Inställningar hämtning av personuppgifter - Inställningar - Admin

Under Inställningar i rutinen Admin hittar du fliken Inställningar för hämtning av personuppgifter.Här har du möjlighet att välja mellan olika sätt att hämta personuppgifter.

Notera att en användare måste ha rätt behörighet för att ha möjlighet att hämta personuppgifter genom extern tjänst, exempelvis Navet.

Beroende på vilken tjänst du väljer, så visas olika information i fönstret.

Tjänst

För att personuppgifter ska kunna hämtas till  utvalda ställen i systemet så måste du välja en tjänst.

Du kan välja mellan:

  • SPAR 2021
  • Navet

Läs mer om Navet och SPAR samt obligatoriska termkoder här

Certifikat

Du måste även ange ett certifikat som bekräftar din identitet och innehåller information som används för att skydda data eller för att skapa säkra nätverksanslutningar. Om du lägger till ett nytt certifikat skrivs det gamla över.

Nytt certifikat

Om du fått ett nytt certifikat så ska du ladda upp filen och ändra lösenordet. Filen laddar du upp där det står Certifikat i fönstret och lösenordet lägger du in på raden under.

Lösenord för certifikat

Med certifikatet följer ett lösenord som du anger här. Om du sparar inställningarna utan att mata in något i fältet så förblir existerande lösenord oförändrat - det nollställs alltså inte.

Standardpåminnelse för certifikat som håller på att löper ut

Ett flertal funktioner använder certifikat i samband med kommunikation med externa tjänster, såsom exempelvis Spar, Navet, Försäkringskassan.

Du själv ansvarar för att hanteringen av certifikaten och de administreras via Admin i HR-plus 8 Webb under Inställningar/Konfigurering av externa integrationer.

När ett certifikat löper ut, kommer funktionen som använder certifikatet naturligt att sluta fungera som avsett. Du kommer att se certifikatens slutdatum i gränssnittet för Konfigurering av externa integrationer (systemet övervakar kontinuerligt de certifikat som håller på att löpa ut).

Via standardpåminnelsen för certifikat så håller du lättare koll på när det är dags att byta till ett nytt giltigt certifikat i god tid och därmed undgår du att få oväntade stopp i funktionalitet.

Påminnelsen finns som standard med 90 dagar satt före utgångsdatum och påminnelsen skickas via e-post.

Läs mer här om standardpåminnelsen för Certifikat

Prenumeration på personuppgifter från SPAR

Det finns möjlighet att prenumerera på ändrade adressuppgifter för personer som finns i HR-plus 8 för SPAR. För att kunna komma igång med prenumerationen måste du ha ett certifikat från SPAR samt att en ny inställning måste sättas i app.config: <add key="SparFileTransportUri" value="https://kt-ext-filer.statenspersonadressregister.se/v2/" />

Notera att SPAR är en tilläggstjänst till HR-plus 8. Läs mer under Integration av externa tjänster.

För övriga inställningar för hämtning av personuppgifter i Admin som används (framför allt certifikatet) är det samma som för hämtning av personuppgifter via knappen i anställningsärende. Körning av programmet som hämtar personuppgifter läggs upp i Payroll Automation (PA).

Det finns tre parametrar som kan ta värdet sant eller falskt.

Följande händer om respektive parameter är sann:

  • SendPersonList - Skickar en lista till SPAR med personnummer för alla personer som finns i databasen.
  • ProcessNotifications - Hämtar aviseringar från SPAR och skapar ärenden för de förändringar som skett.
  • ForceUpdate - talar om för SPAR att skicka nuvärde på alla personer (bara intressant om SendPersonList också är sann).

När en ändring kommer från SPAR så skapas ett ärende via HR-plus 8 anställningsprocess. Inställningar för ärendehanteringen gör du i Händelsetyper som finns i fliken Inställningar i Admin. 
Här ställer du bland annat in vilken ärendetyp som ska användas för uppgiften, men detta ignoreras eftersom uppdateringarna måste köras med ärendena Uppdatera SPAR-information och Ändra personnummer. Du kan däremot ställa in att ärendet slutförs med automatik, om du vill ha ett automatiserat flöde på denna process, samt om det ska markeras som brådskande.

Du kan definiera olika händelsetyper:

  • SparImportDefault - Denna är obligatorisk och används för alla ändringar som inte omfattas av undantagen för de övriga.
  • SparImportProtectedIdentity - Används då en person ändras från att inte vara skyddad till att få skyddsnivå skyddad adress (HR-plus 8 tolkning av begreppet sekretessmarkering i SPAR). 
  • SparImportChangeSsn - Används av HR-plus 8 då ändringen innehåller byte av personnummer.

  • SparImportDeceased - kontroll att en person som har avlidit enligt SPAR, hamnar i loggen och att ett avslutsärende skapas.

En person som redan har den högre nivån skyddad identitet i HR-plus 8 kommer inte att få sin sekretessnivå sänkt via denna integration. Det är troligt att din avisering från SPAR kommer att innehålla tomma uppgifter för personer med sekretessmarkering i SPAR.

De personer vars uppgifter ändras via SPAR-importen loggas också till revisionsloggen. Det betyder att du har både ärendet och revisionsloggen som underlag för att verifiera en ändring. 

Inläsning av namn från SPAR till HR-plus 8

Hämtning av t.ex. namnuppgifter från SPAR till HR-plus 8 visas såsom det är uppsatt i folkbokföring hos Skatteverket, dvs om du läser in förnamn, så kommer alla fullständiga namn att visas. En arbetstagare måste själv kontakta folkbokföringen för att begära att tilltalsnamn skall sättas i folkbokföringsregistret.

Om du ändrar namn i HR-plus 8 efter inläsningen, så kommer inte det att hjälpa nästa gång du läser in från SPAR, så vi rekommenderar alltså inte att ändra i HR-plus 8 utan uppmana den anställde att själv ändra hos Skatteverkets folkbokföring.

Avslutsärende vid avliden person

För smidigare hantering av en avliden person så finns händelsetypen "SparImportDeceased" vilket gör att HR-plus kan skapa ett avslutsärende om SPAR svarar att personen avlidit. Om du inte skapar upp denna händelsetyp, så kommer inget ärende att skapas.

Skapa den nya händelsetypen under Admin/Inställningar/Händelsetyper. Om denna händelsetyp sätts upp, så kommer ytterligare information om Avdelning och Datum att hittas i kommentarsfältet för ärendet.

Övrigt

Om en person har skyddad identitet i systemet, men inte hos tjänsten i fråga, visas ett meddelande med denna information om detta.

Ärenderättighetshantering

Ärenderättighetshantering för Slutförd direkt

För den roll som är mottagare för ärendet så ska den ha status Slutförd på samtliga steg.

Uppdatera ej namn (endast prenumeration)

Markera denna kryssruta om det finns behov av att exkludera uppdateringar för namnuppgifter vid hämtning från SPAR. Detta innebär att endast adressuppgifter hämtas och uppdateras. Gäller endast prenumerationstjänsten.

Antal dagar sedan senaste aktiva anställning

Fältet kan användas som ett urval i SPAR-prenumerationen och ska vara ett heltal.

Om du anger ett värde i fältet så hämtas endast personuppgifter för personer med en aktiv anställning eller personer vars senaste aktiva anställning var för max X antal dagar sedan, där X är värdet du anger.

Om du lämnar fältet tomt så fungerar det som tidigare, dvs. att alla personuppgifter hämtas. Om du sätter värdet "0" så hämtas enbart personuppgifter för aktiva anställningar.

Relaterad hjälp