfält/formel}. 3 år antas som divisor för intjänad bonus.

  • Misslyckades att hämta avtalad faktisk månadslön för ITP1 med formel {formel}.

  • Hämtning av hämtfält/formel misslyckades för bonus ITP2 {hämtfält/formel}. 3 år antas som divisor för intjänad bonus.

  • Misslyckad hämtning av avtalad faktisk månadslön för ITP1 med formel {formel}.

  • Transaktion för sjuk eller tjänstledig saknar fr.o.m.- eller t.o.m.-datum. Sådana transaktioner ignoreras dessutom i beräkningen.

  • Har avanmälan med avgångsorsak avliden. Hanteras med automatik hos Collectum (ingen händelse rapporteras).

  • Anställning förlängd. Annullering avanmälan skickas till Collectum.

  • Överstyrd avanmälan saknar "ändringsdatum överstyrning" (OVR060), hoppar över. Detta innebär att ingen avanmälan skapas för personen. Fyll i ett ändringsdatum och gör om körningen eller avanmäl manuellt via Collectums internetkontor.

Rättelse av uppgifter

I pensionskörningen tittar programmet inte bara på vad som händer i aktuell period utan programmet tittar även bakåt i tiden för att se hur rapporteringen sett ut i tidigare perioder för att på så vis kunna skapa korrekta händelser i innevarande period. Om du skulle hitta ett fel, är det därför viktigt att du rättar upp felet, så att framtida rapporteringsperioder har rätt historik att utgå ifrån.

I innevarande period så kör du om körningen och för rättning i tidigare perioder så behöver du först ta bort gamla uppgifter och sen köra om.

Vid rättning i pågående period:

  • Korrigering i källan

  • Kör om pensionsredovisningen

Vid rättning i perioder som är passerade och där uppgifter är inlämnade till Collectum så behöver korrigering göras på flera ställen:

  • Korrigera i källan

  • Gå in i resultatvyn och ta bort rader med uppgifter för den period som är fel och fram till aktuell period

  • Kör om från och med felaktig period och fram till aktuell period

  • Rätta manuellt på Collectums internetkontor

Begränsningar

Händelsetyp Sjukanmälan för ITP2 Bemanning

För ITP2 Bemanning så måste den anställde ha arbetat minst 208 timmar under de sex närmast föregående månaderna eller 416 timmar under föregående kalenderår för att händelsetyp Sjukanmälan vid långtidssjuk ska kunna anmälas.

Eftersom körning för ITP2 Bemanning endast görs årsvis så kommer ingen IN-anmälan att göras på en anställd under året utan detta görs först i Januari.

Om en anställd blir långtidssjuk och har arbetat mer än 208 timmar och sjukanmälan ska göras till Collectum, så krävs först att du gör en Överstyrning Nyanmälan IN på den anställde. Detta för att den anställde ska finnas rapporterad hos Collectum. Om den anställde anmäldes till Collectum förgående år och fortfarande arbetar så behöver ingen Överstyrning Nyanmälan IN göras. Därefter kan sjukanmälan göras.

Pensionskategori ITP2Bemanning och ITP2 under samma år

ITP2 Bemanning rapporteras retroaktivt till Collectum en gång per år. Rapportering för föregående år sker i samband med januarikörningen.

Om en anställd under ett kalenderår både har haft anställning med pensionskategori ITP2 och med pensionskategori ITP2Bemanning, finns i vissa fall ingen funktion för att skapa nyanmälan retroaktivt för ITP2 Bemanning i Januari. Nyanmälan måste då rapporteras manuellt till Collectum.

Manuell nyanmälan måste göras då ITP2-händelse har skapats under pågående år och i samband med januarilön skapas nyanmälan för ITP2 Bemanning med händelsedatum innan händelsedatum för ITP2. Se exempel samt bild nedan.

I fönster Pensionshändelser finns två kolumner för att uppmärksamma när manuell hantering behöver göras och har gjorts.

Kolumnen Manuell hantering krävs visar om manuell hantering behövs. Kolumnen uppdateras av programmet med "Ja" för arbetstagare med både ITP2 och ITP2 Bemanning under året enligt tidigare beskrivning. I kolumnen Manuell hantering gjord uppdaterar du själv "Ja" i fönstret när du gjort manuell rapportering till Collectum för ITP2Bemanning. Detta är alltså en kolumn för egen avstämning som du underhåller själv.


(Bild: fönster Pensionshändelser)

Förflyttning ITP2 Bemanning

I den årliga körningen så kan programmet komma fram till att en tidigare nyanmälan ITP2 ska ändras till flyttanmälan på grund av att det finns en ITP2 Bemanningstjänst "kant-i-kant" före ITP2-tjänsten.

I dessa fall så skapas en intern händelse av typen "nyanmälan annullering". Du måste i dessa fall manuellt annullera tidigare nyanmälan hos Collectums internetkontor innan du skickar in XML-filen som innehåller den nya flyttanmälan.

Fil

Vid varje körning så skapas en xml-fil. Filen läggs i kortet samt på den lagringsplats som du angivit i programkonfigurationen när körningen är klar.

Mer om filens innehåll med noteringar finns att läsa i Collectums kravspecifikationer på Collectums hemsida.

Relaterad hjälp