Prenumeration på personuppgifter från SPAR - Personfliken - Anställningslista - Anställningar - Anställning

Med funktionen för hämtning av personuppgifter från SPAR så har du möjlighet att prenumerera på ändrade adressuppgifter för personer som finns i HR-plus 8.

Notera att detta är en tilläggstjänst i HR-plus 8. Kontakta din AM för mer information.

SPAR Statens personadressregister

SPAR är ett offentligt register som omfattar alla personer som är folkbokförda i Sverige och gäller både svenska och utländska medborgare. I registret ingår även personer som erhållit samordningsnummer och vars identitet är fastställd.

Uppgifterna i SPAR uppdateras varje dygn med uppgifter från folkbokföringsregistret.

Du använder SPAR för att lämna ut uppgifter elektroniskt under förutsättning att mottagaren uppfyller vissa villkor.

Du som kund måste själv ansöka om certifikat som sedan lämnas ut elektroniskt efter beslut av Skatteverket.

SPAR - ansökan samt uppsättning av integration

Två typer av integrationer/tjänster är tillgängliga:

  • Ändrings-/nulägesavisering (Händelsetyp och program i PA).

  • Personsökning (Gröna knappen i anställningsärenden) nr 3

Du som kund skall ansöka om rättighet hos SPAR om att använda ovan tjänster (stäm eventuellt av med SPAR för vilka tjänster vilka du behöver ansöka om)

Notera! Endast ett uppdrags-id kan registreras per kund och databas i HR-plus 8. Du som kund kommer ändå kunna söka för alla dina organisationsnummer (Arbetsgivare).

Steg 1 - Gör ansökan som du hittar på SPARs hemsida. Alla uppgifter ska vara dina egna, inte Vismas!

Steg 2 - När ansökan är godkänd får du en ny blankett där du skall ange vilka tjänster som skall aktiveras.

Gör följande efter tjänsterna är aktiverade:

  • För ändringsavisering skall frekvens anges, dvs. hur ofta som en ändringsavisering skall köras hos SPAR. Du kan ange månatligen, t.ex. så kan den 15:e i månaden vara lämpligt.

  • Startdatum för avisering skall anges. Startdatum anger vilken dag som första ändringsaviseringen skall köras. Viktigt är att det då ligger en fil hos SPAR med personnummer (skapas via PA kortet och begär ändringsavisering).

  • Den tredje uppgiften som skall anges är från vilket datum som ändringar skall aviseras första gången. Här kan du välja ett datum långt bakåt i tiden, vilket i princip blir som en nulägesavisering.

  • XML version skall fyllas i.

  • Till sist skall du klistra in den publika nyckeln. Du som kund ansvarar för att extrahera en publik nyckel som skickas tillbaka till SPAR. (Om du behöver hjälp med detta så måste du vända dig direkt till SPAR.)

  • Du ansvarar även för uppladdning av certifikat samt tillhörande lösenord i HR-plus 8. Tänk på att det som ska laddas upp är .p12 filen du har fått från Expisoft, inte .cert filen.

Om du behöver konsulthjälp från Visma med uppladdning och lösenord, Kontakta din AM.

Certifikat från SPAR

För att kunna komma igång med prenumerationen måste du ha ett certifikat från SPAR samt att en ny inställning måste sättas i app.config:

<add key="SparFileTransportUri" value="https://kt-ext-filer.statenspersonadressregister.se/v2/" />

Övriga inställningar för hämtning av personuppgifter i Admin (framför allt certifikatet) används på samma som för hämtning av personuppgifter via knappen i anställningsärendet.

Körning av programmet som hämtar personuppgifter läggs upp i Payroll Automation (PA). Det finns tre parametrar som kan ta värdet "sant" eller "falskt".

Följande händer om respektive parameter är sann.

  • Skicka lista med alla personnummer till SPAR - Skickar en lista till SPAR med personnummer för alla personer som finns i databasen.
  • Hämta notifieringar om persondata från SPAR - Hämtar aviseringar från SPAR och skapar ärenden för de förändringar som skett.
  • Begär nuläge på alla personer - talar om för SPAR att skicka nuvärde på alla personer (bara intressant om "SendPersonList" också är sann).

När en ändring kommer från SPAR så skapas ett ärende via HR-plus 8 anställningsprocess. Inställningar för ärendehanteringen gör du i Händelsetyper som finns i fliken Inställningar i Admin.

Här ställer du bland annat in vilken ärendetyp som ska användas för uppgiften, men detta ignoreras eftersom uppdateringarna måste köras med ärendena “Uppdatera SPAR-information” och “Ändra personnummer”. Du kan däremot ställa in att ärendet slutförs med automatik, om du vill ha ett automatiserat flöde på denna process, samt om det ska markeras som brådskande.

Notera! Du kan kombinera Begär nuläge på alla personer med inställningen Antal dagar sedan senaste aktiva anställning som finns under: Admin > Inställningar > Inställningar hämtning av personuppgifter. Då hämtar du nulägesinformation på alla som har haft aktiv anställning de senaste X antal dagarna.

Du kan definiera olika händelsetyper:

  • SparImportDefault - Denna är obligatorisk och används för alla ändringar som inte omfattas av undantagen för de övriga.
  • SparImportProtectedIdentity - Används då en person är skyddad i HR-plus 8 eller har sekretessmarkering i SPAR.
  • SparImportChangeSsn - Används av HR-plus 8 då ändringen innehåller byte av personnummer.

  • SparImportDeceased - Används för att skapa ett avslutsärende om SPAR svarar att personen avlidit (om inte händelsetypen skapas, så kommer inget ärende att skapas). Skapa den nya händelsetypen under Admin/Inställningar och Händelsetyper. Om denna sätts upp, så kommer ytterligare information om avdelning och datum att hittas i kommentarfältet för ärendet.

Skyddade personuppgifter - SPAR

Om du använder SPAR så kommer uppgiften om Skyddad folkbokföring och Sekretessmarkering därifrån. Om du inte har någon av dessa sekretessnivåer så får du inte några övriga uppgifter från SPAR, såsom adress.

En person som redan har skyddad folkbokföring i HR-plus 8 kommer inte att få sin sekretessnivå sänkt via denna integration.

Läs mer om Hämtning av personuppgifter (rutin Admin)

Loggning i revisionsloggen - SPAR

De personer vars uppgifter ändras via SPAR-importen loggas också till revisionsloggen. Det betyder att du har både ärendet och revisionsloggen som underlag för att verifiera en ändring. 

SPAR version 2021 (uppdatera namn och adress för personer som ännu ej påbörjat sin anställning)

Det finns möjlighet att använda SPAR XML-version 2021 där du får möjlighet att i prenumerationen kunna uppdatera namn och adress på personer som ännu inte påbörjat sin anställning.

I XLM-version 2021 har SPAR lagt till skyddadFolkbokforing som vi kopplar till "Skyddad person" i HR-plus 8 (hanteringen vid ändring av sekretessnivå är som tidigare).

För att komma igång med det nya schemat behövs ett nytt uppdrags-id - dvs du behöver beställa ett nytt uppdrags-id hos SPAR för den nya versionen. Nytt uppdrags-id ska konfigureras under rutinen Inställningar hämtning av personuppgifter (här ser du även vad ert tidigare var).

På samma ställe måste du även ändra vilken version av XML som ska gälla.

Vid den planerade övergången av den nya versionen av schemat så måste även ett ärenden skapas till Visma. Om du behöver konsulthjälp, så kontaktar du din AM.

Relaterad hjälp