Dokument - Rapporter & Dokument

På fliken Dokument visas dokument enligt behörighet och behörighetsstyrning till anställd. Funktionen fungerar som ett minidokumenthanteringssystem för chefer och HR, det vill säga ett verktyg för att effektivt kunna hitta dokument kopplade till en anställd, en grupp av anställda eller vissa typer av dokument.

Behörigheter till dokumenthantering

  • Access till menyvalet ges av systemets administratör på fliken Roller (i rutin Admin).
  • Access till flikarna generella dokument och anställningsdokument ges på fliken Behörighet (i rutin Admin). Rättighet till menyvalet Anställningsdokument styrs per roll i Roll under menyvalet Behörighet i Admin. Rättigheten tilldelas genom att markera kryssrutan Kan se dokumentmodulen

Sök dokument via urval

Mer information om hur du använder urvalssökning hittar du under Relaterad hjälp nedan.

Hämta dokument

Du hämtar ett dokument genom att klicka på ikonen på den aktuella raden.

Anställningsdokument

I fliken Anställningsdokument så visas de dokument som laddats upp per anställd i dokumentfliken i Anställning. Syftet med funktionen är att ge chefer och HR-administratörer en enkel dokumenthanteringsfunktion och att effektivt kunna hitta dokument kopplade till en anställd, en grupp av anställda eller vissa typer av dokument.

För Anställningsdokument finns en knapp för borttagning av dokument. Knappen visas endast för dokument i de kategorier där den inloggade användaren har behörighet att radera. (Detta anges under Admin/Dokumenthantering/Behörighet.)

Anställningsdokument i Ärenden

Med anställningsrelaterade dokument avses sådana dokument som är knutna till den anställde, t.e.x. signerade anställningsbevis, signerade sekretessavtal och dylikt. Anställningsrelaterade dokument kan sparas ner på anställningen genom en funktion i ärendets dokumentflik. Dokument som inte lagras ner till anställningen finns kvar i ärendet.

Uppladdning av Anställningsdokument kan endast göras direkt på den anställde genom Ärende.

Persondokument

Utöver anställningsdokument kan du även lägga upp dokument på personnivå. Detta innebär att dokumentet lagras mot personen och därmed blir gemensamt för alla anställningar som individen har. Persondokument är en egen dokumenttyp som du kan välja mellan när du skapar dokumentkategorier i Admin/Dokumenthantering.

Persondokument går alltså att välja som dokumenttyp vid skapande av dokumentkategorier, se mer under Steg för steg Lägg till dokumentkategori (rutin Admin)
På sidan Anställningsdokument kommer persondokument potentiellt att visas flera gånger, en gång per anställning kopplad till den berörda personen. Detta är inget fel, utan en konsekvens av hur funktionen är utformad.

Dokument av typen Persondokument kopplas till en person via fliken Dokument i Anställning på samma sätt som dokument av typen Anställningsdokument. 

För att bättre kunna hantera information kopplat till anställnings-/persondokument så finns fält för detta i HR-plus 8 dokumenthantering.
Fälten är:

  • From och Tom, två datumfält som t.ex. kan användas för att ange hur länge dokumentet är giltigt
  • Diarienummer, Myndighet och Län, tre fält som kan användas för att ange information som relaterar till officiellt utfärdade dokument. Fälten är automatiskt dolda men kan öppnas för visning och registrering via Skärmdesign och sektionerna Dokument samt Anställnings-och persondokument.

Allmänna dokument

I fliken Allmänna dokument visas sådana dokument som inte relaterar till en specifik anställd men som har relevans i anställningsprocessen. Det kan t.e.x. röra sig om policydokument och checklistor vilka kan läggas som bilagor i ärenden och därmed minska risken för att informationen i dokumenten missas eller glöms bort. Allmänna dokument kopplas ihop med de ärendetyper som de relaterar till och när ärenden skapas läggs de med i fliken Dokument. 

Allmänna dokument i Ärenden

När den enskilde användaren skapar eller öppnar ärendet finns dokumentet att öppna (ladda ner) direkt från ärendet. Om rättighetsstyrningen sätts upp annorlunda än i exemplet nedan, där rollen Chef endast har rätt att öppna allmänna dokument i ärendet Ny tillsvidareanställning, skulle användaren också kunna ladda upp nya dokument till ärendet eller ta bort bifogade allmänna dokument från ärendet. 

Filtyper / Filformat i Allmänna dokument

Dokumenten kan också öppnas från portalen via gemet i ärendet.

Tillåten filstorlek är 5 MB och följande filtyper / filformat stöds:

  • PNG

  • JPEG

  • JPG

  • PDF

  • DOCX

  • XLSX

  • ODT

  • ODS

Ärendetypen Dokument

Läs mer om Ärendetypen Dokument under avsnittet Ärenden och ärendetyper i rutinen Anställning

Ladda upp dokument (ett eller flera på en gång)

Läs mer under Ärenden beskrivning

Relaterad hjälp