Personfliken - Anställningslista - Anställningar - Anställning

Personfliken visas när du har populerat fram en anställd från anställningslistan i menyn Anställningar.

I fliken Person anges information som är relaterad till den aktuella personen. Det handlar bland annat om personuppgifter, samt olika typer av kontaktinformation.

Personuppgifter

Under Personuppgifter så visas information om personen i fråga. Notera att vissa fält redan är ifyllda, detta beror på att uppgifterna hämtas från när anställningen skapades. Här visas exempelvis personnummer, ålder, kön och medborgarskap.

I HR+ så hanteras svenskt person-/samordningsnummer samt fiktivt personnummer kallat Utländskt personnummer.

När du skapar en ny anställning för en person som inte finns i HR+ sedan tidigare alternativt ändrar personnummer för en befintlig anställd, anges person-/samordningsnummer enligt formatet ÅÅÅÅMMDDXXXX.

Om den personen saknar svenskt person-/samordningsnummer kan du istället använda funktionen Utländskt personnummer genom att markera  kryssrutan Utländskt personnummer och ange födelsedatum som i formatet ÅÅÅÅMMDD.

Notera att det måste vara ett korrekt datum. 

Byte av samordningsnummer eller fiktivt personnummer till ett svenskt personnummer görs i ärendetypen Ändra personnummer.

Hämta personuppgifter

Genom att klicka på denna knapp så hämtar du automatiskt personuppgifter för den aktuella personen från Skattemyndigheten, via SPAR eller Navet. 

Sekretessnivå

Om en person, som finns i systemet, har skyddade personuppgifter kan du ange detta genom att välja typ av Sekretessnivå.

Det finns tre typer av nivåer att välja mellan.

  • Inget skydd

  • Sekretessmarkering (skyddet gäller enbart personens adress- och kontaktuppgifter som då inte visas i webben).

  • Skyddad folkbokföring (skyddet betyder att du helt döljer personen i webben).

Dessa nivåer speglar de som finns hos Skatteverket.

Sekretessmarkering

Skyddsnivå Sekretessmarkering innebär att information om adress, alternativ adress och anhöriga ersätts med texten “Skyddad uppgift” i HR+ Webb, men att övriga uppgifter är fullt tillgängliga i alla moduler och funktioner.

För att vissa roller ska kunna se personer med detta skydd så måste användarens roll ha rätt att hantera sekretessmarkerade personer. Inställningen finns under Inställningar/Roller i rutinen Admin och aktiveras genom att klicka i kryssrutan Kan hantera Sekretessmarkering. Samma inställning ger användare rätt att både kunna se och ändra informationen.

Om en användare har rättigheten att kunna se sekretessmarkerade personer så får användaren se uppgifterna men möts då av varningsmeddelandet Sekretessmarkering.

Skyddad folkbokföring

Skyddsnivå Skyddad folkbokföring innebär att du helt döljer en person och alla dess arbetstagar- och anställningsuppgifter för alla användare som saknar behörighet till denna skyddsnivå. Skyddet gäller i alla moduler/rutiner och formulär i HR+ Webb och slår till även om den skyddade personen är placerad i en del av organisationen som användaren annars har behörighet till.

För att vissa roller ska kunna se personer med detta skydd så måste den användarens roll ha rätt att hantera skyddad folkbokföring. Inställningen finns under Inställningar/Roller i rutinen Admin och aktiveras genom att klicka i kryssrutan Kan hantera skyddad folkbokföring.

Detta innebär att om det inte finns ovan nämnda inställning på rollen så ser inte användaren/rollen den personen om den är markerad med skyddad folkbokföring i fältet Sekretessnivå (se avsnittet Sekretessmarkering ovan).

Notera! Var observant på vilka roller som faktiskt skall ha tillgång till att se skyddade personer!

Rekommendationen är att ytterligare förstärka skyddet genom att placera personer med skyddad folkbokföring i en egen del av behörighetsstrukturen samt att endast ge rättigheter till skyddsnivån Skyddad folkbokföring till ett fåtal användare.

Det är samma rättighet som ger användaren behörighet att sätta/ta bort skyddsnivån Skyddad folkbokföring, som ger rätt att se och ändra information om personen och dess arbetstagar-/anställningsinformation.
Personer med skyddad identitet har alltid behörighet att se sin egen information och kan till exempel genomföra adressändring eller editera annan kontaktinformation.

Om en användare har rättigheten att kunna se sekretessmarkerade personer så får användaren se uppgifterna men möts då av varningsmeddelandet “Skyddad folkbokföring".

Läs mer om hur du administrerar skyddade personer via Roller och Behörigheter under rutinen Admin:

Hemligt telefonnummer

Om personen har hemligt telefonnummer så kan du klicka i fältet Hemligt telefonnummer. Detta kommer sen visas som ett "Ja" i anställningsbilden. På ärendekortet i portalen under detaljerad information om arbetstagaren kommer en ikon i form av ett hänglås att visas.

Mellannamn i HR+ personregister

Med mellannamn avses det namn som bärs mellan personens för- och efternamn enligt följande definition från Skatteverket: ”Mellannamn är ett namn som du kan bära för att visa gemenskap med en förälder, en maka eller en make som bär detta namn som efternamn. Du kan också bära ett eget tidigare efternamn som mellannamn om du bytt till din makas, makes eller registrerade partners efternamn. ”

Mellannamn finns i personregisteret. Informationen visas och hanteras via formulär i Anställning och kan läsas in via SPAR eller Navet. 

Konsulter och andra externa arbetstagare

Om personen är anställd som konsult, eller har någon annan arbetsgivare än den organisation som anställningen är knuten till, kan du ange detta genom att kryssa för Extern. Här kan du också ange vilken Huvudman den anställde har, det vill säga vilken konsultens arbetsgivare är.

Datumfält för utmärkelsen NOR

Arbetstagare som jobbat statligt under minst 30 år kan tilldelas utmärkelsen "För nit och redlighet i rikets tjänst", NOR. Myndigheten där arbetstagaren är anställd beslutar om vem som tilldelas utmärkelsen.

Dessa två fält hittar du under sektionen Personuppgifter i fliken Person:

  • Första anställningsdatum inom koncernen
  • Datum då gratifikation (NOR) uppnås

Du anger datum baserat på vilket antal år som ska uppnås. Du kan även göra en påminnelse för händelsen, t.ex. Födelsedagspåminnelse (kolla pågående anställning och antal dagar innan andra datumet).

Dessa fält ligger dolda som standard i HR+ och du hanterar dessa via Skärmdesign.

Kontaktuppgifter

Här ser du de kontaktuppgifter som finns registrerade. Under Alternativ adress visas den adress som användaren eventuellt använder som tillfällig adress. Klicka på Visa detaljer för att se detaljerad information. Under Anhöriga visas information och kontaktuppgifter till anhöriga. Här finns också möjlighet att lämna noteringar. Klicka på visa detaljer för att se detaljerad information.

Alternativ adress

Läs mer om Alternativ adress i separat avsnitt här

Anhöriga

Läs mer om Anhöriga i separat avsnitt här

Användarinformation

Här visas vilket användarnamn den aktuella personen har i systemet.

Ändring av anställningsdatum

Ändring av anställningsdatum sker via formuläret Anställningsförändring. Ändring av anställningsdatum kan ske så länge det inte finns några poster i följande register:

  • Statistikregistret (p_lstat)
  • Ackar innevarande period (p_kback)
  • Ackar föregående period (p_kaack)
  • Transaktionsregistret (p_ptrans)
  • Reseräkning transar (rr_trans)

Bisyssla

Bisyssla består av två sektioner; en för bisyssla grunduppgifter som visar vilket datum policyn är godkänd och en periodiserad sektion där bisysslorna visas (en rad per bisyssla). I översikten ser du hur många aktiva bisysslor en person har.

Om du vill se mer information om en bisyssla så måste du öppna den s.k. lightboxen (klicka på Visa detaljer), där alla rader visas. Om du klickar på raden för den aktuella bisysslan, så kommer ytterligare information upp.

Relaterad hjälp