1. Anställning - Anställningar - Löneadministration

I fliken Anställning presenteras den information som är relaterad till den aktuella anställningen. Det handlar bland annat om information som rör avtal, position, lön, ersättning, scheman och kontering.

Via knappen Historiska scheman får du upp den anställdes historiska scheman samt att du kan korrigera den historiska budgeterade tiden för enstaka anställningar. Tänk på att om du korrigerar historisk budgeterad tid så påverkas inte aktuella saldon av en sådan korrigering, så även tillhörande saldon (budgeterad tid) måste korrigeras manuellt.

Anställningsuppgifter

Under anställningsuppgifter finns information som rör den aktuella anställningen.

Anst.id

Visar personens anställningsnummer (ej att förväxlas med arbetstagar-id). Anställningsnummer fylls i i samband med att personen läggs upp som nyanställd via rutinen Anställning i webben.

Koncerndatum

Om en arbetstagare har ett koncerndatum (arb025) så hämtas anställningstid i månader från det datumet.

Om det inte finns något koncerndatum så hämtas anställningstid i månader från arbetstagarens anställningsdatum. Detta datum anges i fliken Arbetstagare.

Koncerndatum: Om fältet är tomt vid en nyanställning så blir koncerndatum anställningens startdatum. Detta ändras bara om en arbetstagare påbörjar en ny anställning hos en annan arbetsgivare.

Arbetstagarens startdatum blir också anställningens startdatum om arbetstagaren inte har några andra anställningar på den arbetsgivaren. Om arbetstagaren har andra anställningar (gamla, aktiva eller framtida) så finns det en del specialregler:

  • Om arbetstagaren inte har några aktiva anställningar samt om den nya anställningen ligger i framtiden så blir arbetstagarens startdatum den tidigaste framtida anställningen som finns på arbetstagaren.

  • Om arbetstagaren har en aktiv anställning, eller om den nya anställningen började idag eller tidigare, så blir arbetstagarens startdatum det datum som den tidigaste sammanhängande anställningen började,

Anställd fr.o.m. och Anställd t.o.m.

Visar vilket datum aktuell anställning startar samt avslutas, om anställningen gäller tillsvidare så finns inget t.o.m.-datum angivet.

Uppsägningsdatum

Visar vilket datum aktuell anställning har sagts upp.

Avgångsorsak

Här anges avgångsorsak, om denna är känd.

Hantering avslutad

Här visas hur en avslutad anställning ska hanteras, till exempel om den ska stängas utan behandling:

  • 1 Stängd ingen behandling = Även om transaktioner skulle rapporteras in på anställningen, så behandlas de inte.
  • 5 Slutad tillfälligt öppen = Om slutdatum saknas eller om slutdatumet är inom aktuell löneperiod löneberäknas enbart fasta och rapporterade lönetransaktioner. Om slutdatumet är tidigare än aktuell löneperiod löneberäknas enbart rapporterade lönetransaktioner. Koden ändras till en 1:a automatiskt vid periodbytet.
    Exempel: Denna kan öppnas tillfälligt för att göra t.ex. en utbetalning och efter periodbytet blir den automatiskt stängd och ingen åtgärd krävs.
  • 8 Slutad öppen = Vid angivet slutdatum < utbetalningsdatum, tas inte transaktioner med typkod 01 (grundlön) med. Ingen behandling av fasta transaktioner.
    Exempel: Om t.ex. bonus behöver utbetalas efter slutdatumet, så kan du använda denna kod. Den enda transaktionen som hanteras vid löneberäkning är bonusen och inte några andra transaktioner såsom lön eller andra fasta lönetillägg.

  • 9 Slutad sem.omst = Anställningen kommer att behandlas i semesteromställning trots att den avslutats föregående semesterår, dock endast ifall den har avslutats den sista dagen på semesteråret (31/12 respektive 31/3) samt efterföljs av en ny anställning med startdatum första dagen på nya semesteråret (1/1 respektive 1/4). Koden ändras till en 5:a automatiskt vid semesteromställningen.

  • Öppen = Samtliga transaktioner behandlas.

Huvudanställning

Anger om anställningen är personens huvudanställning. Varje arbetstagare som har någon aktiv anställning måste ha en huvudanställning, så även om arbetstagaren endast har en anställning, måste denna sättas till att vara huvudanställning. Om arbetstagaren har flera öppna anställningar, ska endast en av dessa vara markerad som huvudanställning. Det är huvudanställningens uppgifter som visas på lönespecifikationen.

Om du klickar på hjälpknappen bredvid värdet för huvudanställning på sidan, så får du upp en ruta som visar hur värdet för huvudanställningen har förändrats historiskt (systemet hämtar historiken från en tabell). Syftet med historiken är bl.a. för att den behövs för att räkna pension.

Notera att knappen "?" endast är synlig i Anställningsvyn men inte i någon ärendevy (t.ex. Anställningsförändring).

Bevakning Anställning

Används för att märka upp nya anställningar och skapa påminnelser som kan skickas till ansvarig chef, för att underlätta uppföljning av nyanställda.

Grundtjänst J/N och Grundtjänst %

Anger om anställningen är en grundtjänst med en viss grund-sysselsättningsgrad. Här kan du ange om den anställde i grunden är anställd på en högre sysselsättningsgrad än aktuell sysselsättningsgrad. T.ex. om tjänsten tillfälligt har skrivits ner till en lägre sysselsättningsgrad på grund av föräldraledighet.

Dagsaktuell befattning

Här visas vilken befattningskod och befattning i klartext som anställningen har per dagens datum. Via knappen Befattningar öppnas en översikt som visar anställningens samtliga befattningar historiskt med from-tomdatum. För att ändra befattning på anställningen så går du via rutinen Anställning i webben.

Befattningstyp

Via klartexttabellen för befattningskoder så visas statistikuppgifter med följande koder och som visas i Anställning när du öppnar detaljbilden för den anställdes befattning:

  • AID-Etikett. 
  • NYK-kod, Jobbstatus och Personalkategori (Svenskt näringsliv) 
  • SSYK-kod
  • Arbetsvärdering

I de fall en befattningsbeskrivning finns visas också denna om du klickar på frågetecknet till höger om befattningsbenämningen.

Arbetsställe

Anger vilket arbetsställe anställningen tillhör, det vill säga dess geografiska placering.

FORA slutdatum pensionär

Slutdatum till Fora för när den anställde blir pensionär.

VD

Anger om anställningen är av typen VD. 

Tidssystem

Här visas vilket tidssystem som används för anställningen, exempelvis Manuell tidrapport, Medvind eller Webbtid. 

LAS undantag

Här framgår om anställningen inte omfattas av LAS.

Facktillhörighet och Fackavdelning

Här anges vilket fackförbund, samt den eventuella avdelning den anställde tillhör.

Rekryteringsväg

Berättar om hur rekryteringen gått till, exempelvis om den skett internt eller externt.

Sista arbetande dag (för behovsanställda)

Anger datum för den sista dag då den anställde arbetar, om detta är ett annat datum än anställningens verkliga slutdatum.

Slutlön med automatik

Anger om slutlönen ska betalas ut automatiskt.

Slutlön betald

Visar om slutlönen är utbetald eller ej.

Exkluderas från

Om den anställde har markering i ett eller flera av exkluderingsfälten så innebär det att denne inte ingår i bearbetningen av respektive funktion; Lönetrappa, Branschvana och Lönerevision. Att någon ska exkluderas från en eller flera av funktionerna administreras via rutinen Anställning i webben.

Notera! Om du inte har användning av dessa tre fält, så kan du välja att dölja dem genom att gå in i rutin Underhåll klartexter och öppna översikt Kundunik rubrik synlig, detalj. Gör urval på fönsterid std_f032 och fältid ans09% och fliknr 1 så får du upp fälten där du sedan väljer att de ska vara osynliga istället för synliga via kolumnen Synlig. 

Avser juridisk person

Markera kryssrutan Avser juridisk person om anställningen är en juridisk person och sålunda ej ska vara med i abetsgivardeklarationen.

Notera att om en arbetstagare har flera anställningar så måste samtliga anställningar bockas för om arbetstagaren helt ska uteslutas från arbetsgivardeklarationen.

Löneinformation

Notera! Knappar till höger i fönstret

Här visas vilken grundlön som gäller. Information om både faktiskt- och heltidsgrundlön visas i Grundlön, där det även agnes from-datum som gäller för själva grundlönen. Fältet visas med 2 decimaler. Den faktiska grundlönen är beräknad utifrån heltidsgrundlönen och sysselsättningsgraden.

Under knappen Avdrag och tillägg visas nettoavdrag. Nettoavdrag ingår inte i den faktiska lönen utan visas summerade per typ av tillägg/avdrag.

Lönepåverkande uppgifter

Under lönepåverkande uppgifter visas bland annat arbetsdagar per vecka, samt vilken sysselsättningsgrad som gäller för anställningen. Du anger även veckoarbetstid heltid och faktiskt veckoarbetstid, det vill säga hur många timmar arbetstagaren faktiskt arbetar under en vecka. 

Avtal

Under Avtalsinformation finns information om avtalet för anställningen, till exempel anställningens startdatum och anställningsnummer, löneform och avtal. Dessa uppgifter anges när anställningen skapas i systemet. 

Rätt till ersättning

Här anges vilken typ av ersättning som gäller för anställningen, exempelvis om den anställde har rätt till OB och Restid. 

Kontering anställning

Här ser du information om kontering, det vill säga info om avdelning, kontodelar och organisation. Värdena som visas är nu gällande kontering.

Löneinformation

Löneinformation är ett översiktsfönster som du kommer åt när du väljer filken Anställning och klickar på Visa detaljer vid sektionen Lön.
Översiktsfönstret hjälper dig att se information som rör löneuppgifter, det vill säga lönepåverkande uppgifter, grundlön och tillägg/avdrag för varje enskild anställd.

Du kan styra synlighet för delar av översiktsfönstret. Om du döljer alla fält i en sektionen kommer hela den delen att döljas. Om du döljer Antal, Belopp, Kst och T.o.m. i sektionen Tillägg/Avdrag/Förmåner visas inte sektionen alls.

Grundlön

Här ser du vilken grundlön som gäller och har gällt för anställningen per olika datumintervall.

Tillägg/Avdrag/Förmåner

Här ser du vilka avdrag och tillägg som gäller för anställningen, det kan vara både brutto och netto. Avdrag/-tillägg som gäller på arbetstagarnivå ligger inte med här, utan ligger direkt i transaktionsregistret som fasta transaktioner (fastkod = f).

Avvikande kontering

Här anges information om avvikande kontering, det vill säga om annan kontering än den ordinarie ska gälla och till hur stor del (Procentuell fördelning) 

Schema

Under schema anges uppgifter om vilket schema som gäller för anställningen, samt vilket datum schemat gäller ifrån. 

Rapporteringsställe

Löneberäkning

Statistikregister

Statistikregister innehåller samtliga statistikförda transaktioner.

Bokföringsposter

Här ser du alla bokföringsposter. Du kan markera en eller flera poster och välja Kopplingar/Korrigering bokföringsposter. Då öppnas ett nytt översiktsfönster där du fyller i nytt konto/nya koddelar och klickar på Spara. När du klickar på Spara så skapas automatiskt korrigeringstransaktioner i transaktionsregistret - en minuspost med gamla konteringen och en ny pluspost med den nya konteringen. Det går endast att spara 3 ändringar i taget.

Du ser själva funktionen Korrigering konterat stat.reg. uppe under Funktioner, men den ska du alltså inte använda utan den startas automatiskt direkt när du klickar på Spara.

Notera att samtliga "ny koddel"-fält är kopplade i funktionen för att möjliggöra korrigering av samtliga 9 konteringsfält.

Bokföringsposter istället för Konterat statistikregister - Kommunspecifikt

I HR-plus 8 finns två lösningar för att hantera bokföringsposter; den s.k. "gamla" lösningen som bygger på tabell Konterat statistikregiser (tabellid: p_bokf50) och den "nya" lösningen som bygger på tabell Bokföringsposter (tabellid: sv_bokf)

Om den "nya" lösningen skall användas, så finns det möjlighet för dig som kommunkund att du själv kan byta så att rätt tabell visas via knappen Konterat statistikreg till höger i fönstret under fliken 1. Anställning.

Notera! Innan du ändrat enligt nedan så är det knappen Konterat statistikreg som visas i fönstret.

Gör så här för att byta till knappen Bokföringsposter:

  • I rutin Underhåll/klartexter, översikt Kundunik rubrik synlig detalj, så gör du urval på fönster-id stk_f032, fält btn% och fliknr 1.
  • Ändra till "osynlig" på raden för btn_14 och ändra till "synlig" på raden för btn_18.
  • Töm fönstercachen

Nu är det knappen Bokföringsposter som syns istället för knappen Konterat statreg.

Ackar föregående

Här ser du värdena i samtliga ackumulatorer för föregående period, d.v.s. l-ackar.

Ackar innevarande

Här ser du värdena i samtliga ackumulatorer för innevarande/pågående period, d.v.s. m-ackar.

Övrigt (fria fält)

Under Övrigt (fria fält) så visas en detaljbild med alla fria fält på anställningsnivå. I detaljbilden så finns en knapp som heter Uppdatera fält, som du klickar på om du vill uppdatera något av värdena i de fria fälten.

Relaterad hjälp