Generella regler för olika händelsetyper - Pensionsuppgifter till Collectum - Pensionsprogram

Det finns ett antal regler som måste behandlas och sättas upp för de olika händelsetyper som finns.

I detta avsnitt beskrivs reglerna för de olika händelsetyperna, uppdelat i underavsnitt.

Sjuk- och friskanmälan

Sjukanmälan till Collectum ska göras för ITP1 och ITP2 när en anställd varit sjuk mer än 90 dagar i en sammanhängande period eller 105 dagar totalt under en 12 månadersperiod. Sjukfrånvaron måste uppgå till minst 25% vid tidpunkt för anmälan. Anmälan till Collectum måste göras manuellt, men en intern händelsetyp Sjukanmälan sätts för att sjukanmälan inte ska missas.

För ITP2 Bemanning måste den anställde arbetat minst 208 timmar under de sex närmast föregående månaderna eller 416 timmar under föregående kalenderår för att händelsetyp Sjukanmälan ska sättas.

I programkonfigurationen finns ett fält för att ange löneart sjukdom dag 1 och ett fält för att ange sjukdom dag 91. Vid körning sker kontroll om transaktioner med angivna lönearter finns i p_ptrans och p_lstat. Utifrån datum på löneart för sjukdag 1 skapas en sjukanmälan med datum för dag 91.
Sökning görs 5 år bakåt i tiden räknat från aktuell redovisningsperiod.
Sjukanmälan får Anmälningsperiod = aktuell redovisningsperiod och Händelsedatum för sjukdag 91.

För sjukhändelser som är äldre än 5 år bakåt i tiden skapas inga sjukhändelser.

Kommande perioder kontrollerar programmet om sjukdomen fortgår via löneart för sjukdag 91 som angetts i programkonfigurationen.

Friskanmälan görs när en anställd som har en sjukanmälan återgår till arbete, alltså där långtidssjukfrånvaro upphör. Kontroll sker om sjuklönetransaktioner upphör och mot regel för återinsjuknad.

Nyanmälan

Programmet jämför anställningens from datum med redovisningsmånad och tidigare månader för att avgöra om anställningen är föremål för nyanmälan. Programmet tittar även på regler för respektive pensionskategori. Nyanmälan sker per automatik för personer mellan 18 - 64 eller 65 år beroende på pensionskategori.

  • Avtalad pensionsplan = Hämtas från anställningen std_ovr062. Pensionsplan sätts med automatik vid nyanställning utifrån regelverk i Underhåll Klartexter, Avtal i anställning eller i Pensionskategori per anställningsform beroende på vilken du använder.

  • Återanställning = Om en anställning förlängs eller om en återanställning sker (i samma kalendermånad alternativt i den efterföljande kalendermånaden) och en avanmälan redan har registrerats hos Collectum, så kommer en nyanmälan inte rapporteras. Den tidigare avanmälan kommer istället annulleras. Vid nyanmälan sker kontroll (koncernövergripande) att ingen avanmälan gjorts i föregående månad. Om avanmälan finns så kommer den annulleras istället för att nyanmälan görs. Om den tidigare anställningen var i ett annat organisationsnummer kan det istället bli en förflyttning av anställd.

  • Om en anställd har samma anställningsdatum och slutdatum så kommer en händelse skapas i pensionshändelse, men inget kommer redovisas i xml-filen till Collectum.

  • Nyanmälan kan göras av nyanställd med samordningsnummer om den anställde ska omfattas av ITP. När den anställda sedan erhåller ett svenskt personnummer ska inte någon ytterligare nyanmälan rapporteras. Collectum får informationen om det nya personnumret direkt från Skatteverket.

Förflyttning av anställd

Förflyttning av anställd används vid följande händelser:

  • Vid förflyttning mellan organisationsnummer inom samma koncern – detta kan ske retroaktivt, innevarande månad eller en månad framåt i tiden. För att händelsen FlyttanstalldaInomKoncern ska kunna ske måste körningar göras på övergripande 00-nivå.

  • Vid byte av kostnadsställe ovr064 (fakturaadress) inom samma organisationsnummer – detta kan ske för innevarande månad eller en månad framåt i tiden

  • Vid byte av avtalad pensionsplansid ovr062 – detta kan ske retroaktivt, innevarande månad eller en månad framåt i tiden (Övergång till ITP1 i samband med val av alternativ ITP kan inte rapporteras via fil).

Observera att när händelsen FlyttanstalldaInomKoncern används kommer inte någon avanmälan eller nyanmälan rapporteras.

  • Själva flytten innehåller inte löneanmälan. Om lön ändrats kommer även händelsetyp Löneanmälan att skapas för personen.

  • Meddelande kommer i loggen om personen byter pensionskategori ovr061 vid flytten.

  • För att uppdatering av ITP-pensionsplans-id för pågående anställning ska ske med automatik så behöver detta aktivt anges i Arbetsgivarinställningar i webben. Inställningen som görs, styr om fält i pension skrivs över när befattning eller anställningsform ändras.
    Följande fält kan uppdateras via Avtal i Anställning om du har rapporterat något här:
    (Det är samma fält som finns i Pensionskategori per anst form om du använder denna.)

    • Pensionskategori (std_ovr)

    • ITP pensionsplanid (std_ovr)

    • ITP kostnadsställe (std_ovr)

    • ITP1 pensionsplanid (std_ovr)

    • ITP1 Kostnadsställe (std_ovr)

Så här kan rapportering ske vid olika typer av händelser:

Händelser FlyttAnställdInomKoncern AV-anmälan IN-anmälan Anmälan av lön

Vid alla byten av ITP-kst oavsett om den anställde behöver kvalificera sig eller ej

 x      
Nedan ruta gäller både ITP1 och ITP2:

Vid byte mellan organisation eller pensionsplans-id och den anställde är direktkvalificerad:

ITP1

Notera! Vid flytt mellan organisation ska alltid
Avtalad Månadslon rapporteras för ITP1

ITP2 tillsvidareanställd > 7 timmar i snitt/vecka

Registrerad årslön följer med automatik med vid flytten

ITP2 Bemanning

Registrerad årslön följer med automatiskt vid flytten. Gäller både vid flytt till ITP2 Bemanning och från ITP2 och åt andra hållet.

X

      
Nedan gäller endast ITP2:

Vid byte mellan organisation eller byte av pensionsplans-id där kvalificering krävs.

ITP2 tillsvidareanställd < 8 timmar i snitt/vecka. Arbetat 3 hela kalendermånader

ITP2 visstidsanställda < 8 timmar i snitt/vecka. Arbetat 3 hela kalendermånader

ITP2 timanställd < 8 timmar i snitt/vecka. Arbetat minst 96 timmar under 3 hela kalendermånader

Notera! Innan NY-anmälan sker så måste kvalificeringstid vara uppnådd

   X X X

Om en anställd är kvalificerad på ett företag och sen flyttar till ett annat så börjar en ny kvalificeringsperiod vid flytten till nya företaget.

Anmälan av lön

Se respektive pensionskategori; Hantering av händelsetyper för ITP1, Hantering av händelsetyper för ITP2 och Hantering av händelsetyper för ITP2 Bemanning.

Avanmälan

  • En avanmälan rapporteras när en anställning upphör. Avgångsorsak anges i programkonfiguration för de avgångsorsaker som ska generera avanmälan. I denna konfiguration ska inte avgångsorsak för avliden/dödsbo eller bolagsbyte anges.

  • Avanmälan om att en anställd har avlidit skapas i resultatvyn men skickas inte till Collectum. Avgångsorsak för avliden anges i programkonfigurationen.

  • Kontroll sker om det finns anställningar i nästkommande kalendermånad med samma pensionskategori. Om det finns, så kommer ingen avanmälan göras. Kontroll sker koncernövergripande.

  • Om en anställd har samma anställningsdatum och slutdatum så kommer händelse skapas i pensionshändelse, men inget kommer redovisas i xml-filen till Collectum.

  • När den anställde har varit sjuk i mer än 90 dagar i en sammanhängande period ska en sjukanmälan rapporteras till Collectum via internetkontoret. Programmet sätter händelsetyp Sjukanmälan på den anställde.

  • Vid tjänstledighet hel månad, 100% så kommer avanmälan att göras. I programkonfigurationen anges lönearter per pensionskategori för tjänstledighet. Genom att lämna konfiguration blank, så kommer inte avanmälan ske vid tjänstledighet.
    När personen är åter i tjänst så sker en anmälan till Collectum igen.
    Exempel: Aktuell löneperiod är 202109. Kontroll sker om tjänstledigheter med from datum 20210801 fram till 20210930 finns. Om tjänstledighet gäller för hela Augusti, så kommer avanmälan göras från 20210801. Om tjänstledigheten gäller för hela September så kommer avanmälan göras från 20210901. Om tjänstledigheten är mindre än 100% så kommer ingen avanmälan göras, däremot kommer årslönen omräknas och anmälan av lön kommer göras för ITP 2.

  • Sista dagen i månaden, innan en anställd fyller 65 år, så avslutas anställningen med automatik i HR-plus 8. Programmet skapar en avanmälan i resultatvyn, med avgångsorsak Pension(denna skickas inte till Collectum). Månaden innan dess kommer ett meddelande i loggen att rapportering till Collectum kommer upphöra.

Överstyrning

Överstyrning för avanmälan och nyanmälan, t.ex. efter fyllda 65 år (se svsnittet Arbeta efter 65 år ITP2), eller efter fyllda 66 år (se avsnittet Arbeta efter 66 år ITP1) kan hanteras via ITP överstyrning, ovr063. Anges till exempel avanmälan i överstyrning på den anställde så sker en avanmälan trots att anställningen inte borde avanmälts enligt ordinarie regler.

Markeringen för överstyrning måste efter körning manuellt plockas bort.

Ett fält finns för att markera orsak till varför överstyrning gjorts. Tillgängliga val i listan för överstyrning av orsak görs i rutin Underhåll/Klartexter.

Överstyrning Avanmälan

  • Vid överstyrning avanmälan så måste även fältet ITP ändringsdatum överstyrning (ovr060) vara ifyll med ett datum inom redovisningsmånaden för att en avanmälan ska skapas.

  • Vid överstyrning avanmälan blir avgångsorsak alltid ordinarie avgång oavsett om anställningen har någon avgångsorsak angiven eller ej.

  • När en anställning väl är avanmäld så ska överstyrningen plockas bort innan nästa månads körning.

Bonus i samband med flytt mellan bolag

När en arbetstagare flyttar mellan två olika bolag så görs detta via funktionen Anställningsflytt i HR-plus 8. I programkonfigurationen för Anställningsflytt anges vilka lönetransaktioner som ska flyttas med. Om samma lönearter anges för bonus i programkonfigurationen för Anställningsflytt som i programkonfigurationen för Pensionsuppgifter till Collectum, så kommer belopp för bonus att hämtas och flyttas med vid anställningsflytten. I samband med körning av pensionsprogrammet så kommer bonusunderlag från “gamla” bolaget räknas med i underlaget för “nya” bolaget.

Om bonus inte ska med på alla arbetstagare vid anställningsflytten så måste du lägga upp två olika varianter av programkonfigurationer för Anställningsflytt. En där löneart för bonus finns med och en där löneart för bonus inte finns med.

I samband med en anställningsflytt så behöver du alltså ta ställning till om arbetstagaren (som ska byta bolag) har rätt att ta med sig bonus eller ej i samband med pensionsredovisning och sedan välja körvariant efter det.

Relaterad hjälp