Uppsättning av grunddata - Payroll Automation (PA)

Uppsättning av grunddata sker i klienten av systemförvaltarrollen. Alla delar för att sätta upp det som behövs till Payroll Automation (PA) ligger under behörighetsgruppen Systemförvaltare och rutinen PA förvaltning.

Generellt om att sätta upp grunddata (Systemförvaltare)

Du som systemförvaltare börjar uppifrån i processkedjan med huvudprocesser och fortsätter sedan nedåt med processer per huvudprocess, delprocesser per process, grupper per delprocess samt funktioner per grupp. Alla dessa delsteg har beroenden mellan varandra, så om du t.ex. vill ta bort en huvudprocess så måste du först ta bort de beroenden som finns i tabellerna under.

När du har satt upp processflödet, så måste du lägga in datum för när dessa ska gälla samt generera upp denna information till portalen (webben). De fönster som du då skall använda är perioder per process, processer per arbetsgivare och datumstyrning per funktion. 

För verifiering att du har gjort rätt, så kan du använda dig av funktionen Genererade processer för att se vilka processer per period som är genererade. Om du verifierar att du har skapat rätt processer och fått dem i rätt ordning, så använder du fönstret Verifiera process o funktion.

Sätta upp huvudprocesser (Systemförvaltare)

Under Huvudprocesser lägger du in de olika huvudprocesserna som du vill arbeta med. Exempel på huvudprocesser är: "löneprocess", "nattliga körningar" och "extrautbetalningar".

Gör så här:

  • Börja med att gå till Översikter/Huvudprocesser.
  • Flertalet av de kolumner som du måste lägga in information i här fungerar även på samma sätt i övriga översiktsfönster (eftersom de är beroende av val i tidigare fönster).
  • Skriv in namnet på huvudprocessen samt ange en beskrivning av denna.

Arbetsgång för grunddata i PA

Skapa huvudprocesser

  1. I detta steg anges de huvudprocesser som löneperioden består av. En löneprocess kan bestå av en eller flera huvudprocesser beroende på om dessa ska köras på 00-nivå  eller på arbetsgivarnivå. 
    Exempel på huvudprocesser för löneperiod: Förbered löneperiod, Löneberäkning och Efterarbete

Ange delprocesser per huvudprocess

  1. I detta steg anges de delmoment som utförs under en löneperiod. Dessa datumsätts med utgångspunkt från löneperioder eftersom de återkommer varje lönemånad och skall utföras i en viss sekvens inom en viss tid för att färdigställa lönen.
    Exempel är: Inläsning av filer, Prel. Lönekörning och Def. Lönekörning som delprocesser i huvudprocess Löneberäkning

Läs mer om Uppbyggnad av processer - Processer och delprocesser - Payroll Automation (PA) här

Funktioner

  1. Funktioner är alla de systemfunktioner, program, rapporter, checklistor, manuella steg som går att använda i PA.
    Exempel är cobolprogram för körning av schemaladdning, löneberäkning, bankfiler m.m.
  2. Funktioner laddas automatiskt med alla funktioner som ingår i PA samt manuellt upplagda manuella aktiviteter och checklistor.

Manuella steg 

  1. Manuella steg är en manuellt skapad funktion i PA (jämfört med program och rapporter som är systemfunktioner).
    Exempel är inläsning av externa filer som inte ligger i PA, tömning webresa och webtid m.m.
  2. Manuella steg är sådana arbetsmoment som utförs under löneperioden som innebär manuella aktiviteter.

Checklistor och Checklista, aktiviteter

  1. Checklistor är också manuellt skapade funktioner i PA
    Exempel är avstämning kontrollfönster
  2. Checklistor representerar arbetsmoment där användare bockar av aktiviteter som skall utföras under en löneperiod.

Funktioner per delprocess

  1. I Funktioner per delprocess kopplas delprocesserna ihop med de system/manuella funktioner som skall genomföras under delprocessens gång för att denna skall kunna klarmarkeras.
    Exempel är koppling mellan programmen schemaladdning, periodbyte, branschvaneberäkning och lönetrappa till delprocessen Förbered löneperiod.

Processer per arbetsgivare

  1. I formuläret markeras vilka huvudprocesser som gäller för vilken/vilka arbetsgivare. Detta innebär att det är möjligt att i en installation ha flera processer för löneberäkning, med t.ex. olika utbetalningsdatum eller olika körningsmetoder för löneprogrammen (00-nivå/arbetsgivarnivå).

Löneperioder

  1. I Löneperioder definieras samtliga löneperioder med ett antal olika relevanta datum.

Delprocesser per löneperiod

  1. I formuläret anges de olika datum som definierar när inom en löneperiod en viss delprocess skall utföras. Vid månadslön blir det lika många rader som det finns delprocesser och löneperioder.

Funktioner per löneperiod

  1. I formuläret anges de olika datum när specifika funktioner inom en viss delprocess ska slutföras.

Löneperioder per arbetsgivare

  1. I formuläret kopplas löneperioder till arbetsgivare (företag/enhet) vilket är det sista steget för att koppla PA-processen för arbetsgivaren.

Roller och behörigheter, definiera kontaktpersoner/ansvariga per arbetsgivare

  1. Roller och behörigheter i webben definierar vem som får göra vad i PA i webben.
  2. Behörigheter i klienten styr vem som får arbeta med grunddatat för PA.

Rapportprenumeration uppsättning

Se avsnittet om hur du sätter upp prenumerationskort för rapporter i rutinen Admin.

Markdown för länkning av dokument från Payroll Automation

I Payroll Automation kan du lägga till “Uppgiftsbeskrivning” i klienten. Detta görs under Payroll Automation/Systemförvaltning/Funktioner per grupp/beskrivning.

Det går att skapa upp länkar här och det finns möjlighet att komplettera med möjligheten att lägga in radbrytning. Fältet är ett textfält, så vid registrering så ska du högerklicka med musen för att få upp redigeringsrutan.

Du kan använda dig av markdown fullt ut (https://www.markdownguide.org/basic-syntax/).

Ett textfält i klienten för funktioner finns som en textbox, vilket gör att det fungerar att lägga in radbrytning på rätt sätt som krävs för att bland annat listor i markdown ska fungera korrekt.

Kontrollfönster i PA via Odata

Du kan via PA läsa ut frågor direkt från Odata, vilka sedan presenteras med ett resultat i ett eget kort i PA. Detta kan t.ex. motsvara de kontroller som görs i rutinen Lön .

Du kan använda dig av checkboxar för att markera att en rad är kontrollerad eller ej. Syftet är inte bara att det ska gå att markera en post som är kontrollerad utan även att tidigare körningar/perioders markeringar ska “ärvas” för information om att dessa redan är kontrollerade. Detta för att undvika att behöva göra samma kontroller varje månad som redan är gjort. Det är värdefullt i de fall en anställd återkommande ligger med en exempelvis hög nettolön.

Du kan titta på samma kort från föregående period och hämta markeringarna på rader som är samma och som redan är kontrollerade.

Inställningar görs i Admin under fliken Konfigurering av externa integrationer

Relaterad hjälp