Utlägg och ersättning - Reseräkning inrikes och utrikes - Resa & Utlägg

Under avsnittet Utlägg registrerar du dina utlägg som du har haft och detta gör du i flera steg olika steg. Om du har utlägg i samband med en resa, så är utläggssteget en del av reseräkningen. När du tagit dig igenom dessa steg så kan du välja att fördela utlägget för att sedan skicka det för attest.

Lägg till ett utlägg

Alla typer av utlägg väljer du under knapparna Utrikes utlägg eller Inrikes utlägg (nytt fönster) och vilka val du därefter kan göra beror på vilka typer av utlägg ditt företag eller din organisation erbjuder.

Du kan ange samma kostnadstyp flera gånger (även på samma datum).

  • Ange Datum för när utlägget gjordes. Du kan ange datum manuellt eller välja via den grafiska kalendern.
  • Välj var du gjorde utlägget - Inrikes eller Utrikes. Systemet utgår ifrån hur du registrerade resan i första steget. Om du har registrerat resan med avresa och hemkomst som inrikes, så kan du inte välja att göra utrikes utlägg.
  • Beroende på om utläggen gäller utrikes respektive inrikes, så visas olika val för kostnadstyperna när du klickar på knapparna Utrikes utlägg eller Inrikes utlägg.
  • Efter du har valt kostnadstyp så visas alla de relevanta fält som behöver fyllas i.
  • Klicka på Spara utlägg när du är klar med registrering av alla dina utlägg. Lägg till ett nytt utlägg om du vill. Du måste klicka på Spara utlägg för varje enskilt utlägg du registrerar.
  • Klicka på Spara och fortsätt för att komma till nästa avsnitt (avsnittet Traktamente om du registrerar en reseräkning och avsnittet Sammanställning om du enbart har registrerat ett utlägg utan resa)

Läs mer om steg för steg hur du registrerar utlägg.

Kvittohantering

Via kvittohanteringen framgår det tydligt hur stort belopp som skall redovisas mot kvitto. Detta underlättar för attesterande och granskande användare och är användbart för såväl de organisationer som använder digitala kvitton som för de som hanterar papperskvitton.

Bifoga kvitton

Du kan bifoga inlästa/inscannade kvitton som du har sparat som en fil i systemet/på din dator (t.ex. en PDF). Du kopplar en kvittobilaga till varje post i reseärendet. Kvittot läggs till automatiskt efter du har valt din fil och du behöver inte använda en knapp för att verifiera uppladdningen.

Klicka på knappen "Choose file" för att hämta kvittofilen du vill bifoga ditt utlägg. Om du vill bifoga fler än en fil, så gör du bara om proceduren.

Om det är obligatoriskt att bifoga kvitton till utlägg, så kan du via listboxen välja mellan värdena; J = "Summera", K = "Summera och obligatoriskt" och N = "Summera ej". Kvittohanteringen styrs via löneart i tabellen rr_lart.

Notera! Funktionen Ta kort används ej för närvarande.

Belopp att redovisa mot kvitto

Genom att öppna kvittobilagor och transaktioner samtidigt kan attesterande chef eller granskare direkt från ärendet verifiera att det finns kvitton för hela det belopp som ska redovisas mot kvitto.

Kvittobilagor kan öppnas från ärendet och via gemet när ärendet visas i widgeten Ärenden på portalsidan eller i Hantera resor och Utlägg.

Moms uträknad av systemet visas vid kvitto

Moms visas när länken (gemet) används för att se kvitton och bilagor. Länken finns på ärendekort för resa och utlägg.
Momsen ut genom att summera de rader i uträkningen som kommer från det utlägg som kvittot avser, vilket kan vara flera rader i vissa fall, och visas vid kvittot

Hämta korttransaktioner

Det finns möjlighet att hämta korttransaktioner med automatik från systemet. Notera dock att knappen Korttransaktioner endast visas för de anställda som kan koppla transaktioner och vars arbetsgivare har avtal med kreditkortsföretaget.

Knappen för korttransaktioner är också dold med automatik om inte användaren har giltiga transaktioner att hämta till resan. Knappen visas endast om användaren bara har privata eller använda transaktioner.

Med korttransaktioner kan du skapa dina utlägg utifrån inlästa korttransaktioner från kreditkortsföretag samt att du kan ladda upp kvitton från fil direkt till reseräkningen/utlägget.

Notera att funktionen Korttransaktion är en tilläggstjänst. Kontakta din AM för mer information

Representation

Här anger du om du har haft något utlägg för representation, det vill säga om du lagt ut pengar för värdskap i tjänsten, till exempel om du har betalat för en affärsmåltid.

  • Börja alltid med att ange Datum

  • Klicka på knappen Utrikes utlägg eller Inrikes utlägg.
    Välj lämplig kostnadstyp under Representation. Vid val av extern/intern representation så kan du lägga till deltagare. Det går även att ladda upp en deltagarlista om sådan finns. Den anställde visas automatiskt på egen representationsrad när du har valt någon av kostnadstyperna för representation.
    Klicka på Lägg till deltagare och skriv in de namn som är aktuella. Du kan endast lägga till en deltagare per rad. Om du vill kan du ange en kommentar men notera att det du skriver i kommentarsfältet gäller för hela representationstillfället på det aktuella datumet.

  • Klicka på Spara utlägg när du är klar.

  • Klicka på Spara och fortsätt för att komma till avsnittet Fördelning.

Lista över representationsdeltagare

Du kan komma åt en lista på alla deltagare för representationstillfället, som du hittar i:

  • Ärendekort
  • Sammanfattning
  • Utskrift av sammanfattning

Utskrift av en deltagarlista (som är en bifogad fil ) hänvisas till att göras separat, i lämpligt program som kan hantera filformatet.

Följande filtyper / filformat stöds: PNG, JPEG, JPG, PDF, DOCX, XLSX, ODT, ODS

Notera! Det går inte att registrera en representation där endast en person deltar, antalet deltagare måste vara minst 2 personer. Detta gäller för alla representationstyper.

Representation Enklare förtäring

Skatteverkets regler säger att "enklare förtäring" gäller med representation upp till max 67 kr/person inklusive moms (60 kr exkl moms/person.

För systemförvaltaren;

Fälten för Maxbelopp (rrlmxbel) och Maxkod (rrlmxkod) finns i tabellen ”Lönearter i reseräkning” (rr_lrt) för detta;

  • Maxbelopp = anger maxbeloppet för vad som klassas som enklare förtäring på lönearten, ex 67.

  • Maxkod = anger den kostnadstyp + löpnr som ska gälla om maxbeloppet överskrivs, ex RQ1.

Om fälten Maxbelopp och Maxkod är ifyllda i tabellen Lönearter i reseräkning där angivet belopp överstiger maxbelopp för kostnadstypen "Representation enkel förtäring" kommer denna att bytas till Representation som anges i fältet Maxkod. Om fallet är omvänt och angivet belopp understiger maxbeloppet så kommer tidigare kostnadstyp för representation ändras till "Representation enkel förtäring".

Notera att det krävs att både maxbelopp och maxkod är ifyllda i Lönearter i reseräkning. Om en av dem saknas så får du ett felmeddelande när du går till sammanställningen i reseräkningen/utlägget.

Notera även att bokföringsposterna för detta ändras automatiskt.

Relaterad hjälp