Aktuell produkt

Arbetsgivardeklaration på individnivå

Arbetsgivardeklaration innebär att arbetsgivaren ska redovisa alla utbetalningar och skatteavdrag både till Skatteverket och till respektive anställd.

Redovisningen ska ske varje månad senast den 12:e. Redovisningen ersätter den årliga kontrolluppgiften från och med inkomstår 2019.

För uppgifter som inte lämnas på individnivå ska fortfarande KU lämnas. Det gäller t e x de som ska redovisas på KU25, vilket är det program som HR-plus 8 stödjer. Övriga kontrolluppgifter har HR-plus 8 inget stöd för.

Notera att alla datum samt belopp och procent som ev. nämns i texten gäller för år 2024.

Allmän beskrivning

Till Skatteverket ska det lämnas in en xml-fil enligt den tekniska beskrivningen som finns på Skatteverkets sida.

I HR-plus 8 kan funktionen Arbetsgivardeklaration köras via webbens lönemodul Payroll Automation (PA) i löneprocesserna Löneperiod samt Justeringskörning. Ett underlag skapas per arbetstagare samt månad och sparas i en resultattabell där du kan se vad som har redovisats.

Redovisning till Skatteverket sker på:

IU = Individuppgift = Uppgifter på individnivå, d.v.s. per arbetstagare i HR-plus 8.
HU = Huvuduppgift = Uppgifter och totalsummor avseende hela företaget (uppgiftslämnaren).
FK = Fältkod = Skatteverkets fältkoder för redovisade uppgifter, t e x FK011= Kontant Ersättning som är underlag för arbetsgivaravgifter.

Så här arbetar du i programmet

Du kan starta programmet på övergripande systemnivå eller med urval på företag/enhet.

Oavsett urval på vilka som ska ingå i körningen så görs summeringar och grupperingar per organisationsnummer . Om du behöver ta ut listor grupperade på andra begrepp för att verifiera resultatet, gör du det via fönster i rutinen. Här går det bra att göra urval på t.ex. ett visst företag eller enhet.

Tänk på att du måste köra ”steg 1” och ”steg 2” på samma urval för att filen ska bli korrekt.

Läs mer om steg 1 och 2 i avsnittet Uppsättning av arbetsgivardeklaration, se länk sist på sidan.

Körningar

Steg 1 Sammanställ arbetsgivardeklaration - Körningen skapar/sammanställer och beräknar uppgifter till alla FK-fält i IU och HU.
Endast individer som har transaktioner i angiven redovisningsperiod behandlas i körningen.
Steg 2 Slutför arbetsgivardeklaration - Körningen skapar xml-fil till Skatteverket och BG-fil för inbetalning om du angivit att du vill ha en BG-fil.

Status för HU/IU

För att lätt kunna se i vilket läge HU och IU är finns olika statuskoder. Dessa koder visas i översiktsfönster AGD huvuduppgifter (HU) och AGD individuppgifter (IU). Läs mer om dessa fönster via länkarna längst ner på denna sida.

Statuskoder i HU:

Beräknad
Slutförd

Statuskoder i IU:

Bearbeta
Beräknad
Slutförd
Borttag kommer ske
Borttagen fr tidigare körning

Vid körning av steg 1 sätts statusen till Beräknad.

Vid körning av steg 2 sätts statusen till Slutförd. Om du manuellt hade satt status Borttag kommer ske blir statusen istället Borttagen fr tidigare körning efter att steg 2 har körts.

Om det inte finns några aktiva IU på en HU för aktuell redovisningsperiod, sätts HU-statusen till Slutförd redan vid körning av steg 1. Därmed kommer inte den HU med i XML-filen när steg 2 körs.

Skatteform

Arbetsgivaravgiften beräknas olika beroende på vilken skatteform som gäller för respektive arbetstagare.

Det är skatteform per utbetalningsdatum som gäller. Om arbetstagaren har bytt skatteform under månaden och du endast har ett utbetalningstillfälle, redovisas hela individens underlag i en och samma post i resultatfilen och beräkningen görs på den regel som gäller vid utbetalningstillfället.

Möjliga skatteformer är:

Vanlig löntagare (de som tidigare fick KU10) gäller alltid om skatteform saknas.
SINK (de som tidigare fick KU13).
A-SINK (de som har artistskatt).
F-skatt (d.v.s. ingen skatt i HR-plus 8).

För att se vilken skatteform som gäller för en arbetstagare, gå till Anställningar, öppna anställningen och gå till flik Arbetstagare/Skatteuppgifter. Där är samtliga skatteuppgifter samlade.

Om du anger A-SINK på en arbetstagare ska du även ange verksamhetens art som kommer redovisas i FK112 på IU.

När du erhåller beslutet om annan skatteform ska du skapa ett ärende i webben för anställningsförändring och ange vilken skatteform samt fr.o.m.-datum för när det ska gälla.

Om en arbetstagare återgår till vanlig beskattning igen måste du skapa ett nytt ärende för att avsluta den avvikande skatteform.

Ingen skatt

För att se om arbetstagaren ej ska beskattas går du till Anställningar och öppnar anställningen. Gå sen till flik KU och klicka på knappen Information KU”. Här finns fältet Skattebeslut ej skatt. Om beslut väljs i listrutan genererar det ett x i fält FK094 eller FK276 på IU.

Undantag av juridisk person

Om fältet Avser juridisk person (ans608) på anställningen är ikryssat så undantas den aktuella anställningen från körningen av programmen: Sammanställ Arbetsgivardeklaration och Slutför Arbetsgivardeklaration.

Notera att om en arbetstagare har flera anställningar så måste samtliga anställningar kryssas för att arbetstagaren helt ska undantas från arbetsgivardeklarationen.

Första anställd - Växastöd

I fliken Arbetstagare, knappen Skatteuppgifter så markerar du Första anställd. Fältet Fk062 Första anställd får en markering som vid körning av Sammanställning AGD genererar ett x i fält 063 i XML-filen. Markerade arbetstagares arbetsgivaravgift beräknas med 10,21% på lön upp till 25000 kronor.

Om det i skatteuppgifter finns 2 rader för aktuell period så är det värdet i raden som gäller för den 1:e i perioden som kommer hämtas och då måste alltså markering för första anställd ligga på den raden annars kommer inte arbetstagaren med bland “första anställd”.

Personer som har ersättning för uppdrag ska ej markeras då sådan ersättning ej får reduceras.

Växastöd utökat för Första anställd

Nya regler träder i kraft 1 Januari 2025 och innebär att stödet för första anställd i ett växaföretag har utökats till de två första anställda. Stödet ger företaget sänkta arbetsgivaravgifter där bara ålderspensionsavgift (10,21%) behöver betalas på lön och ersättning upp till 35000 kr/månad i högst 24 månader. Det nya stödet gäller lön och ersättning utbetald från och med 2025-01-01 för de två första anställda i företaget, om dessa börjat sin anställning efter 2024-04-30.

I HR-plus finns ett fält som används för utökat växastöd (ska_024) i tabellen Skatteuppgifter (std_skat). En "1" (etta) anges i fältet FK063 Växastöd (ska_024) i fönstret Skatteuppgifter (std_f033) på den/de anställda som företaget har rätt till sänkt arbetsgivaravgift för. I skattedeklarationen (xml-filen som skickas) blir det då ett kryss i fältkod 063, vilket påverkar hur arbetsgivaravgifter räknas ut för bolaget.

Fältet FK062 gäller växa-stöd för anställd före 1 maj 2024,

Fältet FK063 gäller växa-stöd för anställd efter 30 april 2025.

I översiktsfönstret AGD Uppskattad avgift per IU kan du se vad arbetsgivaravgifterna blir utifrån vad som ligger i systemet. När det finns en etta i fältet för en arbetstagare så visas en rad i översiktsfönstret med 10,21%, och en extra rad med 31,42% på det som överstiger 35000.

Läs mer om kontrollfönster

Du kan läsa mer om reglerna för Växastöd på skatteverkets hemsida under menyn Arbetsgivare/Lämna arbetsgivardeklaration.

Sociala avgifter

Procentsatser finns i programmet och ska inte anges manuellt. Programmet hämtar enligt gällande regler beroende på redovisningsperiod. HR-plus 8 uppdateras löpande enligt Skatteverkets regler.

Läs mer om aktuella procentsatser på Skatteverkets hemsida.

Regler för ungdomar

Från och med 1 Januari 2024, så slopas reducerad skatt för ungdomar, som vid årets ingång har fyllt 15 men inte 18 år och 31,42% skall gälla även för dessa. Denna åldergrupp har tidigare haft reducerad avgiftsprocent.

Sociala avgifter för utsänd personal

Gå till rutinen Anställningar och öppna anställningen. Öppna fliken Arbetstagare. För arbetstagare som har ett Ja i fältet Undantag utsänd så ska sociala avgifter beräknas enligt procentsats Arbetsgivaravgift utsänd personal 1A eller Arbetsgivaravgift utsänd personal 1C. För att programmet ska veta vilken konvention som gäller ska detta anges på arbetstagaren i fliken KU under Information KU. I fältet Konvention med väljer du antingen 1A=Utsänd till Kanada, USA mm eller 1C = Utsänd Quebec vilka är de två konventioner HR-plus 8 stödjer.

Summa arbetsgivaravgifter och skatteavdrag

HR-plus 8 visar beräknade sociala avgifter och skatt i fönster AGD huvuduppgift i FK487 och FK497. Underlaget för sociala avgifter per individ visas i fönster AGD per individnivå med ören.

I filen till skatteverket redovisas alla belopp utan öre, avrundade nedåt till helt krona. Beräkning av sociala avgifter görs alltså på summan av underlag utan öre. Därefter sker procentberäkning per procentsats och resultat avrundas nedåt till hel krona för varje procentsats. Slutligen sker summering av samtliga belopp.

Exempel:

En arbetsgivare har tre anställda. För person 1 och 2 ska arbetsgivaren betala samtliga avgifter och för person 3 ska reducerade arbetsgivaravgifter betalas:

	Underlag	%	Avgift
Person 1	23345	31,42	7334
Person 2	23345	31,42	7334
Person 3	12345	16,36	2019
SUMMA			16687

Skatteverket beräknar alltså totalsummorna för arbetsgivaravgift och skatteavdrag utifrån filens alla individuppgifter.

På Skatteverkets hemsida finns beskrivningar av deras beräkningsregler. Summorna presenteras i Skatteverkets e-tjänst i samband med uppladdning av filen. Du behöver verifiera att dessa summor stämmer med de summor som har beräknats i HR-plus 8.

Eftersom underlaget per individ i HR-plus 8 redovisas med ören och betalning av sociala avgifter sker efter avrundning kan detta medföra en diff i er bokföring. Tänk igenom hur det blir hos er och om eventuella åtgärder för detta behöver vidtas.

Beloppsgräns 1000 kr

Så länge totala ersättningen under året understiger 1000 kr redovisas den som ”ej underlag för skatt/avgift” i filen till Skatteverket. Om beloppsgränsen 1000 kr nås under året, ska arbetsgivaravgifter betalas från första kronan. Meddelande kommer i loggen att arbetstagaren har uppnått beloppsgräns 1000 kr. Varningen kommer inte om beloppsgränsen 1000 kr uppnås första månaden lön utbetalas.

Den sammanlagda ersättningen från tidigare perioder redovisas i fältet för avräkning av tidigare redovisad avgiftsfri ersättning, FK010 "AvrakningAvgiftsfriErsdärefter", som underlag för arbetsgivaravgifter i den redovisningsperiod då beloppsgränsen nås.

Regionalt stöd

För att regionalt stöd ska beräknas sätter du en markering på de arbetsställe där stödet ska gälla.

I rutinen Underhåll Klartexter/Arbetsställe sätts markeringen för Regionalt stöd per arbetsställe (kolumnen ligger längst till höger i fönstret).

För att regionalt stöd ska beräknas måste nummer för SCB Arbetsställe vara ifyllt och kryssrutan Regionalt stöd måste vara ikryssad. Alla arbetstagare som ingår i markerat arbetsställe kommer att ingå i underlaget för företagsstöd (FK471 Ulag regionalt stöd).

Om en arbetstagare har flera anställningar där den ena anställningen ska ingå i underlaget för regionalt stöd och den andra anställningen inte ska ingå, så kommer redovisning att ske enligt vad som gäller för huvudanställningen. D v s om huvudanställningen har ett arbetsställe som inte ska ingå i underlaget för regionalt stöd så kommer ingen av anställningarna med i underlaget. Detsamma gäller även omvänt om huvudanställningen har ett arbetsställe som ska ingå i underlaget för regionalt stöd så kommer även anställningen som inte ska ingå i underlaget att komma med.

Det innebär att om underlaget för regionalt stöd är felaktigt och dessutom understiger maxbeloppet på 7 100 kronor måste korrigering göras för fältkod FK471 Ulag regionalt stöd och FK476 Avdrag regionalt stöd.

Korrigering av detta görs i så fall på skatteverkets hemsida.

Procentsats för regionalt stöd finns i programmet och ska inte anges manuellt. Programmet hämtar procentsats enligt gällande regler beroende på redovisningsperiod. HR-plus 8 uppdateras löpande enligt Skatteverkets regler.

Läs mer om aktuella procentsatser och maximalt belopp på Skatteverkets hemsida.

Maximalt regionalt stöd är 7100 per månad och organisationsnummer.

Bostaden är tjänsteställe

I arbetsgivardeklarationen hämtas arbetsställets adress till fälten FK245 och FK246 Arbetsplatsens adress och ort. För individer som tillhör ett arbetsställe där fältet Bostaden är tjänsteställe är markerad hämtas istället individens hemadress till FK245 och FK246. För personer med sekretessmarkering och skyddad folkbokföring så redovisas fälten FK245/FK246 tomma om det finns en markering för Bostaden är tjänsteställe.

I rutin Underhåll klartexter, översikt Arbetsställe hittar du fältet Bostaden är tjänsteställe.

Avdrag FoU (FK475) maxbelopp

Om arbetsgivaren ingår i en koncern samt har avdrag för forskning och utveckling i ruta 475, gäller det maximala nedsättningsbeloppet för hela koncernen.

I HR-plus 8 kontrolleras dock maxbeloppet enbart per företag, inte per koncern. Detta innebär att om du har en koncern bestående av fler än ett företag i HR-plus 8, samt har avdrag i ruta 475 på fler än ett av dessa företag behöverdu justera beloppen hos Skatteverket efter att filerna är inlästa.

Kontrollfönster mm

Det finns tre fönster för att kunna stämma av uppgifter, samt ett fönster för korrigering. De ligger i rutinen Arbetsgivardeklaration. Läs mer om översiktfönstret i avsnittet Översiktsfönster avstämning, se länk nedan.

Skatteinbetalning via fil till BGC

Om du i programkonfigurationen i Payroll Automation för Slutför arbetsgivardeklaration, fyller i uppgifterna i detta avsnitt så skapas en fil som innehåller en rad per organisationsnummer. Filen kan skickas in till BGC för skatteinbetalning via fil.

Tänk på att du behöver ange ett OCR-nummer för att kunna använda dig av inbetalningsfilen. Det anger du i fältet OCR-nr skatteinbetalning i Företagsdata (tabell 01), flik 2.

Resultatfönster

I fönster AGD deklaration så finns en kolumn som visar vilken Typ av körning som är gjord.

Ordinarie körning = Körning utan urval på arbetstagare
Testkörning = Körning med urval på arbetstagare from, arbetstagare t o m.

För att få upp de HU och IU som ingår i testkörning, markerar du som vanligt raden för testkörning och väljer att koppla dig vidare till respektive översiktsfönster via menyvalet Kopplingar.

Meddelanden

I samband med körning steg 1 och steg 2 skapas loggfiler, parameterfiler och filer med utdata. I loggfilerna visas meddelande som gäller aktuell körning. Dessa meddelanden ger dig information om hur körningen har gått, om något saknas eller är fel.

Öppna och läs alltid loggen.

Alla filer som skapas ligger kvar så du kan gå in och titta på loggning från tidigare körningar.

Nedan visas lite exempel på vad som kan stå i loggen:

“Beloppsgräns 1000 kr har passerats: {arbtag.id}.”
Arbetstagare {arbtag.id} har inte uppnått beloppsgräns 1000 kr för periodens år.
“Avdragen skatt understiger 0 för arbetstagare {arbtag.id}, nollställer avdragen skatt”
“Hittade inget avsändar-bankgiro för företag med organisationsnummer {org.nr}, hoppar över skapande av inbetalningsfil."
"Saknar organisationsnummer för avsändare, avbryter."
"Ingen redovisningsperiod angiven, avbryter."
"Företag/enhet saknar transaktioner i period, hoppar över."
"Urval på företag {urval}, verkligt urval: {lista med företag}"
"Saknar e-post för avsändare, avbryter."
"Ogiltigt personnummer för arbetstagare {arbtag.id}, hoppar över."

Notera! Om du får meddelande om ogiltigt personnummer innebär det att den arbetstagaren inte kommer med i arbetsgivardeklarationen. För att få med den behöver du lägga in ett giltigt personnummer på den och därefter göra en total omkörning av arbetsgivardeklarationen.

Avrundning i samband med avgiftsberäkning

Alla beloppsunderlag redovisas med decimaler i redovisningsfönstren. Det gäller både för uppgift per betalningsmottagare (individuppgift) och för totalsummorna (huvuduppgifter) för redovisningsperioden.

Framräknad arbetsgivaravgift för redovisningsperioden öresavrundas nedåt till närmaste hel krona.

För arbetsgivare som har anställda som omfattas av olika avgiftsprocentsatser beräknas arbetsgivaravgiften för varje avgiftsprocentsats för sig. Avrundning genom att öretal bortfaller sker för varje procentsats och därefter sker summering av samtliga belopp för varje avgiftsprocentsats. Se avsnitt Summa arbetsgivaravgifter och skatteavdrag i Uppsättning Arbetsgivardeklaration.

Dessa regler följer Skatteverkets ställningstagande per 2017-06-08 (dnr: 131 238881-17/111) .